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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 1.6
bearbeitet von lhaedrich
am 2023/02/05 15:58
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Auf Version 27.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/04/03 08:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -E-Mail Anbindung
1 +010.4 E-Mail
Übergeordnete Seite
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Main.So funktioniert es.Allgemeine Bedienung.03 - Das Modul Kontaktmanagement.WebHome
1 +Allgemeine Bedienung.Software Module.03 - Das Modul Kontaktmanagement.WebHome
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.lhaedrich
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,40 +1,142 @@
1 -Voraussetzung: Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007.
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
2 2  
3 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie die Funktion, „E-Mail“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter und synchronisiert automatisch alle empfangenen und gesendeten E-Mails. Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
5 +{{toc/}}
6 +)))
4 4  
5 -[[image:mailanbindung-001.jpg]]
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
6 6  
7 -**a.   Ordner auswählen**
13 += Mögliche E-Mail Anbindungen =
8 8  
9 -Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
15 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
10 10  
11 -[[image:mail-ordner.jpg]]
17 +* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
18 +* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
19 +* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
20 +* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
12 12  
13 -**b.   Gewählte Ordner/Mein Posteingang **
22 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
14 14  
15 -Rechts oben haben Sie die Möglichkeit, zwischen „gewählte Ordner“ und „Mein Posteingang“ zu wechseln. Diese können Sie mit einem Klick auswählen bzw. auch wieder entfernen.
24 += Übersicht aller E-Mails =
16 16  
17 -**c.   Zeitliche Selektionsmöglichkeiten**
26 +HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN  ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
18 18  
19 -Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
28 +[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
20 20  
21 -**d.   Outlook aktualisieren**
30 +(% style="width:1050px" %)
31 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
32 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
33 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.
34 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:
35 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
36 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
37 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
22 22  
23 -Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
39 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
24 24  
41 +~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
25 25  
26 -**e.   E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen**
43 +2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
27 27  
28 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
29 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben. Alle weitere Infos zur Aktivität vom Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
45 +3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
30 30  
47 +[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
31 31  
32 -**f.   Alle erkannten E-Mails als Aktivität ihren Kontakten zuordnen**
49 +(% style="width:1051px" %)
50 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
51 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
52 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
33 33  
34 -1.   Um alle E-Mails den jeweiligen Kon
35 -2.   takten zuzuordnen, wählen Sie nach einem Rechtsklick den Punkt „alle erkannten E-Mails als Aktivität ihren Kontakten zuordnen“. 
36 -3.   Sobald der passende Kontakt zur jeweiligen E-Mail gefunden wurde, wird dieser automatisch in der Spalte Kontakt angezeigt.
37 - 
38 -**g.   E-Mail öffnen**
54 +der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
39 39  
40 -Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail. Diese E-Mail öffnet sich dann im Microsoft-Outlook-Programm.
56 +Erinnerung sodass
57 +)))
58 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
59 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
60 +
61 +
62 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
63 +
64 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
65 +
66 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
67 +)))
68 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
69 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
70 +
71 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar
72 +)))
73 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
74 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
75 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Betreff **ein. Über das **Icon **rechts **neben **dem **Betreff **kann man noch einen **Vermerk **anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)
76 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
77 +
78 += Ordner Auswahl =
79 +
80 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
81 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
82 +
83 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
84 +
85 +
86 += Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
87 +
88 +Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
89 +
90 += Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
91 +
92 +Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
93 +
94 +
95 += Öffnen von E-Mails =
96 +
97 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
98 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
99 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
100 +
101 +
102 += E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
103 +
104 +1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
105 +
106 +(% style="list-style-type:circle" %)
107 +* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
108 +
109 +(% start="2" %)
110 +1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
111 +
112 +(% style="list-style-type:circle" %)
113 +* Ein Fenster wird geöffnet.
114 +
115 +(% start="3" %)
116 +1. Kontakt auswählen
117 +1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
118 +
119 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
120 +
121 +Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
122 +
123 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
124 +
125 +
126 += Weitere Postfächer Anbinden =
127 +
128 +Geht nur bei EWS oder MS Graph
129 +
130 +[[image:image-20240402151021-1.png]]
131 +
132 +x
133 +
134 +x
135 +
136 +
137 +
138 +Weiteres Kapitel:
139 +
140 +Es kann mehrere Absender Mail Adressen geben.
141 +
142 +
E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Email_Uebersicht.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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email-anbindung.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
image-20240402151021-1.png
Author
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1 +XWiki.kprummer
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