010.4 E-Mail
Die E-Mail Anbindung im Überblick:
Mögliche E-Mail Anbindungen
Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
- SMTP
- Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)
- EWS
- MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
Voraussetzung: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
Übersicht aller E-Mails
HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Das maximale Alter in Tagen drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind. Um sich hingegen alle E-Mails anzeigen zu lassen, trägt man hier den Wert 0 ein. |
| 2 | Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht aktualisieren. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT: |
| 3 | Mittels dem Zahnrad-Icon kann man mehrere Posteingänge konfigurieren. |
| 4 | Die Angaben pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger. |
| 5 | Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion |
Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt
1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber lassen sich der Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil) der sowie der der Wiedervorlage und Erinnerung sodass |
| 2 | Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist. Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt. |
| 3 | Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen. Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar |
| 4 | Bei Von trägt man den Absender ein. |
| 5 | Hier trägt man den Bezug ein. Hier kann man die ausgewählten und vorgeschlagenen Bezüge koordinieren und mittels Suchleiste nach Bezügen suchen. |
| 6 | Hier trägt man den Betreff ein. Über das Icon rechts neben dem Betreff kann man noch einen Vermerk anheften (Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen?) |
| 7 | Hier kann man auswählen, ob man anschließend die E-Mail im Posteingang löschen lassen will. |
Ordner Auswahl
Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü Kontaktmanagement findet man den Menüpunkt E-Mail.
Mit einem Klick auf den Button Einstellungen (rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem OK-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
Zeitliche Selektionsmöglichkeiten
Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in Alter in Tagen sortieren.
Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand
Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button Aktualisieren auf den aktuellen Stand bringen.
Öffnen von E-Mails
Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen
- Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
- Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
- Option E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen auswählen
- Ein Fenster wird geöffnet.
- Kontakt auswählen
- Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
1. Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
2. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
Weitere Postfächer Anbinden
Geht nur bei EWS oder MS Graph
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Weiteres Kapitel:
Es kann mehrere Absender Mail Adressen geben.