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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/04/02 15:16
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,11 +10,6 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -(% class="wikigeneratedid" %)
14 -= Übersicht E-Mail =
15 -
16 -KURZ ZUSAMMENFASSEN WAS GENAU HIER GEMACHT WERDEN KANN bspw. E-Mails können via verschiedenen Anbindungen und das b4-System einen Kontakt hinzugefügt werden....
17 -
18 18  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
19 19  
20 20  Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
... ... @@ -22,7 +22,6 @@
22 22  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 23  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 24  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
26 26  
27 27  **Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
28 28  
... ... @@ -35,24 +35,14 @@
35 35  (% style="width:1050px" %)
36 36  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
37 37  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
38 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen moment dauern).
39 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER AKTUALISIERT UND ANGEZEIGT:
40 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**. JE NACHDEM WELCHES VERFSHREN MAN NUTZT WERDEN HIER AUTOMATISCH ALLE VERFÜGBAREN ANGEZEIGT.
32 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.
33 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:
34 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
41 41  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
42 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?) DAS IST DIE RICHTUNG DER E-MAIL OB EINGEHEND ODER AUSGEHEND//
36 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
43 43  
44 -= E-Mail Vorschau öffnen =
45 -
46 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
47 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
48 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
49 -
50 -(% class="wikigeneratedid" %)
51 51  = Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
52 52  
53 -Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
54 -
55 -
56 56  ~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
57 57  
58 58  2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
... ... @@ -63,72 +63,76 @@
63 63  
64 64  (% style="width:1051px" %)
65 65  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
66 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
67 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
50 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)Hierüber lassen sich der **Zeitstempel **der **Zuordnung **sowie der der **Wiedervorlage **und deren Erinnerungsdatum festlegen.
51 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung schon den **Status **über Erledigt, Gelesen und den Eingang erfüllt.
52 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
53 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
54 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
55 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Betreff **ein. Über das **Icon **rechts **neben **dem **Betreff **kann man noch einen **Vermerk **anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)
56 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
68 68  
69 -der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
58 += Ordner Auswahl =
70 70  
71 -Erinnerung sodass
72 -)))
73 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
74 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
60 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
61 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
75 75  
63 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
76 76  
77 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
78 78  
79 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
66 += Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
80 80  
81 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
82 -)))
83 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
84 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
68 +Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
85 85  
86 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
87 -)))
88 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
89 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
70 += Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
90 90  
91 -WIRD ggfs. auch schon vorgeschlagen. WIE WÄHLT MAN DEN DANN AUS? SOLTTE NICHT DER RICHTIGE IM SYSTEM VORHANDEN SEIN, SO KANN HIER AUCH EINE NEUANLAGE DES kONTAKTEST GETÄTIGT WERDEN:
92 -)))
93 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
94 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
72 +Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
95 95  
96 -ÜBER BUTTON SUCHE GELANGT MAN ZUR SUCHE DER BEZÜGE.
97 -)))
98 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
99 -Hier trägt man den **Betreff **ein.
100 100  
101 -ICH GLAUBE DER WIRD DOCH DIREKT AUS DER E_MAIL ÜBERNOMMEN???
102 -)))
103 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
104 -Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
75 += Öffnen von E-Mails =
105 105  
106 -DIE E_MAIL IST DANN NUR IM B4SYSTEM ALS AKTIVITÄT VORHANDEN
107 -)))
77 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
78 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
79 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
108 108  
109 -= Ordner Auswahl =
110 110  
111 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
112 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
82 += E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
113 113  
114 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
84 +1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
115 115  
86 +(% style="list-style-type:circle" %)
87 +* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
116 116  
89 +(% start="2" %)
90 +1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
117 117  
118 -= Weitere Postfächer Anbinden =
92 +(% style="list-style-type:circle" %)
93 +* Ein Fenster wird geöffnet.
119 119  
120 -BITTE BESCHREIBEN
95 +(% start="3" %)
96 +1. Kontakt auswählen
97 +1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
121 121  
99 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
100 +
101 +Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
102 +
103 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
104 +
105 +
106 += Weitere Postfächer Anbinden =
107 +
122 122  Geht nur bei EWS oder MS Graph
123 123  
124 124  [[image:image-20240402151021-1.png]]
125 125  
126 -[[image:image-20240403082851-2.png]]
112 +x
127 127  
128 128  x
129 129  
130 130  
131 131  
132 -
118 +Weiteres Kapitel:
133 133  
120 +Es kann mehrere Absender Mail Adressen geben.
121 +
134 134  
image-20240403082851-2.png
Author
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1 -XWiki.kprummer
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