010.4 E-Mail
Die E-Mail Anbindung im Überblick:
Übersicht E-Mail
KURZ ZUSAMMENFASSEN WAS GENAU HIER GEMACHT WERDEN KANN bspw. E-Mails können via verschiedenen Anbindungen und das b4-System einen Kontakt hinzugefügt werden....
Mögliche E-Mail Anbindungen
Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
- SMTP
- Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)
- EWS
- MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
Voraussetzung: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
Übersicht aller E-Mails
HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Das maximale Alter in Tagen drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind. Um sich hingegen alle E-Mails anzeigen zu lassen, trägt man hier den Wert 0 ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen moment dauern). |
| 2 | Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht aktualisieren. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER AKTUALISIERT UND ANGEZEIGT: |
| 3 | Mittels dem Zahnrad-Icon kann man mehrere Posteingänge konfigurieren. JE NACHDEM WELCHES VERFSHREN MAN NUTZT WERDEN HIER AUTOMATISCH ALLE VERFÜGBAREN ANGEZEIGT. |
| 4 | Die Angaben pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger. |
| 5 | Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion DAS IST DIE RICHTUNG DER E-MAIL OB EINGEHEND ODER AUSGEHEND |
E-Mail Vorschau öffnen
Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt
Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen auswählen
1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber lassen sich der Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil) der sowie der der Wiedervorlage und Erinnerung sodass |
| 2 | Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist. Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt. |
| 3 | Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen. Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar. |
| 4 | Bei Von trägt man den Absender ein. WIRD ggfs. auch schon vorgeschlagen. WIE WÄHLT MAN DEN DANN AUS? SOLTTE NICHT DER RICHTIGE IM SYSTEM VORHANDEN SEIN, SO KANN HIER AUCH EINE NEUANLAGE DES kONTAKTEST GETÄTIGT WERDEN: |
| 5 | Hier trägt man den Bezug ein. Hier kann man die ausgewählten und vorgeschlagenen Bezüge koordinieren und mittels Suchleiste nach Bezügen suchen. ÜBER BUTTON SUCHE GELANGT MAN ZUR SUCHE DER BEZÜGE. |
| 6 | Hier trägt man den Betreff ein. ICH GLAUBE DER WIRD DOCH DIREKT AUS DER E_MAIL ÜBERNOMMEN??? |
| 7 | Hier kann man auswählen, ob man anschließend die E-Mail im Posteingang löschen lassen will. DIE E_MAIL IST DANN NUR IM B4SYSTEM ALS AKTIVITÄT VORHANDEN |
Ordner Auswahl
Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü Kontaktmanagement findet man den Menüpunkt E-Mail.
Mit einem Klick auf den Button Einstellungen (rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem OK-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
Weitere Postfächer Anbinden
BITTE BESCHREIBEN
Geht nur bei EWS oder MS Graph
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