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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/05/28 09:42
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,10 +10,10 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -(% class="wikigeneratedid" %)
14 14  = Übersicht E-Mail =
15 15  
16 -KURZ ZUSAMMENFASSEN WAS GENAU HIER GEMACHT WERDEN KANN bspw. E-Mails können via verschiedenen Anbindungen und das b4-System einen Kontakt hinzugefügt werden....
15 +Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 +Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
17 17  
18 18  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
19 19  
... ... @@ -22,13 +22,14 @@
22 22  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 23  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 24  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
25 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
26 26  
27 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
27 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
28 28  
29 29  = Übersicht aller E-Mails =
30 30  
31 -HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN  ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
31 +Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
32 32  
33 33  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
34 34  
... ... @@ -35,100 +35,97 @@
35 35  (% style="width:1050px" %)
36 36  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
37 37  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
38 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen moment dauern).
39 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER AKTUALISIERT UND ANGEZEIGT:
40 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**. JE NACHDEM WELCHES VERFSHREN MAN NUTZT WERDEN HIER AUTOMATISCH ALLE VERFÜGBAREN ANGEZEIGT.
39 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
41 41  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
42 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?) DAS IST DIE RICHTUNG DER E-MAIL OB EINGEHEND ODER AUSGEHEND//
44 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
43 43  
44 44  = E-Mail Vorschau öffnen =
45 45  
46 46  Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
47 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
48 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
49 +Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
49 49  
50 -(% class="wikigeneratedid" %)
51 -= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
51 += E-Mail einen Kontakt zuordnen =
52 52  
53 -Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
53 +1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
54 +1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
55 +1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
54 54  
57 +[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
55 55  
56 -~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
57 -
58 -2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
59 -
60 -3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
61 -
62 -[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
63 -
64 64  (% style="width:1051px" %)
65 65  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
66 66  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
67 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
62 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
68 68  
69 -der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
70 -
71 -Erinnerung sodass
64 +Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
72 72  )))
73 73  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
74 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
67 +Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
75 75  
69 +**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
76 76  
77 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
71 +**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
78 78  
79 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
80 -
81 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
73 +**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
82 82  )))
83 83  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
84 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
85 -
76 +Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
86 86  Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
87 87  )))
88 88  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
89 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
90 -
91 -WIRD ggfs. auch schon vorgeschlagen. WIE WÄHLT MAN DEN DANN AUS? SOLTTE NICHT DER RICHTIGE IM SYSTEM VORHANDEN SEIN, SO KANN HIER AUCH EINE NEUANLAGE DES kONTAKTEST GETÄTIGT WERDEN:
80 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor.
81 +Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
92 92  )))
93 93  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
94 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
84 +Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
95 95  
96 -ÜBER BUTTON SUCHE GELANGT MAN ZUR SUCHE DER BEZÜGE.
86 +Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
87 +
88 +Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
89 +
90 +Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
97 97  )))
98 98  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
99 -Hier trägt man den **Betreff **ein.
100 -
101 -ICH GLAUBE DER WIRD DOCH DIREKT AUS DER E_MAIL ÜBERNOMMEN???
93 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
102 102  )))
103 103  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
96 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
97 +)))
98 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
104 104  Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
100 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
105 105  
106 -DIE E_MAIL IST DANN NUR IM B4SYSTEM ALS AKTIVITÄT VORHANDEN
102 +Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
107 107  )))
104 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen.
108 108  
109 109  = Ordner Auswahl =
110 110  
111 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
112 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
108 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
109 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
110 +1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
111 +1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
113 113  
114 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
115 115  
116 -
117 -
118 118  = Weitere Postfächer Anbinden =
119 119  
120 -BITTE BESCHREIBEN
116 +(% class="box infomessage" %)
117 +(((
118 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
119 +)))
121 121  
122 -Geht nur bei EWS oder MS Graph
121 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
122 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
123 +1. Im  Fenster ImImImImImImImImImImImImImIm auf **+**Icon klicken
124 +1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
125 +1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
126 +1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
123 123  
124 -[[image:image-20240402151021-1.png]]
125 125  
126 -[[image:image-20240403082851-2.png]]
127 127  
128 -x
129 129  
130 130  
131 -
132 132  
133 -
134 -
E-Mail_04-2024.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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