Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

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am 2024/09/19 11:28

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Im Layout

Zusammenfassung

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- E-Mail_04-2024.png
- E-Mail_Uebersicht_Punkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.kprummer
++XWiki.MarcoBauer

Inhalt

@@ -10,11 +10,9 @@
  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
  )))
--(% class="wikigeneratedid" %)
--= Übersicht E-Mail =
++Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
++Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
--KURZ ZUSAMMENFASSEN WAS GENAU HIER GEMACHT WERDEN KANN bspw. E-Mails können via verschiedenen Anbindungen und das b4-System einen Kontakt hinzugefügt werden....
--
  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
  Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
@@ -22,113 +22,112 @@
  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
--* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
++* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
--**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
++**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
  = Übersicht aller E-Mails =
--HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN  ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
++Um die E-Mails des hinterlegten Postfachs einzusehen, klickt man zunächst auf das Modul "Kontaktmanagement" und anschließend auf den Menüpunkt "E-Mail".
--[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
++[[image:E-Mail_Uebersicht_Punkte.png||alt="Email_Uebersicht.png" height="200" width="1051"]]
  (% style="width:1050px" %)
  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
--Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen moment dauern).
--|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER AKTUALISIERT UND ANGEZEIGT:
--|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**. JE NACHDEM WELCHES VERFSHREN MAN NUTZT WERDEN HIER AUTOMATISCH ALLE VERFÜGBAREN ANGEZEIGT.
--|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
--|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?) DAS IST DIE RICHTUNG DER E-MAIL OB EINGEHEND ODER AUSGEHEND//
++Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
++|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
++Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
++|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
++|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %)Dies ist das **Zoom**-Icon. Über dieses kann man die **E-Mail öffnen**. **Alternativ **lässt sich die E-Mail auch mit **Doppelklick **auf diese öffnen.
++|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Mit diesem Icon kann man eine E-Mail einem **Kontakt zuordnen**.
++|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:970px" %)Die **Richtung **des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
++|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:970px" %)Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
++|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:970px" %)Wenn eine E-Mail und ihre Angaben **ausgegraut **sind, dann ist diese E-Mail als Aktivität einem **Kontakt zugeordnet **worden.
++|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:970px" %)Hierbei handelt es sich um den **vorgeschlagenen Kontakt**, der mit der E-Mail Adresse abgeglichen wird.
  = E-Mail Vorschau öffnen =
--Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
--Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
--Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
++Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick oder einen Klick auf das Öffnen-Icon auf die ausgewählte E-Mail.
++Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
--(% class="wikigeneratedid" %)
--= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
++= E-Mail einen Kontakt zuordnen =
--Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
++1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
++1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
++1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
++[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
--~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
--
--2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
--
--3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
--
--[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
--
  (% style="width:1051px" %)
  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
--Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
++Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
--der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
--
--Erinnerung sodass
++Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
  )))
  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
--Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
++Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
++**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
--Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
++**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
--Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
--
--Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
++**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
  )))
  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
--Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
--
++Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
  Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
  )))
  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
--Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
++Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor. Das Feld "Von" kann dafür ausgeklappt werden und mit einer Hakensetzung in der linken Spalte kann dieser Kontakt ausgewählt werden.
--WIRD ggfs. auch schon vorgeschlagen. WIE WÄHLT MAN DEN DANN AUS? SOLTTE NICHT DER RICHTIGE IM SYSTEM VORHANDEN SEIN, SO KANN HIER AUCH EINE NEUANLAGE DES kONTAKTEST GETÄTIGT WERDEN:
++
++Ansonsten kann man via **Lupen**-Icon auch nach einen Kontakt suchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
  )))
  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
--Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
++Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
--ÜBER BUTTON SUCHE GELANGT MAN ZUR SUCHE DER BEZÜGE.
++Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
++
++Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
++
++Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
  )))
  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
--Hier trägt man den **Betreff **ein.
--
--ICH GLAUBE DER WIRD DOCH DIREKT AUS DER E_MAIL ÜBERNOMMEN???
++Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
  )))
  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
++Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
++)))
++|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
  Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
++In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
--DIE E_MAIL IST DANN NUR IM B4SYSTEM ALS AKTIVITÄT VORHANDEN
++Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
++
++Die "Inlineanlagen", das sind zum Beispiel die Bilder die im Mailtext vorkommen, werden ausgefiltert.
  )))
++|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen. Die Anhänge werden dann bei den jeweiligen Angaben aus der Aktivität (Stiftung, Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss etc.), Kontakt) auch in den enstprechenden Desktops unter Dokumente sichtbar.
  = Ordner Auswahl =
--Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
--Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
++1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
++1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
++1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
++1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
--[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
--
--
--
  = Weitere Postfächer Anbinden =
--BITTE BESCHREIBEN
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
++)))
--Geht nur bei EWS oder MS Graph
--
--[[image:image-20240402151021-1.png]]
--
--[[image:image-20240403082851-2.png]]
--
--x
--
--
--
--
--
--
++1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
++1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
++1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
++1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
++1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
++1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
++1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.

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Author

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