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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/04/03 08:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,11 +10,6 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
14 -
15 -Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 -Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
17 -
18 18  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
19 19  
20 20  Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
... ... @@ -22,14 +22,13 @@
22 22  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 23  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 24  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
20 +* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
26 26  
27 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
22 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
28 28  
29 29  = Übersicht aller E-Mails =
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
26 +HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN  ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
33 33  
34 34  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
35 35  
... ... @@ -36,97 +36,113 @@
36 36  (% style="width:1050px" %)
37 37  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
38 38  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
39 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
33 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.
34 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:
35 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
43 43  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
37 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
45 45  
46 -= E-Mail Vorschau öffnen =
39 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
47 47  
48 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 -Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
41 +~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
50 50  
51 -= E-Mail einen Kontakt zuordnen =
43 +2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
52 52  
53 -1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
54 -1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
55 -1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
45 +3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
56 56  
57 -[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
47 +[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
58 58  
59 59  (% style="width:1051px" %)
60 60  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
61 61  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
62 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
52 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
63 63  
64 -Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
54 +der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
55 +
56 +Erinnerung sodass
65 65  )))
66 66  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
67 -Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
59 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
68 68  
69 -**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
70 70  
71 -**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
62 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
72 72  
73 -**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
64 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
65 +
66 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
74 74  )))
75 75  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
76 -Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
77 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
69 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
70 +
71 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar
78 78  )))
79 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
80 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor.
81 -Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
82 -)))
83 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
84 -Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
73 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
74 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
75 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Betreff **ein. Über das **Icon **rechts **neben **dem **Betreff **kann man noch einen **Vermerk **anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)
76 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
85 85  
86 -Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
78 += Ordner Auswahl =
87 87  
88 -Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
80 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
81 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
89 89  
90 -Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
91 -)))
92 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
93 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
94 -)))
95 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
96 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
97 -)))
98 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
99 -Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
100 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
83 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
101 101  
102 -Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
103 -)))
104 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen.
105 105  
106 -= Ordner Auswahl =
86 += Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
107 107  
108 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
109 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
110 -1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
111 -1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
88 +Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
112 112  
90 += Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
113 113  
92 +Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
93 +
94 +
95 += Öffnen von E-Mails =
96 +
97 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
98 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
99 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
100 +
101 +
102 += E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
103 +
104 +1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
105 +
106 +(% style="list-style-type:circle" %)
107 +* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
108 +
109 +(% start="2" %)
110 +1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
111 +
112 +(% style="list-style-type:circle" %)
113 +* Ein Fenster wird geöffnet.
114 +
115 +(% start="3" %)
116 +1. Kontakt auswählen
117 +1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
118 +
119 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
120 +
121 +Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
122 +
123 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
124 +
125 +
114 114  = Weitere Postfächer Anbinden =
115 115  
116 -(% class="box infomessage" %)
117 -(((
118 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
119 -)))
128 +Geht nur bei EWS oder MS Graph
120 120  
121 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
122 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
123 -1. Im  Fenster ImImImImImImImImImImImImImIm auf **+**Icon klicken
124 -1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
125 -1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
126 -1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
130 +[[image:image-20240402151021-1.png]]
127 127  
132 +x
128 128  
134 +x
129 129  
130 130  
131 131  
138 +Weiteres Kapitel:
139 +
140 +Es kann mehrere Absender Mail Adressen geben.
141 +
132 132  
E-Mail_04-2024.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -183.6 KB
Inhalt
image-20240403082851-2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.kprummer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -51.9 KB
Inhalt