060.1 Gremien
Der Bereich Gremien im Überblick:
Gremien im Desktop
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier befinden sich die Menüpunkten des Moduls Beschlüsse. |
| 2 | Hier befindet sich der Bereich von Gremien. Über das Stift-Icon kann das Gremium bearbeiten, über das Dokument-Icon Dokumente anhängen und über das Hände-Icon zu Stiftungen verlinken (sofern das Modul vorhanden ist). |
| 3 | Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue Aktivität erstellen. |
| 4 | Eine Übersicht der Gremienmitglieder. Über das + Icon können neue Gremienmitglieder erstellt werden. Möchte man die Reihenfolge in der Liste der Mitglieder ändern, lässt sich dies mit den nach oben und unten zeigenden Pfeilen tun. Mit dem Stift-Icon gelangt man in das Bearbeitungsfenster eines Gremienmitglieds. Über den oberen Reiter kann man zwischen Mitgliedern und Beschlüssen wechseln. |
| 5 | Hierüber gelangt man zur Schnellsuche. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten. |
Gremium erstellen
- Auf Modul Beschlüsse in der Sidebar klicken
- Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.
- Menüpunkt Gremien anklicken
- Die Übersicht der Gremien wird angezeigt.
- Auf +Icon rechts unten klicken
- Die Eingabemaske zur Neuanlage eines Gremiums wird geöffnet.
- Eingaben machen
- Disketten Icon Speichern anklicken
- Ein neues Gremium wird erstellt.
Löschen eines Gremiums
Ein Gremium kann man löschen, indem man rechts unten auf das Papierkorb-Icon klickt.
Wenn man ein Gremium löschen möchte, ist das nur möglich, solange keine Datensätze vorhanden sind.
Das bedeutet: Sobald Gremienmitglieder, Sitzungen etc. in Hinblick des jeweiligen Gremiums erstellt sind, liegen eben diese Datensätze vor.
Ab diesem Zeitpunkt sind die Gremien nicht mehr löschbar.
Neuanlage Gremienmitglieder
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Namen des Kontaktes eintragen und via Lupen-Icon suchen. |
| 2 | Den Kontakt kann mna über das Stift-Icon bearbeiten. |
| 3 | Angaben zur Kontaktmöglichkeit (Telefon, Email, usw.) kann man hier einsehen. |
| 4 | Welche Funktion, also Vorstand oder Vorsitzender, das Gremiumsmitglied inne hat, legt man hier fest. |
| 5 | Über diese Dropdown Leiste legt man fest, ob der angelegte Kontakt Aktiv oder inaktiv ist. |
| 6 | Die Amtszeit eines Gremiumsmitgliedes legt man in diesem Bereich fest. Hat man den Beginn und die Dauer eingetragen, wird das Datum vom Ende automatisch generiert. Stellt man jedoch fest, dass es nicht der gewünschte Endzeitpunkt ist, dann kann man nachträglich noch per Klick die Zeiten manuell anpassen. Setzt man ein Häkchen bei auf Lebenszeit, legt man somit fest, dass der besagte Kontakt auf Lebenszeit ein Gremiumsmitglied bleiben wird. |
| 7 | Die PosNr. gibt die Nummer der Position an, in der der neue Kontakt in der Liste der Gremiumsmitglieder erscheint. |
| 8 | Ist das Gremiumsmitglied vielleicht mal verhindert, kann man bei dieser Position auch einen Vertreter bestimmen. Hierzu klickt man zunächst auf das Lupen-Icon und wird direkt zur gewohnten Kontaktsuche weitergeleitet. Je konkreter die Eingabe, desto weniger aber konkretere Suchergebnisse werden angezeigt, aus denen man den Vertreter wählen kann. Hat man die Auswahl mit OK bestätigt, so erscheint der Name beim Vertreter. Beim Beschluss ist der Vetreter sowie der zu vertretende Kontakt für weitere Kommunikation zur Auswahl verfügbar. |
Gremienmitglied ausgeschieden
Über das Navigationsmenü Beschlüsse und anschließend über den Menüpunkt Gremien gelangt man zur Auflistung aller bestehenden Gremien.
Klickt man eines der Gremien an, gelangt man zum Desktop des jeweiligen Gremiums. Geht man in die Rubrik Gremienmitglieder und wählt ein Mitglied aus, so öffnet sich
das Bearbeitungsfenster desjenigen.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber kann man den aktuellen Status eines Gremienmitglieds auswählen. |
| 2 | Hier stehen die Möglichkeiten Aktiv und Ausgeschieden zur Auswahl. Ist ein Gremienmitglied ausgeschieden, so wählt man hier die Option Ausgeschieden. |
| 3 | Ist ein Gremienmitglied ausgeschieden, wird das zuerst nicht in der Gremienmitgliederliste angezeigt. Erst wenn man in der Liste der Teilnehmer ein Häkchen bei Auch ausgeschiedene anzeigen setzt, dann erscheinen in der Liste der Gremienmitglieder auch die ausgeschiedenen Gremienmitglieder in roter Schrift. |
Vertreter hinterlegen
Beim Beschluss ist der Vertreter sowie der zu vertretende Kontakt für weitere Kommunikation (bspw. der Versand der Tagesordnung) zur Auswahl verfügbar.
- Im Navigationsmenü das Modul Beschlüsse anklicken
- Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden angezeigt.
- Menüpunkt Gremien auswählen
- Gewünschtes Gremium doppelklicken
- Der Desktop des Gremiums wird geöffnet.
- In der Rubrik der Gremienmitglieder das Stift Icon neben gewünschtem Gremienmitglied auswählen
- Die Eingabemaske des Gremienmitglieds mit allen bisherigen Angaben wird geöffnet.
- In der Rubrik Vertreter auf das Lupen Icon klicken
- In der Kontaktsuche via Lupen Icon den gewünschten Kontakt auswählen
- Auswahl mit OK Button bestätigen
- Der Vertreter wird nun bei den Eingaben des Gremienmitglieds angezeigt.
- Auf Disketten Icon Speichern klicken
- Der gewünschte Vertreter für das ausgewählte Gremienmitglied wird hinterlegt.
Inaktiv setzen eines Gremiums
Wenn man den Status eines Gremiums auf inaktiv setzen möchte, muss man zunächst - je nach Beschlusstyp - folgende Dinge prüfen:
- Die Sitzung muss den Status Abgelehnt oder Abgeschlossen haben
- Der Umlauf muss den Status Abgelehnt oder Abgeschlossen haben
- Der Kurzbeschluss muss den Status Abgeschlossen haben
Werden die genannten Prüfkriterien erfüllt und man setzt das Gremium auf inaktiv, dann bekommen alle Gremienmitglieder den Status Ausgeschieden.
Eben diese ausgeschiedenen Mitglieder werden auch in folgenden Fenstern als inaktive Mitglieder aufgelistet:
- Stiftungen (Beschlüsse)
- Gremien (Sitzungen)
- Förderungen
- Ausschüttungen
Wenn ein Gremium inaktiv ist, dann kann man mit dem Gremium Folgendes nicht mehr:
- Aktivität anlegen
- Mitglieder hinzufügen
- Dokumente hinzufügen
- Beschlüsse anlegen