060.2 Beschlüsse
Version 20.1 von Marco Bauer am 2023/11/10 17:01
Der Bereich Beschlüsse im Überblick:
- Beschlüsse im Detail
- Beschlüsse im Desktop
- Beschlusstypen
- Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen
- Sitzung erstellen
- Umlauf erstellen
- Kurzbeschluss erstellen
- Verwaltung Teilnehmer
- Tagesordnungspunkte (TOP)
- Prozessschritte im Überblick
- Prozessschritt ausführen
- Versand Tagesordnung/Niederschrift
- Freies Dokument erzeugen
Beschlüsse im Detail
Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel Gremien).
Beschlüsse im Desktop
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier befindet sich die Sidebar mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls Beschlüsse. |
| 2 | Hier befindet sich der Bereich von Beschlüsse. Über das Stift-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das Dokument-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel Angelegt) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt. |
| 3 | Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue Aktivität erstellen |
| 4 | Eine Auflistung aller bestehenden Tagesordnungspunkte. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem + Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben. |
| 5 | Hierüber gelangt man zur Schnellsuche. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten. |
| 6 | Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen Prozessschrittes via Dropdown einsehen. |
Beschlusstypen
Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
| Beschlusstyp | Beschreibung |
|---|---|
| Sitzung | Bei einer Sitzung ist man physisch anwesend und vor Ort. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse. |
| Umlauf | Ein Umlauf kann beispielsweise die Form einer Rundmail annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert. |
| Kurzbeschluss | Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer Absprache zwischendurch erfolgen. |
Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Die Auswahl des geeigneten Beschlusstyps erfolgt hier. |
| 2 | Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. |
| 3 | Hier legt man das Gremium fest, das sich um diesen Beschluss kümmern soll. |
| 4 | Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Bezeichnung. |
| 5 | Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen. |
| 6 | Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest. |
| 7 | Diese Rubrik ist nicht bei allen Beschlusstypen verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn. |
| 8 | Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief. |
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Sitzung erstellen
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Umlauf erstellen
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Kurzbeschluss erstellen
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Verwaltung Teilnehmer
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Teilnehmer hinzufügen
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Vertreter
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Abweichender Versandweg
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Tagesordnungspunkte (TOP)
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über das + Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen. |
| 2 | Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln. |
| 3 | Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen. |
| 4 | Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. Hinweis: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers. |
| 5 | Über das Stift Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten. |
| 6 | Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten Prozessschritt zur Verfügung stehen. |
Erstellung eines Tagesordnungspunktes
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Der nummerierte Tagesordnungspunkt (TOP). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs. |
| 2 | Die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes. Erst wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer 6 freigeschaltet. |
| 3 | Hier kann man zur Registerkarte Kommentar (Niederschrift) wechseln |
| 4 | Hier kann man zur Rubrik Dokumente wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen... |
| 5 | Zu den Förderungen gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen. |
| 6 | Der Bereich des Texteditors, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann. |
| 7 | Hier kann man den Verantwortlichen mittels der Dropdown auswählen, der die Verantwortung trägt. In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind. |
| 8 | Ist ein zweiter Verantwortlicher vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen. |
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Dokument dem Tagesordnungspunkt hinzufügen
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Tagesordnungspunkt mit Förderung verknüpfen
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Prozessschritte im Überblick
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Prozessschritt ausführen
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Versand Tagesordnung/Niederschrift
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Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden
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Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden
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Freies Dokument erzeugen
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