060.2 Beschlüsse
Version 26.1 von Marco Bauer am 2023/11/13 18:40
Der Bereich Beschlüsse im Überblick:
- Beschlüsse im Detail
- Beschlüsse im Desktop
- Beschlusstypen
- Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen
- Sitzung erstellen
- Umlauf erstellen
- Kurzbeschluss erstellen
- Verwaltung Teilnehmer
- Tagesordnungspunkte (TOP)
- Prozessschritte im Überblick
- Prozessschritt ausführen
- Versand Tagesordnung/Niederschrift
- Freies Dokument erzeugen
Beschlüsse im Detail
Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel Gremien).
Beschlüsse im Desktop
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier befindet sich die Sidebar mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls Beschlüsse. |
| 2 | Hier befindet sich der Bereich von Beschlüsse. Über das Stift-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das Dokument-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel Angelegt) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt. |
| 3 | Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue Aktivität erstellen |
| 4 | Eine Auflistung aller bestehenden Tagesordnungspunkte. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem + Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben. |
| 5 | Hierüber gelangt man zur Schnellsuche. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten. |
| 6 | Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen Prozessschrittes via Dropdown einsehen. |
Beschlusstypen
Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
| Beschlusstyp | Beschreibung |
|---|---|
| Sitzung | Bei einer Sitzung ist man physisch anwesend und vor Ort. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse. |
| Umlauf | Ein Umlauf kann beispielsweise die Form einer Rundmail annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert. |
| Kurzbeschluss | Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer Absprache zwischendurch erfolgen. |
Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Die Auswahl des geeigneten Beschlusstyps erfolgt hier. |
| 2 | Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. |
| 3 | Hier legt man das Gremium fest, das sich um diesen Beschluss kümmern soll. |
| 4 | Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Bezeichnung. |
| 5 | Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen. |
| 6 | Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest. |
| 7 | Diese Rubrik ist nicht bei allen Beschlusstypen verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn. |
| 8 | Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief. |
xx
xx
Sitzung erstellen
- Auf Modul Beschlüsse klicken
- Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
- Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
- Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
- Auf + Icon unten rechts klicken
- Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
- Beschlusstyp Sitzung auswählen
- Stiftung mittels Dropdown auswählen
- Gremium auswählen
- Bezeichnung eingeben
- Ortsbeschreibung eingeben
- Versandweg auswählen
- Diskette Icon Speichern anklicken
- Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
Umlauf erstellen
- Auf Modul Beschlüsse klicken
- Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
- Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
- Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
- Auf + Icon unten rechts klicken
- Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
- Beschlusstyp Umlauf auswählen
- Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
- Stiftung mittels Dropdown auswählen
- Gremium auswählen
- Bezeichnung eingeben
- Versandweg auswählen
- Diskette Icon Speichern anklicken
- Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
Kurzbeschluss erstellen
- Auf Modul Beschlüsse klicken
- Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
- Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
- Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
- Auf + Icon unten rechts klicken
- Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
- Beschlusstyp Kurzbeschluss auswählen
- Stiftung mittels Dropdown auswählen
- Gremium auswählen
- Bezeichnung eingeben
- Ortsbeschreibung eingeben
- Versandweg auswählen
- Diskette Icon Speichern anklicken
- Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
Verwaltung Teilnehmer
Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
Teilnehmer hinzufügen
- Im Desktop Menü der Beschlüsse zum Bereich der Tagesordnungspunkte wechseln (Siehe Ziffer 4, Beschlüsse im Desktop)
- Auf den Reiter Teilnehmer klicken
- Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
- Auf + Icon klicken
- Das Suchfenster Sitzungsteilnehmer suchen wird geöffnet.
- Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
- Lupen Icon klicken
- Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
- Gewünschten Kontakt auswählen
- Auswahl mit OK-Button bestätigen
- Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
Optionen im Menü eines Teilnehmers
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Der aktuelle Status des Teilnehmers. Ist in der Rubrik aus Ziffer 3 ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. |
| 2 | Setzt man bei wird vertreten von ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. |
| 3 | Möchte man jemand anderen als Vertreter, so klickt man auf das Lupen Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer 2 eingesetzt. |
| 4 | Der aktuell gewählte Versandweg ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Wichtig ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das Disketten Icon klickt um die Änderungen zu speichern. |
| 5 | Hier werden sowohl die Anschrift des Gremienmitgliedes als auch die des Vertreters angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen. |
xx
Tagesordnungspunkte (TOP)
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über das + Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen. |
| 2 | Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln. |
| 3 | Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen. |
| 4 | Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. Hinweis: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers. |
| 5 | Über das Stift Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten. |
| 6 | Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten Prozessschritt zur Verfügung stehen. |
Erstellung eines Tagesordnungspunktes
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Der nummerierte Tagesordnungspunkt (TOP). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs. |
| 2 | Die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes. Erst wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer 6 freigeschaltet. |
| 3 | Hier kann man zur Registerkarte Kommentar (Niederschrift) wechseln |
| 4 | Hier kann man zur Rubrik Dokumente wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen... |
| 5 | Zu den Förderungen gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen. |
| 6 | Der Bereich des Texteditors, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann. |
| 7 | Hier kann man den Verantwortlichen mittels der Dropdown auswählen, der die Verantwortung trägt. In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind. |
| 8 | Ist ein zweiter Verantwortlicher vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen. |
xx
Dokument dem Tagesordnungspunkt hinzufügen
xx
Tagesordnungspunkt mit Förderung verknüpfen
xx
Prozessschritte im Überblick
xx
xx
Prozessschritt ausführen
xx
Versand Tagesordnung/Niederschrift
xx
Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden
xx
Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden
xx
Freies Dokument erzeugen
xx