Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 34.1 von Marco Bauer am 2023/11/15 12:10

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
3.1	3	Der Bereich Beschlüsse im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
2.1	6	)))
	7
	8
5.1	9	= Beschlüsse im Detail =
2.1	10
6.1	11	Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12.1	12	Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
4.1	13
32.1	14	= Beschlusstypen =
	15
	16	Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
	17
	18	\|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp\|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
	19	\|(% style="width:110px" %)Sitzung\|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man physisch anwesend und vor Ort. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
	20	\|(% style="width:110px" %)Umlauf\|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann beispielsweise die Form einer Rundmail annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
	21	\|(% style="width:110px" %)Kurzbeschluss\|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer Absprache zwischendurch erfolgen.
	22
6.1	23	= Beschlüsse im Desktop =
4.1	24
7.1	25	[[image:Beschluesse_Desktop.png\|\|height="514" style="float:left" width="952"]]
5.1	26
7.1	27	(% style="margin-left:auto; width:531px" %)
	28	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
	29	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die Sidebar mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls Beschlüsse.
	30	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von Beschlüsse. Über das Stift-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das Dokument-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel Angelegt) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
	31	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
18.1	32	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden Tagesordnungspunkte. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem + Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
7.1	33	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
17.1	34	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
4.1	35
	36
33.1	37
	38
	39
	40
	41
	42
	43
	44
	45
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	69
	70
	71
	72
	73
	74
	75	(% class="wikigeneratedid" %)
34.1	76	= (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
33.1	77
9.1	78	[[image:Neuanlage_Beschluss.png\|\|height="554" style="float:left" width="893"]]
4.1	79
9.1	80	(% style="margin-left:auto; width:590px" %)
	81	\|=(% style="width: 71px;" %)Nummer\|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
10.1	82	\|(% style="width:71px" %)1\|(% style="width:512px" %)Die Auswahl des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
	83	\|(% style="width:71px" %)2\|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
	84	\|(% style="width:71px" %)3\|(% style="width:512px" %)Hier legt man das Gremium fest, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
	85	\|(% style="width:71px" %)4\|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Bezeichnung.
	86	\|(% style="width:71px" %)5\|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen.
	87	\|(% style="width:71px" %)6\|(% style="width:512px" %)Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
	88	\|(% style="width:71px" %)7\|(% style="width:512px" %)(((
	89	Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
	90	Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
9.1	91	)))
10.1	92	\|(% style="width:71px" %)8\|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
6.1	93
	94
	95
	96
	97
	98
8.1	99	xx
6.1	100
	101
	102
	103
	104
	105
	106
2.1	107
	108	xx
	109
31.1	110	== Sitzung erstellen ==
2.1	111
22.1	112	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	113
22.1	114	(% style="list-style-type:circle" %)
	115	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	116
	117	(% start="2" %)
	118	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	119
	120	(% style="list-style-type:circle" %)
	121	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	122
	123	(% start="3" %)
	124	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	125
	126	(% style="list-style-type:circle" %)
	127	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	128
	129	(% start="4" %)
	130	1. Beschlusstyp Sitzung auswählen
	131	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	132	1. Gremium auswählen
	133	1. Bezeichnung eingeben
	134	1. Ortsbeschreibung eingeben
	135	1. Versandweg auswählen
	136	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	137
	138	(% style="list-style-type:circle" %)
	139	* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
	140
31.1	141	== Umlauf erstellen ==
2.1	142
22.1	143	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	144
22.1	145	(% style="list-style-type:circle" %)
	146	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	147
	148	(% start="2" %)
	149	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	150
	151	(% style="list-style-type:circle" %)
	152	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	153
	154	(% start="3" %)
	155	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	156
	157	(% style="list-style-type:circle" %)
	158	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	159
	160	(% start="4" %)
	161	1. Beschlusstyp Umlauf auswählen
	162
	163	(% style="list-style-type:circle" %)
	164	* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
	165
	166	(% start="5" %)
	167	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	168	1. Gremium auswählen
	169	1. Bezeichnung eingeben
	170	1. Versandweg auswählen
	171	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	172
	173	(% style="list-style-type:circle" %)
	174	* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
	175
31.1	176	== Kurzbeschluss erstellen ==
2.1	177
22.1	178	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	179
22.1	180	(% style="list-style-type:circle" %)
	181	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	182
	183	(% start="2" %)
	184	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	185
	186	(% style="list-style-type:circle" %)
	187	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	188
	189	(% start="3" %)
	190	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	191
	192	(% style="list-style-type:circle" %)
	193	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	194
	195	(% start="4" %)
	196	1. Beschlusstyp Kurzbeschluss auswählen
	197	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	198	1. Gremium auswählen
	199	1. Bezeichnung eingeben
	200	1. Ortsbeschreibung eingeben
	201	1. Versandweg auswählen
	202	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	203
	204	(% style="list-style-type:circle" %)
	205	* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
	206
2.1	207	= Verwaltung Teilnehmer =
	208
26.1	209	Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
2.1	210
	211	== Teilnehmer hinzufügen ==
	212
24.1	213	1. Im Desktop Menü der Beschlüsse zum Bereich der Tagesordnungspunkte wechseln (Siehe Ziffer 4, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
23.1	214	1. Auf den Reiter Teilnehmer klicken
2.1	215
23.1	216	(% style="list-style-type:circle" %)
	217	* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
	218
	219	(% start="3" %)
	220	1. Auf + Icon klicken
	221
	222	(% style="list-style-type:circle" %)
	223	* Das Suchfenster Sitzungsteilnehmer suchen wird geöffnet.
	224
	225	(% start="4" %)
	226	1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
	227	1. Lupen Icon klicken
	228
	229	(% style="list-style-type:circle" %)
	230	* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
	231
	232	(% start="6" %)
	233	1. Gewünschten Kontakt auswählen
	234	1. Auswahl mit OK-Button bestätigen
	235
	236	(% style="list-style-type:circle" %)
	237	* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
	238
25.1	239	== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
2.1	240
25.1	241	[[image:Teilnehmer_Optionen.png\|\|height="454" style="float:left" width="692"]]
2.1	242
25.1	243	(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
	244	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
	245	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:714px" %)Der aktuelle Status des Teilnehmers. Ist in der Rubrik aus Ziffer 3 ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
	246	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:714px" %)Setzt man bei wird vertreten von ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
	247	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:714px" %)Möchte man jemand anderen als Vertreter, so klickt man auf das Lupen Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer 2 eingesetzt.
	248	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:714px" %)Der aktuell gewählte Versandweg ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Wichtig ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das Disketten Icon klickt um die Änderungen zu speichern.
	249	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die Anschrift des Gremienmitgliedes als auch die des Vertreters angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
2.1	250
25.1	251
	252
	253
	254
	255
	256
	257
	258
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	260
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	270
	271
	272
	273
	274
	275
2.1	276	xx
	277
25.1	278
	279
	280
	281
	282
	283
	284
	285
2.1	286	= Tagesordnungspunkte (TOP) =
	287
30.1	288	== Tagesordnungspunkte im Überblick ==
	289
16.1	290	[[image:Beschluesse_TOPs.png\|\|height="293" width="1324"]]
13.1	291
16.1	292	(% style="width:1324px" %)
	293	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
	294	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:1245px" %)Über das + Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
	295	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
	296	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
	297	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. Hinweis: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
	298	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:1245px" %)Über das Stift Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
19.1	299	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
13.1	300
15.1	301	== Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
13.1	302
16.1	303	[[image:Erstellung_TOP.png\|\|height="480" width="1324"]]
13.1	304
16.1	305	(% style="width:1324px" %)
	306	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
	307	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1246px" %)Der nummerierte Tagesordnungspunkt (TOP). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
	308	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1246px" %)Die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes. Erst wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer 6 freigeschaltet.
	309	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte Kommentar (Niederschrift) wechseln
20.1	310	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
21.1	311	\|(% style="width:74px" %)5\|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
16.1	312	\|(% style="width:74px" %)6\|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des Texteditors, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
	313	\|(% style="width:74px" %)7\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den Verantwortlichen mittels der Dropdown auswählen, der die Verantwortung trägt.
	314	In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
	315	\|(% style="width:74px" %)8\|(% style="width:1246px" %)Ist ein zweiter Verantwortlicher vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
13.1	316
2.1	317	xx
	318
11.1	319	= Prozessschritte im Überblick =
	320
27.1	321	[[image:Prozessschritte_final.png\|\|alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
11.1	322
27.1	323	(% style="width:1243px" %)
	324	\|=Status\|=(% style="width: 637px;" %)Optionen\|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
	325	\|Angelegt\|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
28.1	326	Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der festgelegten Tagesordnungspunkte erstellen (siehe Ziffer 4 aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Tagesordnung erstellt, erfolgt eine Abfrage der Beschlussvorlage für eine Tagesordnung.
27.1	327	\|Tagesordnung erstellt\|(% style="width:637px" %)(((
	328	__Einladen__
	329	Mittels Einladen wählt man die Personen, die man einladen möchte.
11.1	330
27.1	331	__Absagen__
	332	Hierüber sagt man den Beschluss ab. Man kann an diesem Punkt Notizen hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der OK-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
11.1	333
27.1	334	__Zurück__
	335	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Angelegt zurück, gelingt dies über Zurück.
	336	)))\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Eingeladen, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als Serien-E-Mail oder als Serien-Brief eingerichtet wird.
	337	\|Eingeladen\|(% style="width:637px" %)(((
	338	__Niederschrift erstellen__
	339	Möchte man eine Niederschrift zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
11.1	340
27.1	341	__Zurück__
	342	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Tagesordnung erstellt zurück, gelingt dies über Zurück
	343	)))\|(% style="width:385px" %)
11.1	344
	345
	346
	347
	348
	349
	350
	351
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	353
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	355
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	359
	360
	361
	362
	363
	364
	365
	366
	367	xx
	368
2.1	369	= Prozessschritt ausführen =
	370
	371	xx
	372
	373	= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
	374
	375	xx
	376
	377	== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
	378
	379	xx
	380
	381	== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
	382
	383	xx
	384
	385	= Freies Dokument erzeugen =
	386
	387	xx
	388
	389
	390
	391
	392
	393
	394
	395
4.1	396