060.2 Beschlüsse

Version 41.1 von Marco Bauer am 2023/11/28 11:36

Der Bereich Beschlüsse im Überblick:

Beschlüsse im Detail
Beschlusstypen
Beschlüsse im Desktop
Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen
Verwaltung Teilnehmer
- Teilnehmer hinzufügen
- Optionen im Menü eines Teilnehmers
Tagesordnungspunkte (TOP)
- Tagesordnungspunkte im Überblick
- Erstellung eines Tagesordnungspunktes
Tagesordnung/Niederschrift versenden
- Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail
- Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief
Freies Dokument erzeugen

Beschlüsse im Detail

Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel Gremien).
Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).

Beschlusstypen

Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:

Beschlusstyp	Beschreibung
Sitzung	Bei einer Sitzung kann man physisch anwesend und vor Ort sein. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse. Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden. Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
Umlauf	Ein Umlauf kann beispielsweise die Form einer Rundmail annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert. Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
Kurzbeschluss	Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer Absprache zwischendurch erfolgen. Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.

Beschlüsse im Desktop

Nummer	Beschreibung
1	Hier befindet sich das Navigationsmenü mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls Beschlüsse.
2	Hier befindet sich der Bereich von Beschlüsse. Über das Stift-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das Dokument-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel Angelegt) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
3	Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue Aktivität erstellen
4	Eine Auflistung aller bestehenden Tagesordnungspunkte. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem + Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
5	Hierüber gelangt man zur Schnellsuche. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
6	Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen Prozessschrittes via Dropdown einsehen.

Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen

Nummer	Beschreibung
1	Die Auswahl des geeigneten Beschlusstyps erfolgt hier.
2	Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
3	Hier legt man das Gremium fest, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
4	Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Bezeichnung.
5	Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen.
6	Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
7	Diese Rubrik ist nicht bei allen Beschlusstypen verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn. Mehr hierzu im Kapitel Beschlusstypen oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
8	Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.

Die Auswahl der Stiftung wird erst dann möglich, wenn man das Zusatzmodul Stiftung erworben hat.

Sitzung erstellen

Auf Modul Beschlüsse klicken

Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.

Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken

Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.

Auf + Icon unten rechts klicken

Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.

Beschlusstyp Sitzung auswählen
Stiftung mittels Dropdown auswählen
Eingaben machen
Diskette Icon Speichern anklicken

Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.

Umlauf erstellen

Auf Modul Beschlüsse klicken

Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.

Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken

Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.

Auf + Icon unten rechts klicken

Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.

Beschlusstyp Umlauf auswählen

Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.

Stiftung mittels Dropdown auswählen
Eingaben machen
Diskette Icon Speichern anklicken

Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.

Kurzbeschluss erstellen

Auf Modul Beschlüsse klicken

Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.

Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken

Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.

Auf + Icon unten rechts klicken

Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.

Beschlusstyp Kurzbeschluss auswählen
Stiftung mittels Dropdown auswählen
Eingaben machen
Diskette Icon Speichern anklicken

Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.

Verwaltung Teilnehmer

Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.

Teilnehmer hinzufügen

Im Navigationsmenü auf Beschlüsse klicken
Menüpunkt Beschlüsse auswählen
Im Desktop Menü der Beschlüsse zum Bereich der Tagesordnungspunkte wechseln (Siehe Ziffer 4, Beschlüsse im Desktop)
Auf den Reiter Teilnehmer klicken

Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.

Auf + Icon klicken

Das Suchfenster Sitzungsteilnehmer suchen wird geöffnet.

Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
Lupen Icon klicken

Alle Suchergebnisse werden angezeigt.

Gewünschten Kontakt auswählen
Auswahl mit OK-Button bestätigen

Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.

Optionen im Menü eines Teilnehmers

Nummer	Beschreibung
1	Der aktuelle Status des Teilnehmers. Ist in der Rubrik aus Ziffer 3 ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status Absage deutet daraufhin, dass der Teilnehmer nicht am Beschluss teilnimmt.
2	Setzt man bei wird vertreten von ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, automatisch aus dem Beschluss heraus generiert.
3	Möchte man jemand anderen als Vertreter, so klickt man auf das Lupen Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer 2 eingesetzt.
4	Der aktuell gewählte Versandweg ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Wichtig ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das Disketten Icon klickt um die Änderungen zu speichern.
5	Hier werden sowohl die Anschrift des Gremienmitgliedes als auch die des Vertreters angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.

Tagesordnungspunkte (TOP)

Tagesordnungspunkte im Überblick

Nummer	Beschreibung
1	Über das + Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
2	Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
3	Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
4	Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. Hinweis: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
5	Über das Stift Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
6	Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten Prozessschritt zur Verfügung stehen.

Erstellung eines Tagesordnungspunktes

Nummer	Beschreibung
1	Der nummerierte Tagesordnungspunkt (TOP). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
2	Die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes. Erst wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer 6 freigeschaltet.
3	Hier kann man zur Registerkarte Kommentar (Niederschrift) wechseln
4	Hier kann man zur Rubrik Dokumente wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
5	Zu den Förderungen gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen. Bei den Förderungen handelt es sich um ein Zusatzmodul. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
6	Der Bereich des Texteditors, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
7	Hier kann man den Verantwortlichen mittels der Dropdown auswählen, der die Verantwortung trägt. In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
8	Ist ein zweiter Verantwortlicher vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.

Tagesordnung/Niederschrift versenden

In Navigationsmenü Modul Beschlüsse anklicken

Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.

Gewünschten Beschluss aus Liste auswählen und doppelklicken
Im Desktop der Beschlüsse alle gewünschten Teilnehmer auswählen oder weitere Teilnehmer hinzufügen
Im Desktop der Beschlüsse im Bereich der Tagesordnungspunkte mit + Icon bei Bedarf weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen
Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
Option Tagesordnung erstellen auswählen

Der Status des Beschlusses wird zu Tagesordnung erstellt.
Die Prozessschritte bei Sitzungen (Einladen, Absagen, Zurück) und bei Umlauf (Umlauf starten, Umlauf abbrechen, Zurück) werden anklickbar.

Prozessschritt Einladen oder Umlauf starten auswählen
Eingaben machen
Auf Pfeil Icon Senden klicken

Das Sendeprotokoll, ob das Versenden geklappt hat, wird angezeigt.

Fenster schließen

Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet.

Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail

Nummer	Beschreibung
1	Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
2	Der Reiter Teilnehmer führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
3	Sofern das Zusatzmodul Stiftung dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
4	Liegt bereits eine E-Mail-Vorlage vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
5	Der Absender, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man keine Person ausgewählt, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die gerade den Beschluss erstellt.
6	Soll die E-Mail im Anschluss auch als eine Aktivität generiert und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
7	Hier legt man den Zeitpunkt der Wiedervorlage fest.
8	Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen Anhang an die Serien-E-Mail mit anhängen.
9	Die Einsicht über das Sendeprotokoll erlangt man hier.

Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief

Nummer	Beschreibung
1	Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.
2	Der Reiter Teilnehmer führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.
3	Sofern das Zusatzmodul Stiftung dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
4	Liegt bereits eine Brief-Vorlage vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
5	Soll der Brief im Anschluss auch als eine Aktivität generiert und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
6	Hier legt man den Zeitpunkt der Wiedervorlage fest.
7	Die Einsicht über das Sendeprotokoll erlangt man hier.