060.3 Arbeitsabläufe
Version 27.1 von Marco Bauer am 2024/09/16 10:33
Der Bereich Arbeitsabläufe im Überblick:
Der Zusammenhang zwischen Arbeitsabläufen, Status und Prozessschritten
Ein Arbeitsablauf setzt sich aus verschiedene Prozessschritte zusammen. Je nachdem in welchen Status der Beschluss ist, werden unterschiedliche Prozessschritte angeboten.
Durchläuft man den Prozessschritt, dann ändert sich der Status des Beschlusses und es werden weitere Prozessschritte angeboten,
Der Prozessschritt Zurück durchläuft dabei stets dieselbe Funktion: Möchte man einen Status zurück, gelingt dies mit dem Prozessschritt Zurück.
Ein Arbeitsablauf endet entweder mit Abgeschlossen, Abgebrochen oder Abgesagt.
Jeder Beschlusstyp hat einen unterschiedlichen Arbeitsablauf.
Als Beispiel bei der Erstellung einer Sitzung: Man befindet sich zum Beispiel im Status Eingeladen, möchte aber zu Tagesordnung erstellt zurück,
weil man vielleicht noch jemanden einladen möchte. Dann klickt man auf den Prozessschritt Zurück und springt auf den Status Tagesordnung erstellt zurück.
Hier ist dann wieder der Prozessschritt Einladen verfügbar.
Zusammenhang von Kopfstatus mit Teilnehmerstatus
Wenn man eine Beschluss angelegt hat, dann bestimmt der Kopfstatus darüber, welchen Teilnehmerstatus die Teilnehmer bekommen können.
Die folgende Tabelle zeigt auf, welchen Teilnehmerstatus der Teilnehmer bei welchem Kopfstatus erzielen kann.
Wenn ein Teilnehmer also z.B. den Status Angelegt hat, kann er nur den Status Geplant, Vertreten oder Abgesagt zugewiesen bekommen.
Prozessschritte des Beschlusstyps Sitzung
| Status | Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| Angelegt | Tagesordnung erstellen | Eine Tagesordnung ist erst möglich, wenn mindestens 1 Teilnehmer hinzugefügt und 1 Tagesordnungspunkt erstellt worden sind. Der Texteditor Textcontrol wird geöffnet. Änderungen und das Speichern sind möglich. Mit Speichern oder Beenden gelangt man zum Status Tagesordnung erstellt. |
| Tagesordnung erstellt | Einladen | Mit diesem Prozessschritt kann man Teilnehmer einladen. Hierbei wird das Fenster zur Vorlage der Serien E-Mail oder Serien-Brief geöffnet. Nach den Eingaben und dem Versenden der Einladung, wird noch ein Protokoll angezeigt, ob alle Einladungen richtig rausgegangen sind. Wechsel zum Status Eingeladen. |
| Absagen | Hierüber sagt man eine Sitzung ab. Man kann Notizen hierzu angeben. Außerdem kann man hier auch auswählen, ob man die Teilnehmer per E-Mail informieren möchte. Es folgt wieder die Eingabemaske zur Serien E-Mail. Nach dem Versenden wird ein Protokoll eingeblendet, ob das Versenden an alle erfolgreich war. Der Arbeitsablauf endet an dieser Stelle. | |
| Zurück | Zum Status Angelegt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Eingeladen | Niederschrift erstellen | Hierüber lässt sich mit einem Aufruf des TextControl eine Niederschrift editieren, speichern oder abschließen. Eine Niederschrift kann man erst dann erstellen, wenn mindestens 1 Person den Status Teilgenommen hat. (Siehe Ziffer 1 der Optionen im Menü eines Teilnehmers) |
| Absagen | Hierüber sagt man eine Sitzung ab. Man kann Notizen hierzu angeben. Außerdem kann man hier auch auswählen, ob man die Teilnehmer per E-Mail informieren möchte. Es folgt wieder die Eingabemaske zur Serien E-Mail. Nach dem Versenden wird ein Protokoll eingeblendet, ob das Versenden an alle erfolgreich war. Der Arbeitsablauf endet an dieser Stelle. Man gelangt zum Status Abgesagt. | |
| Zurück | Zum Status Tagesordnung erstellt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Teilnehmer teilgenommen | Sind Teilnehmer im Beschluss vorhanden, werden in einem Fenster alle Teilnehmer angezeigt. Je nach dem, wer teilgenommen hat, kann man ein Häkchen setzen. Die Einstellung, ob ein Teilnehmer teilgenommen hat, kann man auch bei der Ziffer 1 der Optionen im Menü eines Teilnehmers einstellen. | |
| Niederschrift erstellt | Niederschrift versenden | Hierüber versendet man die Niederschrift. Der Versandstatus Niederschrift ändert sich zu Versandt. |
| Abschließen | Hierüber schließt man einen Arbeitsablauf ab. Man hat noch die Möglichkeit, Notizen zum Abschluss einzugeben. Man gelangt zum Status Abgeschlossen. | |
| Zurück | Zum Status Eingeladen und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Niederschrift versendet | Abschließen | Hierüber schließt man einen Arbeitsablauf ab. Man hat noch die Möglichkeit, Notizen zum Abschluss einzugeben. Man gelangt zum Status Abgeschlossen. |
| Zurück | Zum Status Niederschrift erstellt und deren Prozessschritten zurückkehren. War der Versandstatus Niederschrift auf Versandt, so wird er nun auf Nicht versandt zurückgesetzt. | |
| Abgesagt / Abgeschlossen | Zurück | Zum Status Niederschrift versendet und deren Prozessschritten zurückkehren. |
Prozessschritte des Beschlusstyps Umlauf
| Phase | Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| Angelegt | Tagesordnung erstellen | Eine Tagesordnung ist erst möglich, wenn mindestens 1 Teilnehmer hinzugefügt und 1 Tagesordnungspunkt erstellt worden sind. Der Texteditor Textcontrol wird geöffnet. Änderungen und das Speichern sind möglich. Mit Speichern oder Beenden gelangt man zum Status Tagesordnung erstellt. |
| Tagesordnung erstellt | Umlauf starten | Mit diesem Prozessschritt kann man einen Umlauf starten. Hierbei wird das Fenster zur Vorlage der Serien E-Mail oder Serien-Brief geöffnet. Nach den Eingaben und dem Versenden der Einladung, wird noch ein Protokoll angezeigt, ob der Umlauf richtig gestartet wurde. Wechsel zum Status Umlauf erstellt. |
| Umlauf abbrechen | Hierüber bricht man einen Umlauf ab. Man kann Notizen hierzu angeben. Außerdem kann man hier auch auswählen, ob man die Teilnehmer per E-Mail informieren möchte. Es folgt wieder die Eingabemaske zur Serien E-Mail. Nach dem Versenden wird ein Protokoll eingeblendet, ob das Versenden an alle erfolgreich war. Der Arbeitsablauf endet an dieser Stelle. Man gelangt zum Status Umlauf abgebrochen. | |
| Zurück | Zum Status Angelegt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Umlauf erstellt | Niederschrift erstellen | Hierüber lässt sich mit einem Aufruf des TextControl eine Niederschrift editieren, speichern oder abschließen. Eine Niederschrift kann man erst dann erstellen, wenn mindestens 1 Person den Status Teilgenommen hat. (Siehe Ziffer 1 der Optionen im Menü eines Teilnehmers) |
| Umlauf abbrechen | Hierüber bricht man einen Umlauf ab. Man kann Notizen hierzu angeben. Außerdem kann man hier auch auswählen, ob man die Teilnehmer per E-Mail informieren möchte. Es folgt wieder die Eingabemaske zur Serien E-Mail. Nach dem Versenden wird ein Protokoll eingeblendet, ob das Versenden an alle erfolgreich war. Der Arbeitsablauf endet an dieser Stelle. Man gelangt zum Status Umlauf abgebrochen. | |
| Zurück | Zum Status Tagesordnung erstellt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Teilnehmer beantwortet | Sind Teilnehmer im Beschluss vorhanden, werden in einem Fenster alle Teilnehmer angezeigt. Je nach dem, wer teilgenommen hat, kann man ein Häkchen setzen. Die Einstellung, ob ein Teilnehmer teilgenommen hat, kann man auch bei der Ziffer 1 der Optionen im Menü eines Teilnehmers einstellen. | |
| Niederschrift erstellt | Niederschrift versenden | Hierüber versendet man die Niederschrift. Der Versandstatus Niederschrift ändert sich zu Versandt. |
| Abschließen | Hierüber schließt man einen Arbeitsablauf ab. Man hat noch die Möglichkeit, Notizen zum Abschluss einzugeben. Man gelangt zum Status Abgeschlossen. | |
| Zurück | Zum Status Umlauf erstellt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Niederschrift versendet | Abschließen | Hierüber schließt man einen Arbeitsablauf ab. Man hat noch die Möglichkeit, Notizen zum Abschluss einzugeben. Man gelangt zum Status Abgeschlossen. |
| Zurück | Zum Status Niederschrift erstellt und deren Prozessschritten zurückkehren. War der Versandstatus Niederschrift auf Versandt, so wird er nun auf Nicht versandt zurückgesetzt. | |
| Umlauf abgebrochen / Abgeschlossen | Zurück | Zum Status Niederschrift versendet und deren Prozessschritten zurückkehren. |
Prozessschritte des Beschlusstyps Kurzbeschluss
| Phase | Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| Angelegt | Erstellen | Eine Erstellung ist erst möglich, wenn mindestens 1 Teilnehmer hinzugefügt und 1 Tagesordnungspunkt erstellt worden sind. Im Falle eines Kurzbeschlusses wird jedoch eine Dokumentenvorlagestatt einer Beschlussvorlage verwendet. Wählt man diese aus, gelangt man zum Status Erstellt. |
| Erstellt | Versenden | Mit diesem Prozessschritt kann man Teilnehmer einladen. Hierbei wird das Fenster zur Vorlage der Serien E-Mail oder Serien-Brief geöffnet. Nach den Eingaben und dem Versenden der Einladung, wird noch ein Protokoll angezeigt, ob alle Einladungen richtig rausgegangen sind. Wechsel zum Status Versendet. |
| Zurück | Zum Status Angelegt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Versendet | Abschließen | Hierüber schließt man einen Arbeitsablauf ab. Man hat noch die Möglichkeit, Notizen zum Abschluss einzugeben. Man gelangt zum Status Abgeschlossen. |
| Zurück | Zum Status Erstellt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Abgeschlossen | Zurück | Zum Status Versendet und deren Prozessschritten zurückkehren. |
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