055.3 Arbeitsablauf

Version 20.1 von Marco Bauer am 2024/09/23 13:42

Der Zusammenhang zwischen Arbeitsabläufen, Status und Prozessschritten

Ein Arbeitsablauf setzt sich aus verschiedene Prozessschritte zusammen. Je nachdem in welchen Status die Ausschüttung ist, werden unterschiedliche Prozessschritte angeboten.
Durchläuft man den Prozessschritt, dann ändert sich der Status der Ausschüttung und es werden weitere Prozessschritte angeboten,
Der Prozessschritt Zurück durchläuft dabei stets dieselbe Funktion: Möchte man einen Status zurück, gelingt dies mit dem Prozessschritt Zurück.
Ein Arbeitsablauf endet entweder mit Verworfen oder Abgeschlossen.

Ein Arbeitsablauf besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Prozessschritten, der individuell angepasst werden kann. Je nach aktuellem Status der Förderposition werden dabei unterschiedliche Schritte angeboten. Durch das Durchlaufen eines Prozessschritts öffnet sich ein Beleg (kann auch individuell angepasst werden), und der Status der Förderposition, gegebenenfalls auch der Förderung (Kopf-Status), wird aktualisiert. Auf diese Weise werden weitere oder auch neue Prozessschritte freigeschaltet. Abhängig vom jeweiligen Prozessschritt wird im Hintergrund die Finanzbuchhaltung angesprochen, selbst wenn das Finanzmodul nicht im Einsatz ist (keine Ansicht/Auswertungen in der FiBu möglich).
Der Prozessschritt Zurück durchläuft dabei stets dieselbe Funktion: Möchte man einen Status zurück, gelingt dies mit dem Prozessschritt Zurück. Hier werden gebuchte FiBu Belege storniert und normale Belege gelöscht.
Ein Arbeitsablauf endet entweder mit Abgeschlossen oder Zurückgezogen.

Wenn ein Beleg im Rahmen eines Prozessschrittes erstellt wird, dann wird der generierte Beleg als PDF in der Originalfassung revisionssicher abgelegt.
Wenn der Beleg jetzt im Nachgang bearbeitet wird (z.B. Änderungen im Text), dann übernimmt die Funktion, die aus dem Beleg einen E-Mail-Anhang generiert, die geänderte Version.
Belege wie diese sind über die Belegvorlagen anpassbar.

Infobox:

Hinweis: Dargestellte Buchungssätze können je nach verwendetem Kontenrahmen variieren.

Das Obligo wird angepasst bei: Rückforderungen, "Zurück" gehen von Prozessschritt A nach B, Abschluss eines Projektes, Genehmigen, Auszahlungen

Prozessschritte der Ausschüttungen

Status	Prozessschritt	Beschreibung	Ablauf FiBu mit Beispiel 800,00 EUR
Angelegt	Genehmigen	Falls bei der Neuanlage noch nicht geschehen, kann man hier noch eine Stiftung zuordnen (sofern man das Zusatzmodul gebucht hat). Zudem legt man hier fest, wer wann die Ausschüttung und mit welchem Förderbetrag unter welcher Bedingung genehmigt hat. Optionale Felder sind: Termin, Bedingung und Bemerkung.	Das Obligo wird eingestellt. Standard Buchungssatz: 2530 satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto +800,00 EUR
Genehmigt	Auszahlung erfassen	Bei der Auswahl dieser Option wird automatisch ein Texteditor geöffnet. Hier kann man einen Beleg bezüglich der Auszahlung erstellen.
	Verwerfen	Setzt den Status der aktuellen Ausschüttung auf Verworfen.	Das Obligo wird aufgelöst. 2530 satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR
	Auszahlung buchen	Wählt man diese Option wird eine Auszahlungsanordnung als Bestätigung nochmal angezeigt. Schließt man diese, gelangt man zum Status Ausgezahlt.	2530 satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR 2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen +800,00 EUR
	Zurück	Zum Status Angelegt und dessen Prozessschritten zurückkehren.	Das Obligo wird aufgelöst. 2530 satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR
Mittelabruf erfasst	Auszahlung buchen	Wählt man diese Option wird eine Auszahlungsanordnung als Bestätigung nochmal angezeigt. Schließt man diese, gelangt man zum Status Ausgezahlt.	2530 satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR 2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen +800,00 EUR
	Zurück	Zum Status Genehmigt und dessen Prozessschritten zurückkehren.
Ausgezahlt	Abschließen	Der Vorgang der Ausschüttung wird abgeschlossen.	Das Obligo wird getilgt. 2530 satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR
	Zurück	Zum Status Mittelabruf erfasst und dessen Prozessschritten zurückkehren.	Die Buchung "2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen +800.00" wird storniert.
Verworfen/Abgeschlossen	Verworfen	Die Ausschüttung ist verworfen worden.
	Abgeschlossen	Die Ausschüttung ist nun abgeschlossen.

Hinweis zu Prozessschritten:
Im Rahmen eines Prozessschrittes wird ein Beleg erzeugt. Dieses generierte Dokument wird als PDF in der Originalversion revisionssicher abgelegt.
Manchmal bearbeitet man im Nachgang jedoch diesen Beleg (z.B. Änderungen am Text).
In diesem Fall übernimmt die Funktion, die aus dem Beleg einen E-Mail-Anhang generiert, jetzt die korrekte geänderte Version.

Belegdaten im Überblick Kapitel siehe auch Förderungen