050.6 Arbeitsablauf

Version 39.1 von Marco Bauer am 2024/02/08 16:20

Arbeitsablauf bei den Förderungen generell

Ein Arbeitsablauf setzt sich aus verschiedenen Prozessschritten zusammen. Je nach dem, in welchem Status die Förderung ist, werden unterschiedliche Prozessschritte angeboten.
Durchläuft man den Prozessschritt, dann ändert sich der Status der Förderung und es werden weitere Prozessschritte angeboten,
Der Prozessschritt Zurück durchläuft dabei stets dieselbe Funktion: Möchte man einen Status zurück, gelingt dies mit dem Prozessschritt Zurück. Hier werden gebuchte FiBu Belege storniert und normaler Belege gelöscht.
Ein Arbeitsablauf endet entweder mit Abgeschlossen oder Zurückgezogen.

Wenn ein Beleg im Rahmen eines Prozessschrittes erstellt wird, dann wird das generierte Dokument als PDF in der Originalfassung revisionssicher abgelegt.
Wenn der Beleg jetzt im Nachgang bearbeitet wird (z.B. Änderungen im Text), dann übernimmt die Funktion, die aus dem Beleg einen E-Mail-Anhang generiert, jetzt korrekt die geänderte Version.
Belege wie diese sind über die Belegvorlagen anpassbar.

Arbeitsablauf bei den Förderungen im Detail

Status Angelegt bis Genehmigt

Forderungen_Angelegt_bis_Genehmigt.png

StatusProzessschrittBeschreibungWas passiert in der FiBu?
AngelegtPosition prüfenFührt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich Beleg mittels  und anschließend der Beleg rund um die Förderung mit den eingetragenen Werten mittels Text-Editor geöffnet. Schließt oder speichert man, hüpft man zu....("Erstellt" laut Screenshot??) --> Erstellt statt Position geprüft
Frage: Warum Erstellt, wenn Position geprüft?
 
 ZurückziehenWählt man diesen Prozessschritt aus, tritt man einen Rückzug der Forderung an. Diesbezüglich wird noch mal eine Vorlage mittels Text-Editor geöffnet. Mit Speichern oder Schließen schließt man eben diesen Prozessschritt schließlich ab. Auch hier wechselt man zum Status Beendet/Zurückgezogen? 
Position geprüftBeurteilung einholenFührt man diesen Prozessschritt durch, wird der Vorgang geladen und anschließend wird noch mal zur Überprüfung halber das Dokument rund um die Beurteilung der Förderung mit den eingetragenen Werten mittels Text-Editor geöffnet. Schließt oder speichert man, hüpft man zu....("Läuft" laut Screenshot??) 
 Gutachten einholenFührt man diesen Prozessschritt durch, wird der Vorgang geladen und anschließend wird noch mal zur Überprüfung halber das Dokument rund um das Gutachten der Förderung mit den eingetragenen Werten mittels Text-Editor geöffnet. Schließt oder speichert man, hüpft man zu....("Läuft" laut Screenshot??) 
 Gremium vorlegenFührt man diesen Prozessschritt durch, wird der Vorgang geladen und anschließend wird noch mal zur Überprüfung halber das Dokument rund um das Gremium der Förderung mit den eingetragenen Werten mittels Text-Editor geöffnet. Schließt oder speichert man, hüpft man zu....("Läuft" laut Screenshot??) 
 Genehmigen

Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. Hier füllt man Angaben rund um die Genehmigung aus. Hierunter fallen Angaben zu: Genehmigt von/am/bis sowie der Förderbetrag. Die Eingaben bestätigt man mit dem Disketten-Icon Speichern und schließt somit diesen Prozessschritt ab. Hat man eine Eingabe zum Förderbetrag gemacht, werden Kosten- und Anfrageanteil angezeigt. Neu hinzu kommt die Anzeige des freien Budgets, das verrechnet wird. (Befindet sich dieser Betrag im Minusbereich...)

Übersteigt der Förderbetrag den Anfragebetrag wird eine Abfrage eingeblendet, ob man sich im Klaren darüber ist, dass der Förderbetrag den Anfragebetrag übersteigt und dies beabsichtigt war. Ist dem so, bestätigt man mit dem Ja-Button.
Übersteigt der Förderbetrag das Restbudget wird eine Abfrage eingeblendet, ob man sich im Klaren darüber ist, dass der Förderbetrag das Restbudget übersteigt und dies beabsichtigt war. Ist dem so, bestätigt man mit dem Ja-Button.

 
 ZurückziehenWählt man diesen Prozessschritt aus, tritt man einen Rückzug der Forderung an. Diesbezüglich wird noch mal eine Vorlage mittels Text-Editor geöffnet. Mit Speichern oder Schließen schließt man eben diesen Prozessschritt schließlich ab. Auch hier wechselt man zum Status Beendet/Zurückgezogen? 
 AblehnenMit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Ein generiertes Dokument wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diese, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. 
 ZurückZum Status Angelegt und deren Prozessschritten zurückkehren. 
Beurteilung eingeholtGutachten einholenFührt man diesen Prozessschritt durch, wird der Vorgang geladen und anschließend wird noch mal zur Überprüfung halber das Dokument rund um das Gutachten der Förderung mit den eingetragenen Werten mittels Text-Editor geöffnet. Schließt oder speichert man, hüpft man zu....("Läuft" laut Screenshot??) 
 Gremium vorlegenFührt man diesen Prozessschritt durch, wird der Vorgang geladen und anschließend wird noch mal zur Überprüfung halber das Dokument rund um das Gremium der Förderung mit den eingetragenen Werten mittels Text-Editor geöffnet. Schließt oder speichert man, hüpft man zu....("Läuft" laut Screenshot??) 
 ZurückziehenWählt man diesen Prozessschritt aus, tritt man einen Rückzug der Forderung an. Diesbezüglich wird noch mal eine Vorlage mittels Text-Editor geöffnet. Mit Speichern oder Schließen schließt man eben diesen Prozessschritt schließlich ab. Auch hier wechselt man zum Status Beendet/Zurückgezogen? 
 AblehnenMit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Ein generiertes Dokument wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diese, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. 
 ZurückZum Status Position geprüft und deren Prozessschritten zurückkehren. 
Gutachten eingeholtBeurteilung einholenFührt man diesen Prozessschritt durch, wird der Vorgang geladen und anschließend wird noch mal zur Überprüfung halber das Dokument rund um die Beurteilung der Förderung mit den eingetragenen Werten mittels Text-Editor geöffnet. Schließt oder speichert man, hüpft man zu....("Läuft" laut Screenshot??) (ich konnte zweimal beurteilung zur selben Förderung einholen, als ich folgendes machte: Beurteilung einholen > Gutachten einholen > Beurteilung einholen. Ist das beabsichtigt??? 
 Gremium vorlegenFührt man diesen Prozessschritt durch, wird der Vorgang geladen und anschließend wird noch mal zur Überprüfung halber das Dokument rund um das Gremium der Förderung mit den eingetragenen Werten mittels Text-Editor geöffnet. Schließt oder speichert man, hüpft man zu....("Läuft" laut Screenshot??) 
 ZurückziehenWählt man diesen Prozessschritt aus, tritt man einen Rückzug der Forderung an. Diesbezüglich wird noch mal eine Vorlage mittels Text-Editor geöffnet. Mit Speichern oder Schließen schließt man eben diesen Prozessschritt schließlich ab. Auch hier wechselt man zum Status Beendet/Zurückgezogen? 
 AblehnenMit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Ein generiertes Dokument wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diese, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. 
 ZurückZum Status Beurteilung eingeholt und deren Prozessschritten zurückkehren. 
Gremium vorgelegtGenehmigen

Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. Hier füllt man Angaben rund um die Genehmigung aus. Hierunter fallen Angaben zu: Genehmigt von/am/bis sowie der Förderbetrag. Die Eingaben bestätigt man mit dem Disketten-Icon Speichern und schließt somit diesen Prozessschritt ab. Hat man eine Eingabe zum Förderbetrag gemacht, werden Kosten- und Anfrageanteil angezeigt. Neu hinzu kommt die Anzeige des freien Budgets, das verrechnet wird. (Befindet sich dieser Betrag im Minusbereich...)

Übersteigt der Förderbetrag den Anfragebetrag wird eine Abfrage eingeblendet, ob man sich im Klaren darüber ist, dass der Förderbetrag den Anfragebetrag übersteigt und dies beabsichtigt war. Ist dem so, bestätigt man mit dem Ja-Button.
Übersteigt der Förderbetrag das Restbudget wird eine Abfrage eingeblendet, ob man sich im Klaren darüber ist, dass der Förderbetrag das Restbudget übersteigt und dies beabsichtigt war. Ist dem so, bestätigt man mit dem Ja-Button.

 
 ZurückstellenWählt man den Prozessschritt Zurückstellen dann stellt man die Förderung zurück. Hier erscheint ein generiertes Dokument, das darüber benachrichtigt, dass man die Förderung zurückstellt. Die Förderung "Läuft" weiter (Anderer Status als in Liste??) 
 ZurückziehenWählt man diesen Prozessschritt aus, tritt man einen Rückzug der Forderung an. Diesbezüglich wird noch mal eine Vorlage mittels Text-Editor geöffnet. Mit Speichern oder Schließen schließt man eben diesen Prozessschritt schließlich ab. Auch hier wechselt man zum Status Beendet/Zurückgezogen? 
 AblehnenMit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Ein generiertes Dokument wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diese, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. 
 ZurückZum Status Gutachten eingeholt und deren Prozessschritten zurückkehren. 

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Status Genehmigt bis Abgeschlossen

Forderungen_Genehmigt_bis_Abgeschlossen.png

StatusProzessschrittBeschreibung
GenehmigtAuszahlung erfassen

Bei diesem Prozessschritt gibt man Zahlungsempfänger sowie die Bankverbindung an. Beides kann man via Dropdown abrufen. Einen Zahlungsempfänger kann man auch via Kontaktsuche abrufen. Das Auszahlungsdatum ist auf den Tag datiert, an dem man aktuell den Prozessschritt ausführt, man kann ihn aber auch durch das Stift-Icon abändern. Außerdem werden der genehmigte, der offene und ausgezahlte Betrag angezeigt. Man selbst hat die Möglichkeit den Auszahlungsbetrag einzutragen. Hat man einen Auszahlungsbetrag eingetragen, ist das Disketten-Icon nicht mehr grau hinterlegt und man kann nun die Eingaben speichern und die Auszahlung somit erfassen.

Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab.

 Auszahlung buchen

Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Ist man diese durchgegangen, hat diese angepasst oder belässt sie so wie sind, dann kann die Buchung schließlich mit dem Buchen-Button bestätigen.

Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab.

 ZurückziehenWählt man diesen Prozessschritt aus, tritt man einen Rückzug der Forderung an. Diesbezüglich wird noch mal eine Vorlage mittels Text-Editor geöffnet. Mit Speichern oder Schließen schließt man eben diesen Prozessschritt schließlich ab. Auch hier wechselt man zum Status Beendet/Zurückgezogen?
 VerwerfenFür den Prozessschritt wird mindestens eine aktive Belegvorlage vorausgesetzt. ...
 ZurückZum Status Gremium vorgelegt und deren Prozessschritten zurückkehren.
Auszahlung erfasstAuszahlung buchen

Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Ist man diese durchgegangen, hat diese angepasst oder belässt sie so wie sind, dann kann die Buchung schließlich mit dem Buchen-Button bestätigen.

Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab.

 ZurückZum Status Genehmigt und deren Prozessschritten zurückkehren.
Auszahlung gebuchtAuszahlung erfassen

Bei diesem Prozessschritt gibt man Zahlungsempfänger sowie die Bankverbindung an. Beides kann man via Dropdown abrufen. Einen Zahlungsempfänger kann man auch via Kontaktsuche abrufen. Das Auszahlungsdatum ist auf den Tag datiert, an dem man aktuell den Prozessschritt ausführt, man kann ihn aber auch durch das Stift-Icon abändern. Außerdem werden der genehmigte, der offene und ausgezahlte Betrag angezeigt. Man selbst hat die Möglichkeit den Auszahlungsbetrag einzutragen. Hat man einen Auszahlungsbetrag eingetragen, ist das Disketten-Icon nicht mehr grau hinterlegt und man kann nun die Eingaben speichern und die Auszahlung somit erfassen.

Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab.

 Auszahlung buchen

Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Ist man diese durchgegangen, hat diese angepasst oder belässt sie so wie sind, dann kann die Buchung schließlich mit dem Buchen-Button bestätigen.

Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab.

 Rückzahlung anfordern

Bei diesem Prozessschritt gibt man Zahlungsempfänger sowie die Bankverbindung an. Beides kann man via Dropdown abrufen. Einen Zahlungsempfänger kann man auch via Kontaktsuche abrufen. Das Auszahlungsdatum ist auf den Tag datiert, an dem man aktuell den Prozessschritt ausführt, man kann ihn aber auch durch das Stift-Icon abändern. Außerdem werden der genehmigte, der offene und ausgezahlte Betrag angezeigt. Man selbst hat die Möglichkeit den Rückzahlungsbetrag einzutragen. Mit dem Disketten-Icon kann man Änderungen speichern. Hat man bei Rückzahlungsbetrag den Wert 0 eingetragen, kann man auch das Disketten-Icon speichern. Die Bilanz bleibt dann unverändert.

Anschließend wird ein Schreiben bezüglich der Rückzahlung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab.

 Vorzeitig abschließenÜber diesen Prozessschritt schließt man eine Förderung vorzeitig ab. Nach einem Klick wird nochmal der Text-Editor geöffnet. Hier wird ein generiertes Dokument über den vorzeitigen Förderungsabschluss erstellt. Mit Speichern oder schließen schließt man auch diesen Prozessschritt ab. (Hier steht noch Projektabschluß in der Vorlage).
 AbschließenÜber diesen Prozessschritt schließt man eine Förderung ab. Nach einem Klick wird nochmal der Text-Editor geöffnet. Hier wird ein generiertes Dokument über Förderungsabschluss erstellt. Mit Speichern oder schließen schließt man auch diesen Prozessschritt ab. (Hier steht noch Projektabschluß in der Vorlage). 
 ZurückZum Status Auszahlung erfasst und deren Prozessschritten zurückkehren.
AusgezahltRückzahlung anfordern

Bei diesem Prozessschritt gibt man Zahlungsempfänger sowie die Bankverbindung an. Beides kann man via Dropdown abrufen. Einen Zahlungsempfänger kann man auch via Kontaktsuche abrufen. Das Auszahlungsdatum ist auf den Tag datiert, an dem man aktuell den Prozessschritt ausführt, man kann ihn aber auch durch das Stift-Icon abändern. Außerdem werden der genehmigte, der offene und ausgezahlte Betrag angezeigt. Man selbst hat die Möglichkeit den Rückzahlungsbetrag einzutragen. Mit dem Disketten-Icon kann man Änderungen speichern. Hat man bei Rückzahlungsbetrag den Wert 0 eingetragen, kann man auch das Disketten-Icon speichern. Die Bilanz bleibt dann unverändert.

Anschließend wird ein Schreiben bezüglich der Rückzahlung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab.

 AbschließenÜber diesen Prozessschritt schließt man eine Förderung ab. Nach einem Klick wird nochmal der Text-Editor geöffnet. Hier wird ein generiertes Dokument über Förderungsabschluss erstellt. Mit Speichern oder schließen schließt man auch diesen Prozessschritt ab. (Hier steht noch Projektabschluß in der Vorlage). 
 ZurückZum Status Auszahlung gebucht und deren Prozessschritten zurückkehren.
Rückzahlung angefordertAbschließenÜber diesen Prozessschritt schließt man eine Förderung ab. Nach einem Klick wird nochmal der Text-Editor geöffnet. Hier wird ein generiertes Dokument über Förderungsabschluss erstellt. Mit Speichern oder schließen schließt man auch diesen Prozessschritt ab. (Hier steht noch Projektabschluß in der Vorlage). 
 ZurückZum Status Ausgezahlt und deren Prozessschritten zurückkehren.
   

Ist der Status auf Abgeschlossen (Im Modul steht noch Beendet nach Läuft...), so gibt es als möglichen Prozessschritt nur noch Zurück.
Wählt man Zurück aus, springt man wieder zum Status Läuft und seinen Prozessschritten.

Belegdaten im Überblick

Belegdaten_Detailansicht.png

NummerBeschreibung
1Der Name des Begünstigten. Wird automatisch eingetragen, sofern man die dazugehörige Förderung bearbeitet hat.
2Die Bankverbindung des Begünstigten.
3Hierüber kann man eine Bankverbindung erstellen.
4Hier wird der genehmigte Betrag angezeigt.
5Hier wird der bislang ausgezahlte Betrag angezeigt.
6Hier wird der offene Betrag angezeigt.
7Hier kann man angeben, welchen Betrag man auszahlen möchte. Dieses Feld ist außerdem ein Pflichtfeld.
8Hierüber gibt man das Auszahlungsdatum ein. Gibt man nur Tag und Monat ein, wird automatisch das Jahr und das richtige Monatsformat abgebildet.
9Hier befindet sich der gegenwärtige Statusbericht zur Auszahlungsbuchung. Hat man mindestens alle Pflichtfelder ausgefüllt, so wird hier "Bereit." stehen. In allen anderen Fällen wird man darauf hingewiesen, welche Felder man noch ausfüllen soll.

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Belegdaten ein-/ausklappen

  1. Während Status Genehmigt auf Prozessschritte Dropdownliste klicken
    Belegdaten_Einfachansicht.png

    Wechsel der Detaillierten und Einfachen Ansicht der Belegdaten via Button

  2. Prozessschritt Auszahlung buchen auswählen
  • Die Eingabemaske der Belegdaten der entsprechenden Förderung werden geöffnet.
  1. Auf Einfach-Button klicken
  • Die einfache Ansicht der Belegdaten wird geöffnet. (Siehe Screenshot)
  1. Auf Detail-Button klicken
  • Die detaillierte Ansicht der Belegdaten wird geöffnet. 

Belege

Für jeden Prozesschritt kann ein eigener Beleg hinterlegt werden. Auch für jeder Stiftung können unterschiedliche Belege eingerichtet werden.

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Belege einrichten

Verweis auf anderes Kapitel

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Beleg per E-Mail verschicken

Öffnet sich der Beleg aus einem Prozessschritt so können wenn notwendig änderungen vorgenommen werden und direkt per E-Mail verschickt werden.

Der bearbeitet Beleg wird hierbei als PDF abgespeichert und als Anhang direkt an die Aktivität gehängt. Dieses PDF ist dann nur an der Aktivität sichtbar.

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