050.7 Arbeitsablauf
Der Arbeitsablauf der Förderungen im Überblick:
Arbeitsablauf bei den Förderungen generell
Ein Arbeitsablauf besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Prozessschritten, der individuell angepasst werden kann. Je nach aktuellem Status der Förderposition werden dabei unterschiedliche Schritte angeboten. Durch das Durchlaufen eines Prozessschritts öffnet sich ein Beleg (kann auch individuell angepasst werden), und der Status der Förderposition, gegebenenfalls auch der Förderung (Kopf-Status), wird aktualisiert. Auf diese Weise werden weitere oder auch neue Prozessschritte freigeschaltet. Abhängig vom jeweiligen Prozessschritt wird im Hintergrund die Finanzbuchhaltung angesprochen, selbst wenn das Finanzmodul nicht im Einsatz ist (keine Ansicht/Auswertungen in der FiBu möglich).
Der Prozessschritt Zurück durchläuft dabei stets dieselbe Funktion: Möchte man einen Status zurück, gelingt dies mit dem Prozessschritt Zurück. Hier werden gebuchte FiBu Belege storniert und normale Belege gelöscht.
Ein Arbeitsablauf endet entweder mit Abgeschlossen oder Zurückgezogen.
Wenn ein Beleg im Rahmen eines Prozessschrittes erstellt wird, dann wird der generierte Beleg als PDF in der Originalfassung revisionssicher abgelegt.
Wenn der Beleg jetzt im Nachgang bearbeitet wird (z.B. Änderungen im Text), dann übernimmt die Funktion, die aus dem Beleg einen E-Mail-Anhang generiert, die geänderte Version.
Belege wie diese sind über die Belegvorlagen anpassbar.
Arbeitsablauf bei den Förderungen im Detail
Status Angelegt bis Genehmigt
| Status Förderposition | Prozessschritt | Beschreibung | Ablauf FiBu mit Beispiel 800,00 EUR |
|---|---|---|---|
| Angelegt | Position wurde geprüft | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status Position wurde geprüft. | - |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als Zurückgezogen und die Förderung gilts somit als beendent (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich. | - | |
| Position wurde geprüft | Beurteilung einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg der Beurteilung für eine Förderung. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zu dem Status Beurteilung einholen. | - |
| Gutachten einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status Gutachten einholen. | - | |
| Gremium vorlegen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status Vorlage Gremium. Hat man das Modul Beschlüsse erworben so kann diese Förderposition einer Tagesordnung eines Beschlüsses zugeordnet werden. | - | |
| Genehmigen | Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. SInd die Module Stiftung und Beschlüsse erworben so müssen die Felder Stiftung (sofern noch nicht angegeben) und Genehmigt von (Gremium) eingetragen werden. Die zwei folgenden Felder sind Pflichtfelder: Genehmigt Am und Förderbetrag. Hat man diese beiden Eingaben gemacht, kann man das Disketten-Icon Speichern klicken. |
Das Obligo wird eingestellt. Das Feld Termin ist rein optional, das Feld Genehmigt am ist ein Pflichtfeld. Sind Termin und Genehmigt am eingetragen, geht das Programm nach dem eingetragenen Termin und bucht auch erst zum Termin. Standard Buchungssatz Bsp.:
| |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als Zurückgezogen und die Förderung gilts somit als beendent (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich. | - | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderposition ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund und ein Ablehnungsdatum mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert man diesen, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. | - | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - | |
| Beurteilung einholen | Gutachten einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg ab, dann gelangt man zum Status Gutachten einholen. | - |
| Gremium vorlegen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status Vorlage Gremium. Hat man das Modul Beschlüsse erworben so kann diese Förderposition einer Tagesordnung eines Beschlüsses zugeordnet werden. | - | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als Zurückgezogen und die Förderung gilts somit als beendent (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich.. | - | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderposition ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund und ein Ablehnungsdatum mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert man diesen, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. Hat man bei der Rubrik Positionen bei Layout bearbeiten Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im Förderung-Desktop , Ziffer 4) | - | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - | |
| Gutachten einholen | Beurteilung einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Schritt Beurteilung einholen. | - |
| Gremium vorlegen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Status Vorlage Gremium. Hat man das Modul Beschlüsse erworben so kann diese Förderposition einer Tagesordnung eines Beschlüsses zugeordnet werden. | - | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als Zurückgezogen und die Förderung gilts somit als beendent (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich. | - | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderposition ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund und ein Ablehnungsdatum mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert man diesen, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. Hat man bei der Rubrik Positionen bei Layout bearbeiten Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im Förderung-Desktop , Ziffer 4) | - | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - | |
| Vorlage Gremium | Genehmigen | Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. SInd die Module Stiftung und Beschlüsse erworben so müssen die Felder Stiftung (sofern noch nicht angegeben) und Genehmigt von (Gremium) eingetragen werden. Die zwei folgenden Felder sind Pflichtfelder: Genehmigt Am und Förderbetrag. Hat man diese beiden Eingaben gemacht, kann man das Disketten-Icon Speichern klicken. Anschließend wird ein Beleg geöffnet. Speichert man ab, so gelangt man zum Status Genehmigt. | Das Obligo wird eingestellt. Wird erst zum Termin gebucht. Das Feld Termin ist rein optional, das Feld Genehmigt am ist ein Pflichtfeld. Sind Termin und Genehmigt am eingetragen, geht das Programm nach dem eingetragenen Termin. Standard Buchungssatz Bsp.: |
| Zurückstellen | Führt man diesen Prozessschritt aus, so wird in Folge ein Beleg generiert und man gelangt man zum Status Zurückgestellt. | - | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg. Speichert man den Beleg, dann gilt die Förderposition als Zurückgezogen und die Förderung gilts somit als beendent (sofern es keine weiteren Prozessschritte mehr gibt). Weitere Prozessschritte sind nicht mehr möglich. | - | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderposition ab. Man bekommt die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund und ein Ablehnungsdatum mit anzugeben. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert man diesen, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. Hat man bei der Rubrik Positionen bei Layout bearbeiten Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum markiert, so werden unten bei den Positionen Ablehnungsgrund und Ablehnungsdatum mit aufgelistet (Im Förderung-Desktop , Ziffer 4) | - | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - |
Status Genehmigt bis Abgeschlossen
| Status | Prozessschritt | Beschreibung | Ablauf FiBu |
|---|---|---|---|
| Genehmigt | Auszahlung erfassen | Hat man diesen Prozessschritt ausgeführt, wird eine Eingabemaske angezeigt. Pflichtfeld bei dieser Eingabemaske ist Auszahlung. Eben dieser Auszahlungsbetrag darf aber nicht den genehmigten Betrag überschreiten. Speichert man die Eingabemaske nun mit dem Disketten-Icon ab, so wird ein Beleg erstellt und angezeigt. Man gelangt zum Status Mittelabruf erfasst. Auszahlungsdatum kann optional angepasst werden. Beim Buchen entscheidet sich dadurch, in welchem Monat es gebucht wird. | - |
| Auszahlung buchen | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Speichern man den Beleg dann gelangt man zum Status Mittelabruf läuft. | Standard Buchungssätze Bsp.: 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an 1380 Verrechnungskonto -800,00 EUR 2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen +800,00 EUR | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg des Projektrückzuges. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Schritt Zurückgezogen. | Das Obligo wird aufgelöst. Standard Buchungssatz Bsp.: | |
| Verwerfen | Beim Prozessschritt Verwerfen wird ein Beleg geöffnet. Der Status der Förderung wird auf Beendet gesetzt. Außerdem informiert das Programm mit der Meldung, dass keine Prozessschritte mehr möglich sind. | Das Obligo wird aufgelöst. Standard Buchungssatz Bsp.: | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | Das Obligo wird aufgelöst. Standard Buchungssatz Bsp.: | |
| Mittelabruf erfasst | Auszahlung buchen | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Speichert man den Beleg, dann gelangt man zum Schritt Mittelabruf läuft. | Standard Buchungssätze Bsp.: 2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen +800,00 EUR |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | - | |
Mittelabruf läuft Achtung: In diesen Status gelangt man nur bei Teilauszahlungen | Auszahlung erfassen | Hat man diesen Prozessschritt ausgewählt, wird eine Eingabemaske angezeigt. Pflichtfeld bei dieser Eingabemaske ist Auszahlung. Eben dieser Auszahlungsbetrag darf aber nicht den genehmigten Betrag überschreiten. Speichert man die Eingabemaske nun mit dem Disketten-Icon ab, so wird ein Beleg erstellt und angezeigt. Man gelangt zum Prozessschritt Mittelabruf erfasst. Das Auszahlungsdatum kann optional angepasst werden. Beim Buchen entscheidet sich dadurch, in welchem Monat gebucht wird. | - |
| Auszahlung buchen | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Durch Schließen oder Speichern speichert man den Vorgang ab und gelangt zum Status Mittelabruf läuft. | Standard Buchungssätze Bsp.: 2530 Satzungsgemäße Leistungen (zugesagt) an | |
| Rückzahlung anfordern | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Durch Schließen oder Speichern speichert man den Vorgang ab und gelangt zum Status Rückzahlung angefordert. Eine Rückzahlung kann jedoch nicht größer als der Auszahlungsbetrag selbst sein. | Das Obligo wird positiv. Standard Buchungssatz Bsp.: | |
| Vorzeitig abschließen | Mit diesem Prozessschritt speichert man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status Vorzeitig abgeschlossen. | Das Obligo wird getilgt. Standard Buchungssatz Bsp.: | |
| Abschließen | Mit diesem Prozessschritt speichert man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status Abgeschlossen. | Das Obligo wird getilgt. Standard Buchungssatz Bsp.: | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | Die (Teil-) Auszahlung wird storniert. | |
| Ausgezahlt | Rückzahlung anfordern | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Anschließend wird ein Beleg erstellt und gezeigt. Mit Speichern speichert man den Vorgang ab und gelangt zum Status Rückzahlung angefordert. Eine Rückzahlung kann jedoch nicht größer als der Auszahlungsbetrag selbst sein. | Das Obligo wird positiv. Standard Buchungssatz Bsp.: Entgegengesetzter Buchungssatz: 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen |
| Abschließen | Mit diesem Prozessschritt speichert man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status Abgeschlossen. | - | |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | Die Buchung "2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) an 1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen + 800.00 EUR" wird storniert. | |
| Rückzahlung angefordert | Abschließen | Mit diesem Prozessschritt speichert man die Förderung ab und bekommt nach einer Eintragung des Datums einen generierten Beleg. Speichert man den Beleg, so gelangt man zum Status Abgeschlossen. | Das Obligo wird getilgt. Standard Buchungssatz Bsp.: |
| Zurück | Widerruft den letzten Prozessschritt, die man durchgeführt hat und gelangt wieder zum jeweiligen Status/Prozessschritt, bei dem man vor dem letzten Prozessschritt war. | Die Buchung "1340 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an 2520 Satzungsgemäße Zahlungen (ausgezahlt) +800.00" wird storniert. | |
| Abgeschlossen | Zurück | Die Förderung hat den Status Beendet. Allerdings kann mit Zurück nochmal in die Förderung rein und weitere Prozessschritte ausführen | |
Fenster Genehmigen im Überblick (bei Förderungen)
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier wird die Stiftung aus der Auswahlliste gewählt. |
| 2 | Das Gremium, das die Förderung genehmigt, wird hier eingetragen. |
| 3 | Hier wird eingetragen, wann die Förderung genehmigt wird. |
| 4 | Hier wird eingetragen, bis wann die Förderung genehmigt wird. |
| 5 | Hier kann ein Termin eingetragen werden. Wenn ein Termin eingetragen wird und sich das Datum von dem Datum von Genehmigt am unterscheidet, so wird das Datum bei Termin priorisiert. |
| 6 | Hier wird die Bedingung angegeben, wegen der man die Förderung genehmigen würde. Hierbei handelt es sich um ein Textfeld und ist rein informativer Natur. |
| 7 | Hier wird der genehmigte Förderbetrag eingegeben und darf nicht niedriger als der folgende Auszahlungsbetrag sein. Kostenanteil und Anfrageanteil informieren, wie viel Prozent der Förderbetrag von den Gesamtkosten ausmachen würde. |
| 8 | Hier wird der Kostenanteil automatisch generiert und bildet sich wie folgt: Genehmigter Betrag Position / Gesamtkosten Förderung. |
| 9 | Hier wird der Anfrageanteil automatisch generiert und bildet sich wie folgt: Genehmigter Betrag Position / Anfragebetrag Förderung. |
| 10 | Hier ist das freie Budget zu sehen. Nur zu sehen, wenn man auch die Budgetierung mit im System hat. |
| 11 | Die Notiz, die hier eingetragen hat, ist rein informativer Natur. |
| 12 | Hier werden Meldungen ausgegeben, ob und weshalb eine inkorrekte Eingabe in einem der Felder getätigt wurde oder ob die Genehmigung bereit ist, abgespeichert oder abgeschlossen zu werden. |
| 13 | Hier kann man die Genehmigung via Disketten-Icon Speichern und via Pfeil-Icon abschließen. |
Fenster Auszahlung erfassen/buchen im Überblick
Man kann auf zwei Weisen eine Auszahlung buchen. Entweder wählt man direkt den Prozessschritt Auszahlung buchen oder man geht z.B. nach dem Vier-Augen-Prinzip.
In diesem Fall erfasst man zunächst eine Auszahlung und bucht sie anschließend. Die Eingabemaske ist in beiden Fällen identisch. Hat man zunächst die Auszahlung erfasst und bucht sie dann,
so kommt lediglich nochmal ein nicht bearbeitbares Fenster über die Bezahlungsinformationen.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Je nach dem, welche Art von Zahlungsempfänger in der Förderung hinterlegt ist, wird ein Zahlungsempfänger eingetragen oder man muss hier einen auswählen. |
| 2 | Die Bankverbindung des Zahlungsempfängers sofern eine vorhanden ist. |
| 3 | Hierüber kann man eine Bankverbindung erstellen. Nach der Neuanlage wird dann die Bankverbindung autoamtisch in den Zahlungsempfänger übernommen. |
| 4 | Hier wird der genehmigte Betrag angezeigt. |
| 5 | Hier wird der bislang ausgezahlte Betrag angezeigt. |
| 6 | Hier wird der offene Betrag angezeigt. |
| 7 | Hier trägt man den Auszahlungsbetrag ein. |
| 8 | Hierüber gibt man das Auszahlungsdatum ein. Das Tagesdatum wird automatisch eingetragen kann aber mit dem Bearbeitungsbutton angepasst werden. |
| 9 | Hier befindet sich der gegenwärtige Statusbericht zur Auszahlungsbuchung. Hat man mindestens alle Pflichtfelder ausgefüllt, so wird hier "Bereit." stehen. In allen anderen Fällen wird man darauf hingewiesen, welche Felder man noch ausfüllen soll. |
Einrichten eines Belegs
Für jeden Prozessschritt kann ein eigener Beleg hinterlegt werden. Unterschiedliche Belege kann man auch für jede Stiftung anlegen.
Um einen Beleg benutzen oder einsehen zu können, muss man eine Belegvorlage erstellen.
Verschicken eines Belegs per E-Mail
Wenn sich der Beleg aus einem Prozessschritt öffnet, dann können Änderungen vorgenommen werden (wenn notwendig) und diese kann direkt über Datei
per E-Mail verschickt werden. Dabei wird der bearbeitete Beleg als PDF abgespeichert und als Anhang direkt an die Aktivität angehängt.
Diese PDF ist dann nur an der Aktivität sichtbar.
