Förderprojekte

Handbuch zum Software-Modul

Förderprojekte

base4IT GmbH

Carl-von-Linde-Str. 10a

85716 Unterschleißheim

Telefon 089 809093-0

Fax 089 809093-79

www.stiftungssoftware.info

Inhaltsverzeichnis

1.     Navigationsmenü

2.     Förderprojekt-Desktop

3.     Förderprojekt anlegen und bearbeiten

a.     Förderprojekt anlegen

b.    Zahlungsempfänger

c.     Begünstigter

d.    Förderprojekt bearbeiten

4.     Übersicht aller Förderprojekte

5.     Förderprojekt Positionen (Förderbeträge)

a.     Positionen anlegen

b.    Positionen bearbeiten

c.     Positionen einfügen, verschieben, löschen

6.     Förderprojekt Workflow

7.     Rücklagenspiegel

8.     Projektaktivitäten

9.     Weitere Daten für Förderprojekte

a.     Zum Antragsteller verzweigen

b.    Projektbeteiligte

c.     Dokumente hinzufügen

d.    Belege

e.     Sitzungen

f.     Auswertung

g.     Verwendungsnachweis

h.    Begünstigte

10.   Anbindung Onlineantrag

11.   Übersicht Zusatzmodule

1. Navigationsmenü

Voraussetzung: Sie haben die Software gestartet und sich mit dem Benutzernamen sowie das optionale Passwort angemeldet. Weitere Informationen zum Start und Login der Software finden Sie im Handbuch „Kontaktmanagement“.

Mit einem Klick auf „Förderungen“ im Navigationsmenü öffnen sich weitere Menüpunkte mit allen lizenzierten Menüpunkten für das Modul Förderungen.

Durch einen Klick auf den von Ihnen gewünschten Menüpunkt öffnet sich ein separater Karteireiter.

1. Förderprojekte

Hier haben Sie die Möglichkeit ein Förderprojekt neu anzulegen. Hier finden Sein außerdem in Form einer Liste alle vorhandenen Förderprojekte, sobald Sie diese angelegt haben. Weitere Informationen zum Erfassen eines Förderprojektes finden Sie in Kapitel „Förderprojekt anlegen, suchen und bearbeiten“.

1. Förderleistungen

Im Bereich „Förderleistungen“ können Sie Ihre Förderleistungen definieren.

1. Rücklagenspiegel

Im Menüpunkt „Rücklagenspiegel“ werden Ihnen Förderprojekte mit deren Kennzahlen angezeigt für ein bestimmtes Jahr angezeigt. Hier haben Sie eine aktuelle Übersicht des Anfangsbestands, Zuführungen, Auflösungen, Zahlungen, nicht beanspruchte Mittel und den Endbestand. Weitere Informationen zum Rücklagenspeigel finden Sie im Kapitel „Rücklagenspiegel“.

1. Förderprojekt-Desktop

Der Förderprojekt-Desktop ähnelt dem Prinzip der Personen-, Organisationen- und Haushalt-Desktops.

Nachdem Sie ein Förderprojekt angelegt und mit Förderangaben, Positionen und Aktivitäten ergänzt haben, wird Ihr Förderprojekt-Desktop der Abbildung unten ähneln.

Erläuterung des Prinzips

• Übersichtliche Darstellung aller Angaben zum Förderprojekt
• Alles auf einen Blick (Übersicht Förderangaben, Projektaktivitäten und Förderpositionen)
• Keine unnötigen Angaben
•  

Direkte Verzweigung zu anderen Daten

Direkte Verfügbarkeit aller zum Projekt gehörenden Daten:

• Förderangaben bearbeiten
• Antragsteller
• Projektbeteiligte
• Dokumente
• Belege
• Sitzung
• Auswertung
• Verwendungsnachweis

1. Förderprojekt anlegen und bearbeiten

1. Förderprojekt anlegen

1. Im Navigationsmenü „Förderprojekte“ finden Sie die entsprechenden Menüpunkte. Betätigen Sie den Menüpunkt „Förderprojekt“. Es öffnet sich eine Übersichtsliste, dort werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegte Förderprojekte anzeigen.
2. Um nun ein neues Förderprojekt anzulegen, betätigen Sie den Button „Neuanlage“ im unteren rechten Bereich. Es erscheint ein Fenster indem Sie nun alle Angaben zum Förderprojekt erfassen können.  Ein Förderprojekt muss im einfachsten Fall ein Antragsteller eine Projektbezeichnung sowie die Angabe eines Zahlungsempfängers enthalten. Alle weiteren Angaben zum Förderprojekt sind optional und können auch jederzeit später ergänzt werden:

• Antragsteller: Tragen Sie einen Begriff (Nachname/Organisationsname) ein und betätigen Sie den Button „Suchen“         oder alternativ die Taste „Enter“. Es erscheint ein Fenster indem Sie nun den Kontakt auswählen können. Sollten die Ergebnisse nicht zutreffen können Sie mithilfe des Buttons „Neuanlage“ (rechts oben) einen neuen Kontakt anlegen. Weitere Informationen zum Anlegen eines Kontaktes finden Sie im Handbuch „Kontaktmanagement“.
• Zahlungsempfänger: Hier wählen Sie zwischen den Antragsteller, Abweichend oder mehrere aus. Weitere Informationen finden Sie unterhalb im Kapitel „Zahlungsempfänger“.
• Begünstigter: Hier wählen Sie zwischen Antragsteller, Abweichend oder mehrere aus. Weitere Informationen finden Sie unterhalb im Kapitel „Begünstigter“.
• Projektbezeichnung
• Antragsdatum
• Gesamtkosten (optional)
• Anfragebetrag
• Aktenzeichen (optional)
• Bemerkung (optional)
• Beschreibung (optional)

1. Im nächsten Schritt, werden Ihnen die Zusatzfelder angezeigt sofern Sie angelegt sind. Auch hier gelangen Sie mit dem Button „Weiter“                       zum nächsten Schritt. Diese Angaben sind optional und können später erfasst werden. Sollten keine Zusatzfelder vorhanden sein wird Ihnen dieser Schritt nicht angezeigt.
2. Im nächsten Schritt können Sie Förderangaben erfassen und diese wieder mit dem Button „Weiter“ Bestätigen.
3. Im letzten Schritt wird Ihnen noch eine abschließende Übersicht Ihres Förderprojektes angezeigt. Um nun die Erfassung abzuschließen Bestätigen Sie den Button „Fertigstellen“. Falls Sie eine Angabe ändern möchten, können Sie zu dieser Mithilfe des Buttons „Zurück“ gelangen und diese ändern.
4. Abschließend wird das Förderprojekt mit den erfassten Angaben im Förderprojekt-Desktops übersichtlich dargestellt und steht für die weitere Prozessverarbeitung bereit.

1. Zahlungsempfänger

Es wird zwischen 3 Arten des Zahlungsempfängers unterschieden:                                              

• Zahlungsempfänger Antragsteller
  • Antragsteller und Zahlungsempfänger sind gleich. Bei weiteren Auszahlungen des Betrages wird immer der Antragsteller als Zahlungsempfänger automatisch ausgewählt.

• Zahlungsempfänger abweichend
  • Antragsteller und Zahlungsempfänger sind abweichend. Ein Kontakt stellt für einen anderen Kontakt einen Förderantrag. Wenn dies Ausgewählt wird, erscheint ein Feld indem Sie nach einem Kontakt suchen können.

• Zahlungsempfänger mehrere
  • Zu einem Antragsteller kann es mehrere Zahlungsempfänger geben.
    Für jede Auszahlung wird der Zahlungsempfänger jeweils abgefragt.

1. Begünstigter

Es kann zwischen 3 Arten des Begünstigten unterschieden werden (Angabe ist Optional):

• Begünstigter Antragsteller
  • Antragsteller und Begünstigter sind gleich.

• Begünstigter abweichend
  • Antragsteller und Begünstigter sind abweichend. Ein Kontakt stellt für einen anderen Kontakt einen Förderantrag. Wenn dies Ausgewählt wird, erscheint ein Feld indem Sie nach einem Kontakt suchen können.

• Begünstigter mehrere
  • Zu einem Antragsteller kann es mehrere Begünstigte geben.
    Die Auszahlungen werden im Projektdesktop auf mehrere Begünstigte verteilt.

1. Förderprojekt bearbeiten

Je nachdem im welchem Status sich das Förderprojekt befindet gibt es die Möglichkeit, Förderprojekte zu bearbeiten.

1. Hierzu rufen Sie das Förderprojekt mit einem Doppelklick aus der Förderprojektliste auf.
2. Um diesen nun zu bearbeiten Betätigen Sie den Button „Bearbeiten“.         
3. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske. In diesem Fenster haben Sie je nach Status des Förderprojektes die Möglichkeit, das Projekt zu bearbeiten, Daten zu ergänzen oder sonstige Änderungen vorzunehmen.
4. Zur Bestätigung speichern Sie Ihre Änderung mit dem Button „Speichern“.
5. Das Förderprojekt wird im Förderprojekt-Desktop übersichtlich dargestellt.

1. Übersicht aller Förderprojekte

In der Liste aller Kontakte befinden sich alle von Ihnen angelegten oder importierten Förderprojekte. In dieser Übersichtsliste haben Sie nun folgende Möglichkeiten:

1. Filtern

Links oben befindet sich ein Aufklappbutton indem Sie verschiedene Filtermöglichkeiten zur Auswahl haben. Mit einem Klick wird diese ausgewählt und die Liste aktualisiert sich. Bei den Filtern handelt es sich immer um die Stati des Förderprojektes.

1. In Spalte suchen

In der leicht gelb hinterlegten ersten Zeile der Liste können Suchbegriffe eingegeben werden. Es kann auch gleichzeitig in mehrere Spalten gesucht werden.

1. Tragen Sie ihren Suchbegriff (in der entsprechenden Spalte ein und mit der ENTER-Taste zu bestätigen (oder durch Anklicken des Buttons „Filter anwenden“          ).
2. Es werden Ihnen alle Übereinstimmungen mit Ihrem zuvor eingegebenen Suchbegriff angezeigt.

1. Spalte sortieren

1. Platzieren Sie Ihre Maus auf die Überschrift einer Spalte.
2. Mit einem Klick können Sie die Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren.

1. Auswertung erstellen

Mit Hilfe des Auswertens Buttons, ist es beispielsweise möglich eine komplette Förderprojektliste, als Excel Liste zu exportieren.

1. Öffnen Sie die zu exportierende Liste. Betätigen Sie den Button „Auswerten“.
2. Es öffnet sich der Datei-Explorer in welchem Sie einen Namen der zu exportierenden Datei erfassen und einen Speicherort auswählen.
3. Die Excel-Datei öffnet sich.

1. Förderprojekt Positionen (Förderbeträge)

Das System ermöglicht eine genaue Auflistung verschiedener Förderbeträge. Die Beträge werden in verschiedenen Positionen wiedergespiegelt und erlauben somit eine genaue Übersicht der einzelnen Förderbeträge mit deren aktuellen Projektstatus.

1. Positionen anlegen

1. Wählen Sie das gewünscht Förderprojekt aus. Im Förderprojekt-Desktop finden Sie im unteren Bereich die „Positionen“.
2. Mit einem Rechtsklick in dem Bereich Position können Sie nun mit einem Klick auf das Feld „Position anfügen“ beliebig viele Positionen erstellen.
3. Es öffnet sich ein neues Fenster „Neue Position“. Hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Informationen anzugeben. Unter anderem auch:

• Stiftung (falls Sie das Modul Stiftung erworben haben)
• Förderleistung
• Beschreibung
• Förderbetrag
• Termin
• Stiftungszwecke AO
• Kommentar
• Weitere Kostenträger (bspw. Region, Filiale etc.)

1. Mit dem Button „Speichern“ bestätigen und speichern Sie Ihre Angaben.
2. Die Erzeugte Position erscheint in dem Förderprojekt-Desktop.

1. Positionen bearbeiten

Hinweis: Position kann nur im Status „Förderprojekt erfasst“ bearbeitet bzw. gelöscht werden.

Mit einem Doppelklick auf die von Ihnen gewünschte Positionen öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Hier können Sie nun die Angaben zur Positionen ändern. Mit dem Button „Speicher“ speichern Sie Ihre Änderungen und mit dem Button „

1. Positionen einfügen, verschieben, löschen

Es gibt die Möglichkeit, jede Position zu bearbeiten, verschieben und löschen.

1. Positionieren Sie Ihre Maus auf die gewünschte Position und mit einem Rechtsklick können Sie diese Position bearbeiten. Die Zeile bekommt eine blaue Farbe und es öffnen sich weitere Möglichkeiten.
2. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Position einzufügen, Position verschieben und eine Position zu löschen.

1. Förderprojekt Workflow

Der Genehmigungsprozess ist für die Bearbeitung von Förderprojekten bereits vordefiniert und kann sofort verwendet werden. Der Workflow des Förderprojektes kann individuell angepasst werden. Nach abschließen eines Prozesses werden auch die zugehörigen Belege erstellt und das System archiviert diese vollautomatisch. Verzweigen Sie bitte in das Kapitel „Weitere Daten zum Förderprojekt“ für zusätzliche Informationen zum Thema Belege.

Prozessschritte

1. Positionieren Sie Ihre Maus auf die gewünschte Position und mit einem Rechtsklick können Sie diese Position bearbeiten. Die Zeile bekommt eine blaue Farbe und es öffnen sich weitere Möglichkeiten.
2. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Position einzufügen, Position verschieben und eine Position zu löschen.

Alternativ:

1. Positionieren Sie Ihre Maus auf die gewünschte Position. Mit einem Klick, wählen Sie die Position aus und die markierte Zeile bekommt eine blaue Farbe.
2. Um einen Förderprojekt Workflow zu starten, wählen Sie unter dem Aufklappbutton „Prozessschritte“ (mittig unten) den jeweiligen Schritt aus.

Der dargestellte Projektworkflow ist als beispielhafter Ablauf zu verstehen und kann individuell angepasst werden. Das betrifft einerseits den Workflow als auch die Erzeugung von Belegen für die externe als auch interne Verwendung.

1. Rücklagenspiegel

Der Rücklagenspiegel ist ein speziell angefertigter Report der Ihnen pro Jahr und pro Förderprojekt die Kennzahlen wiederspeigelt. Je nachdem welche Mittel ausgezahlt worden sind werden diese Kennzahlen in dem Report angezeigt. Um den Report zu öffnen gehen Sie wie folgt vor:

1. 
   
   1. Im Navigationsmenü finden Sie die entsprechenden Menüpunkte. Betätigen Sie den Menüpunkt „Rücklagenspiegel“.
   2. Es öffnet sich ein Karteireiter und ein weiteres Fenster, indem Sie das Jahr eintragen und mit dem Button „OK“ bestätigen.
   3. Der Karteireiter aktualisiert sich.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit das Jahr zu wechseln. Innerhalb des Karteireiters befindet sich der Button „Auswertung ausführen“        (links oben) mit einem Klick öffnet sich das Fenster indem Sie das Jahr eintragen und anschließen mit dem Button „OK“ bestätigen.

1. 
   
   1.  
2. Projektaktivitäten

1. Aus dem Förderprojekt-Desktop können unmittelbar Aktivität zu dem Förderprojekt erzeugt werden. Dazu öffnen Sie das entsprechende Förderprojekt mit einem Doppelklick und betätigen anschließend im rechten oberen Bereich Projektaktivitäten das Symbol „Neuanlage Aktivitäten“.
2. Nun können Sie die gewünschte Aktivität auswählen.

• Anruf
• Aufgabe
• Brief
• E-Mail
• Notiz
• Termin

Der einzige Unterschied zwischen einer Aktivität, erzeugt aus einem Kontakt und einer Aktivität, erzeugt aus einem Förderprojekt liegt darin, dass bei einem Förderprojekt die Angabe des Förderprojektes mit in die Aktivität integriert wird. Somit ist die Aktivität bezogen auf ein bestimmtes Förderprojekt. Die gleiche Aktivität ist anschließend auch im jeweiligen Kontakt-Desktop des Moduls Kontaktmanagement ersichtlich.

Bitte verzweigen Sie in das Handbuch „Kontaktmanagement“ für weitere Informationen zum Thema Aktivitäten.

1.   Weitere Daten für Förderprojekte

1. Zum Antragsteller verzweigen

1. Öffnen Sie Ihr Förderprojekt aus der Übersichtsliste aller Förderprojekte. In Ihrem Förderprojekt-Desktop unter Förderausgaben finden Sie verschiedene Buttons. Mit einem Klick wählen Sie denn Button „Antragsteller“           aus.
2. Sie werden nun zum Antragsteller verzweigt. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter mit dem Personen-/Organisations-Desktop.

1. Projektbeteiligte

1.  Öffnen Sie Ihr Förderprojekt aus der Übersichtsliste aller Förderprojekte. Mit einem Klick wählen Sie den Button „Projektbeteiligte“ aus.
2. Es öffnet sich ein neues Fenster „Projektbeteiligte“. Hier finden Sie alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Beteiligte. Um einen neuen Beteiligten hinzuzufügen tragen Sie in die Zeile Projektbeteiligte hinzufügen einen Namen ein und drücken Sie die Taste „Enter“ oder Button „Suchen“. Jetzt öffnet sich das Fenster mit allen gefundenen Kontakten.
3. Wählen Sie einen Kontakt aus und betätigen Sie den Button „OK“.
4. Jetzt haben Sie noch die Möglichkeit eine Funktion für den Projektbeteiligten anzugeben. In die Spalte „Funktion“ können Sie einen Begriff eintragen sofern dieser noch nicht vorhanden ist. Später kann dieser mithilfe des Aufklappbuttons ausgewählt werden. (Mit dem Button „Bearbeiten“ links unten können die Funktion bearbeitet werden).
5. Um den Vorgang zu speichern und abzuschließen tätigen Sie den Button „Exit“ rechts unten.
6. Der Button „Projektbeteiligte“            bekommt nun einen blauen Hintergrund.

1. Dokumente hinzufügen

Damit wirklich alle Informationen zu einem Förderprojekt an einer zentralen Stelle zur Verfügung stehen, rundet die Funktion Dokumente die Lösung ab.

Die Suche eines bestimmten Dokuments ist mit einer speziellen Suchfunktion und einer Sortierfunktion sehr anwenderfreundlich gelöst. Über eine Verschlagwortung kann kein Sachverhalt mehr verloren gehen.

Die Dokumentenverwaltung unterstützt alle dem Betriebssystem bekannten Dateitypen wie z.B. PDF, JPEG, GIF, XLS oder XLSX, DOC und viele weiteren.

Bitte beachten Sie, dass die Dokumente lediglich verschoben werden und nicht kopiert werden. Das System generiert hierfür automatisch einen Ablagepfad.

1. In Ihrem Förderprojekt-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
2. Es erscheint nun ein Fenster in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen oder weitere Dokumente hinzufügen können.
3. Um ein Dokument einem Kontakt hinzufügen gibt es zwei Möglichkeiten:
   1. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich Datei hier fallen lassen.
   2. oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
4. Die Dokumente von dem Förderprojekt können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügte Dokumente.
5. Mit dem Button „OK“ schließen Sie das Fenster.
6. Der Button „Dokumente“ bekommt nun einen blauen Hintergrund.

1. Belege

Mit dem eingebauten Report Generator werden bei allen wesentlichen Prozessschritten Belege vollautomatisch generiert und als PDF-Datei abgelegt. Selbstverständlich hat jedes Dokument dabei eine eindeutige Belegnummer, einen Status und neben weiteren Angaben das Erstellungsdatum.

Belege können dabei allen internen wie externen Anforderungen entsprechen, denn über den integrierten Report Generator haben Sie den vollen Zugriff auf das Design (mit/ohne Briefpapier) und den Inhalt der Belege.

Über den Button „Belege“         im Förderprojekt-Desktop verzweigt man direkt auf alle zugehörigen Belege und kann diese dann nach beliebigen Kriterien sortieren, um schnell den richtigen Beleg wiederzufinden.

1. Sitzungen

Diese Funktion ist nur im Förderprojekt-Desktop verfügbar.

Bei der Bewilligung eines Förderprojekts kann das Gremium und das Bewilligungsdatum mit angegeben werden. Damit kann ein Förderprojekt direkt mit einem Gremium verbunden werden. Dies kann allerdings nur aus einem Gremium heraus verbunden werden. Mit einem Klick auf den Button „Sitzungen“          erscheint ein Fenster indem alle Sitzungen angezeigt werden indem das Förderprojekt vorhanden ist.

Für weitere Informationen zum Modul Gremien & Sitzungen, sprechen Sie Ihren Berater an.

1. Auswertung

Hier werden Ihnen alle Kennzeichen des Förderprojektes nachdem das Förderprojekt den Status „Bewilligt“ hat angezeigt. Mit einem Klick auf den Button „Auswertung“         erscheint ein Fenster

Indem Sie die Kennzahlen des Förderprojektes angezeigt bekommen. Mithilfe des Buttons „Drucken“ rechts unten werden die Daten in einem Art PDF angezeigt und kann gedruckt werden.

1. Verwendungsnachweis

Jedem Förderprojekt können Informationen zum Verwendungsnachweiß angegeben werden. Hier gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihr Projekt aus der Projektübersichtsliste. In Ihrem Projekt-Desktop unter Förderangaben finden Sie verschiedene Buttons. Mit einem Klick wählen Sie denn Button „Verwendungsnachweis“           aus.
2. Hier haben Sie nun die Möglichkeit folgende Angaben zu tätigen:

• Vorlagetermin
• Gemahnt am
• Eingegangen am
• Geprüft am
• Geprüft von (hier können Sie von all Ihren Mitarbeiter auswählen)
• Externer Prüfer (hier können Sie mithilfe des Buttons „Suchen“ einen beliebigen Kontakt auswählen)

1. Mit dem Button „Speichern“ können Sie Ihre Angaben speichern und das Fenster schließt sich anschließen automatisch. Der Button „Verwendungsnachweis“ bekommt nun einen blauen Hintergrund.

Mit dem Button „Löschen“          (rechts unten) können alle Angaben zurückgesetzt werden.

1. Begünstigte

1.   Anbindung Onlineantrag

Ab einer bestimmten Anzahl von eingehenden Förderprojekten lohnt sich der Import von Onlineanträgen. Dieses Zusätzliche Modul bietet Ihnen die Daten von dem Onlineantrag zum Sammeln und via den b4 Import ins System zu importieren. Danach können die Daten der Förderprojekte bearbeitet werden.

Ein Beispiel eines Onlinenantrages finden Sie unter: https://stiftungsantrag.de/test/

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Berater.

1. Übersicht Zusatzmodule

Die Software für das Kontaktmanagement ist die Basis für gemeinnützige Organisationen zur Verwaltung aller Kontaktdaten. Auf Basis des Kontaktmanagements sind weitere Module für die Stiftungsarbeit und Geschäftsvorfälle verfügbar. Die Software kann somit jederzeit im laufenden Betrieb erweitert werden.

Übersicht der derzeit verfügbaren Software-Module: