050.1 Förderungen
Version 81.1 von Marco Bauer am 2024/02/15 15:39
Der Menüpunkt Förderungen im Überblick:
Voraussetzungen für Förderungen
Damit Förderungen erstellt werden und wirksam werden können, bedarf es folgender Voraussetzungen:
- Förderleistung
- Belegvorlagen
- Arbeitsablauf (gegebenenfalls Anpassung von Berater)
Desktop von Förderungen im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier befinden sich die Menüpunkte, die man bezüglich der Förderangaben machen kann. |
| 2 | Hier befindet sich eine Auflistung aller Details der jeweiligen Förderung, z.B. über der Name des Sachbearbeiters, des Antragstellers, genehmigte Beträge und vieles mehr. |
| 3 | Alle Aktivitäten, die mit der Förderung in Verbindung stehen, werden hier gelistet. Mit dem + Icon lassen sich auch neue Aktivitäten zur Förderung erstellen. |
| 4 | Alle Positionen, die mit den Förderungen in Verbindung stehen, befinden sich hier. |
| 5 | Möchte man im Arbeitsarbeitsablauf weiter vorrücken, so gelingt dies über diese Dropdown-Leiste, in dem man hier weitere Prozessschritte ausführt. |
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Neuanlage und Bearbeitung einer Förderung
Förderung anlegen
- Auf Modul Förderungen im Navigationsmenü klicken
- Menüpunkt Förderungen auswählen
- Auf das + Icon unten rechts der Seite mit den aufgelisteten Förderungen klicken
- Die Erstellungsmaske einer Förderung wird geöffnet.
Förderung aus Kontakt-Desktop anlegen
- In Navigationsmenü auf Modul Kontaktmanagement klicken
- Auf Menüpunkt Kontakte klicken
- Auf gewünschten Kontakt doppelklicken
- Auf Reiter Förderungen in der unteren Bildschirmhälfte klicken
- Auf + Icon klicken
- Pflichtfeld Projektbezeichnung ausfüllen
- Weitere Eingaben zur Förderung machen
- Auf Disketten-Icon Speichern klicken
- Eine neue Förderung wird angelegt und es wird zum Desktop-Menü der Förderung gewechselt.
Förderung im Detail
| Nummer | Beschreibung |
| 1 | Unter diesen Reiter wechselt man zu den Angaben einer Förderung bei der Neuanlage. |
| 2 | Hier kann man zur Rubrik der Zusatzfelder wechseln. |
| 3 | Hier kann man den Antragsteller auswählen. |
| 4 | Hier legt kann man den Zahlungsempfänger und Begünstigten auswählen. Wird nur angezeigt, wenn man eine Förderung neu anlegt. |
| 5 | Hier füllt man das Pflichtfeld Projektbezeichnung aus. |
| 6 | Hier füllt man das Textfeld Kurzbeschreibung aus. |
| 7 | Hier legt man optional die zeitlichen Eckpunkte fest, unter anderem Beginn und Ende. |
| 8 | Hier gibt man die Gesamtkosten der Förderung an. Außerdem kann man hier auch den Eigenanteil mit ein geben. Neben dem angegebenen Betrag wird der Eigenanteil auch prozentual angezeigt. |
| 9 | Hier kann man hier auch den Anfragebetrag angeben. |
| 10 | Ein Aktenzeichen, welches bei vorhandener FiBU-Buchung in den OP Text übernimmt. |
| 11 | Hier bestimmt man den Sachbearbeiter. Hier wird der Kontakt eingetragen, von dem aus man gerade im System arbeitet. |
| 12 | Hier legt man die Förderleistung fest und kann die Bezeichnung unterhalb anpassen. |
| 13 | Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man an dieser Stelle auch eine Stiftung auswählen, die man der Förderung zuordnen möchte. |
| 14 | Hier wählt man die Kostenträger aus, die für die Förderung gelten sollen. |
| 15 | Über die Einstellungen kann man einstellen, welche Eingabefelder ein- oder ausgeblendet werden sollen. Setzt man ein Häkchen, wird das jeweilige Eingabefeld eingeblendet. Möchte man Eingabefelder ausblenden, dann entfernt man das Häkchen. |
| 16 | Das Ausrufezeichen-Icon wird nur bei einer Neuanlage angezeigt. Es erläutert, was ein Zahlungsempfänger oder wer ein Begünstigter ist. Zudem zeigt es auf, welche Auswahlmöglichkeiten es gibt. |
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Zahlungsempfänger
Es wird zwischen 3 Arten von Zahlungsempfängern unterschieden:
| Art | Beschreibung |
|---|---|
| Antragsteller | Antragsteller und Zahlungsempfänger sind gleich. Wenn weitere Auszahlungen des Betrags erfolgen, dann wird der Antragsteller als Zahlungsempfänger automatisch ausgewählt. |
| Abweichend | Antragsteller und Zahlungsempfänger sind abweichend. Ein Kontakt stellt also für einen anderen Kontakt einen Förderantrag. Wenn dies ausgewählt wird, dann erscheint ein Feld. In diesem Feld kann man nach Kontakten suchen. |
| Mehrere | Einem Antragsteller können mehrere Kontakte zugeordnet werden. Wenn eine Auszahlung erfolgt, dann wird jedes Mal der Zahlungsempfänger abgefragt. |
Begünstigter
Es wird zwischen 3 Arten von Begünstigten unterschieden:
| Art | Beschreibung |
|---|---|
| Antragsteller | Antragsteller und Begünstigter sind gleich. |
| Abweichend | Antragsteller und Begünstigter sind abweichend. Ein Kontakt stellt also für einen anderen Kontakt einen Förderantrag. Wenn dies ausgewählt wird, dann erscheint ein Feld. In diesem Feld kann man nach Kontakten suchen. |
| Mehrere | Einem Antragsteller können mehrere Kontakte zugeordnet werden. Im Projektdesktop werden die Auszahlungen auf mehrere Begünstigte verteilt. |
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Förderung bearbeiten
Eine Förderung kann nur bis zum Status Beendet bearbeitet werden.
Ist eine Förderung in den Status Beendet übergegangen, lässt sich durch das Stift-Icon Bearbeiten nur noch eine Ansicht der Förderung ansehen.
Die bearbeitbaren Felder werden aber grau hinterlegt.
- Auf Modul Förderungen im Navigationsmenü klicken
- Menüpunkt Förderungen auswählen
- Auf eine der aufgelisteten Förderungen doppelklicken
- Das Desktopmenü der entsprechenden Förderung wird geöffnet.
- Auf das Stift-Icon im Desktop, Ziffer 1, klicken (Topic wird ergänzt)
- Die Erstellungsmaske der Förderung wird geöffnet.
- Eingaben ändern/ergänzen
- Auf Disketten-Icon Speichern klicken
- Die Förderung wird der Bearbeitung gemäß aktualisiert.
Die Menüpunkte des Desktops der Förderungen im Überblick
| Icon | Funktion |
|---|---|
 | Hierüber kann man die Förderung bearbeiten. |
 | Hierüber verzweigt man zum Kontakt-Desktop des Antragstellers. |
 | Hierüber kann man sich alle Beteiligte hinzufügen die mit der Förderung zusammen hängen. Man kann in der Übersicht sehen, welcher Kontakt welche Funktion hat. Welche Funktionen Kontakte annehmen können, kann man auch definieren. Wie das geht, erfährt man hier. |
 | Hier kann man alle Dokumente einsehen, die bisher an die aktuelle Förderung angehängt sind. Dokumente können hierbei nicht nur Textdokumente, sondern auch Videos oder Bilder sein. |
 | Alle Belege, die während dieser Förderung durch einen Prozessschritt erstellt wurden, kann man hier einsehen. |
 | Hier kann man sich alle Sitzungen anzeigen lassen, die im Rahmen dieser Förderung bereits abgehalten wurden. Hierbei erfährt man pro Sitzung auch das jeweilige Gremium und die Tagesordnungspunkte, die mit eben dieser Förderung in Verbindung stehen. |
 | Hier kann man sich alle Kennzahlen anzeigen lassen, die mit der Förderung einher gehen. |
 | Hier kann man zur Förderung einen Verwendungsnachweis erstellen. |
 | Über dieses Icon gelangt man zur Übersicht der Begünstigten. |
Beteiligte einer Förderung
Beteiligte zur Förderung hinzufügen
- Im Förderungen-Desktop auf Menüpunkt Beteiligte klicken
- Auf + Icon klicken
- (Anfangs-)Buchstaben des gewünschten Kontaktes in Suchleiste eingeben
- Auf Lupen Icon klicken
- Aus den Suchergebnissen gewünschten Kontakt anklicken
- Auf OK-Button klicken
- Auf Ausführen-Pfeil klicken
- Ein neuer Beteiligter wird hinzugefügt.
Hinzufügen eines Beteiligten zur Förderung im Detail
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier kann man Beteiligte zur Förderung hinzufügen. |
| 2 | Über diese Spalte wählt man aus, welche Funktion der jeweilige beteiligte Kontakt inne hat. Bei dieser Liste handelt es sich um eine selbstpflegende Liste. |
| 3 | Hier kann man in die Liste aller Optionen gehen, die man dann per Drop Down als Funktion für den jeweiligen Kontakt auswählen könnte. |
Kennzahlen einer Förderung im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier werden die Kennzahlen angezeigt. Hierzu zählen unter anderem die Endbestände, Zahlungen sowie Anweisungen. Das Jahr kennzeichnet das Kalenderjahr, um welchen Endbestand welchen Jahres es sich handelte. |
| 2 | Hier ist der jeweilige Betrag vermerkt, der bei der entsprechenden Kennzahl angefallen ist. |
| 3 | Der erste und der letzte Beleg mit dem jeweiligen Datum. Je nach Anzahl der Bestandsveränderungen können einer oder mehrere Belege entstehen. Der erste Beleg stellt hierbei den ersten erstellten Beleg dar, während der letzte Beleg den aktuellsten Beleg widerspiegelt. |
| 4 | Möchte man sich aus der Auflistung der Kennzahlen ein zum Ausdrucken bereites PDF erstellen, klickt man hierzu auf das Drucker-Icon rechts unten. |
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Begünstigte einer Förderung im Überblick
Für jeden Beleg, der durch eine Auszahlung oder Rückforderung entsteht, besteht die Möglichkeit, den Betrag auf einen oder mehrere Begünstigte aufzuteilen.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über das + Icon kann man einen Kontakt als Begünstigten hinzufügen. |
| 2 | Hierüber lässt sich eine Begünstigung kopieren, um diese Bspw. in ein anderes Dokument zu kopieren. Möchte man einen Begünstigten z.B. kopieren, klickt man in das jeweilige Kästchen vor dem Namen des jeweiligen Begünstigten. Anschließend entsteht ein Pfeil, der eben diesen Kontakt auswählt. |
| 3 | Der Name des jeweiligen Begünstigten wird hier gezeigt. |
| 4 | Ein Kommentar zu einem Begünstigten kann hier hinterlegt werden indem man in das Feld klickt und einen Kommentar einträgt. |
| 5 | Ein Kommentar zu einem Beleg kann hier hinterlegt werden indem man in das Feld klickt und einen Kommentar einträgt. |
| 6 | In der letzten Zeile werden jeweils die Summen jeder Spalte dargestellt. |
| 7 | Um eine Auflistung als Excel erstellen, klickt man auf das Excel-Icon. |
Verwendungsnachweis erstellen
- Auf Verwendungsnachweis-Icon klicken
- Eingaben machen
- Disketten-Icon Speichern klicken
- Ein Verwendungsnachweis wird erstellt.
Beleg per E-Mail verschicken
- Beleg in der Spalte Auswahl auswählen
- E-Mail Button links oben klicken
- Der Beleg wird in ein PDF umgewandelt.
- Die Aktivität E-Mail wird geöffnet.
Duplizieren einer Förderung
Mit dem Kopieren-Button kann man Förderungen duplizieren (im Förderung-Desktop rechts unten).
Wenn man den Button anklickt, dann öffnet sich der neue Förderung-Desktop.
Folgende Daten werden dabei kopiert:
- Stiftung (bei AM/BM)
- Antragsteller (Kontakt)
- Zahlungsempfänger
- Bankverbindung
- Projektbezeichnung
- Kurzbeschreibung
- Alle Positionen
- Förderleistung
- Leistungsbezeichnung
- Kostenträger
Prozessschritte ausführen
- Im Navigationsmenü Modul Förderungen auswählen
- Menüpunkt Förderungen auswählen
- In angezeigter Liste an erstellten Ausschüttungen gewünschte Förderung doppelklicken
- Auf die Dropdown
klicken