020.1 Kontaktlisten
Version 31.1 von Marco Bauer am 2024/09/10 16:28
Der Menüpunkt Kontaktlisten im Überblick:
Kontaktlisten im Allgemeinen
Unter einer Kontaktliste versteht man eine Zusammenführung mehrerer Kontakte in eine gemeinsame Liste. Die Kontakte dieser Liste können anschließend gleichzeitig kontaktiert werden. Beispielsweise kann man eine Kontaktliste erstellen und an diese einen Serienbrief oder eine Serien-Email schicken.
Kontaktliste erstellen
- Auf Modul Kampagnen klicken
- Auf Menüpunkt Kontaktlisten im Navigationsmenü klicken
- Auf + Icon unten rechts klicken
- Die Eingabemaske der Neuanlage wird gezeigt.
- Eingaben machen
- Disketten-Icon Speichern klicken
- Die Kontaktliste wird erstellt.
Kontaktliste: Optionen
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über das + Icon kann man die beiden Optionen für die Erstellung einer Kontaktliste ausklappen und 2 Optionen werden verfügbar, auf welche Weisen man Kontakte einer Kontaktliste hinzufügen kann. Zum einen kann man eine Kontaktliste mit Kontaktsuche erstellen. Dies funktioniert über die gewohnte (Teil-)Namenseingabe eines gewünschten Kontakts und der anschließenden Auswahl. Oder man kann eine Kontaktliste mit Kontaktselektor erstellen. Hier startet man die Kontaktauswahl mit Suchkriterien, die man selber definieren und festlegen kann. |
| 2 | Hierüber kann man die Kontaktliste aktualisieren. |
| 3 | Hierüber kann man einen Excel-Export ausführen. Löst man den Excel Import aus, so werden Bezeichnung (z.B. Name, Vorname, Wohnort) und Kontakttyp exportiert. |
| 4 | Hierüber lässt sich eine Kontaktliste kopieren. Beim Kopieren einer Kontaktliste werden die Mitglieder aus der originalen Liste mit übernommen. Einstellungen wie Serienbriefe werden nicht mit kopiert. |
| 5 | Über die Checkboxen kann man bestimmte Kontakte auswählen. Wenn man alle oder keine Kontakte im selben Moment auswählen möchte, dann setzt man in das Kästchen über dem ersten Eintrag der Liste ein Häkchen oder nicht. (Ab Version V24.1SP00) |
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Mitglieder hinzufügen
- Im Desktopmenü von Kontaktlisten gewünschte Kontaktliste auswählen
- Das Kontaktlistenmenü wird geöffnet.
- Auf Register Mitglieder klicken
- Auf + Icon klicken
Kontaktliste via Kontaktsuche
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier kann die ersten paar Buchstaben oder einen ganzen Namen eingeben. Je genauer die Bezeichnung, desto genauer die Suchergebnisse. |
| 2 | Klickt man auf ein graues Kästchen links neben der Liste erscheint ein schwarzer Pfeil. Eben der Kontakt dieser Zeile ist dann ausgewählt. Möchte man mehrere Kontakte auf einmal auswählen, muss man in ein weiteres graues Kästchen ober- oder unterhalb des anderen schwarzen Pfeiles anklicken und ein weiterer schwarzer Pfeil wird gesetzt. Alle Kontakte, die zwischen den beiden schwarzen Pfeilen liegen sowie die Zeilen mit den schwarzen Pfeilen sind dann ausgewählt. |
| 3 | Hier wird der jeweilige Kontakttyp angezeigt. |
| 4 | Möchte man alle selektieren Kontakte übernehmen, gelingt dies über diesen Button. Wie man mehr als einen Kontakt hierbei selektieren kann, wird in Ziffer 2 erklärt. |
| 5 | Möchte man stattdessen einfach alle aufgelisteten Kontakte der Ansicht ohne Einschränkungen übernehmen, geht das über diesen Button. |
| 6 | Hat man sich anders entschieden, kann man die Kontaktsuche auch abbrechen. |
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Kontaktliste via Kontaktselektor
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier ist die Übersicht der Suchkriterien, anhand derer man die Kontakte selektieren kann. |
| 2 | Hierüber fügt man ein weiteres Kriterium hinzu, nach dem man die Kontaktliste filtert und selektiert. |
| 3 | Hierüber entfernt man ein Kriterium, nach dem man die Kontaktliste sonst filtern und selektieren würde. |
| 4 | Hat man geprüft, ob einem all die bestimmten Suchkriterien gefallen, kann man auf Kriterium anwenden klicken und die Kontaktliste wird gemäß der Selektoren gefiltert ausgegeben. |
| 5 | Hier werden dann alle Suchergebnisse nach der Filterung mithilfe der Kontaktselektoren ausgegeben. |
| 6 | Ist man mit den Suchergebnissen einverstanden, kann man die Kontakte übernehmen. |
| 7 | Hat man sich anders entschieden und will den Vorgang abbrechen, geht das über diesen Button. |
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Erstellung von Serien-Dokumenten
Erstellung eines Serien-Briefs
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Mit diesem Reiter gelangt man zum Bereich der Serienbriefe. |
| 2 | Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen des Serienbriefs. |
| 3 | Sofern das Zusatzmodul Stiftung dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen. |
| 4 | Liegt bereits eine Brief-Vorlage vor, muss man eine Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist. |
| 5 | Hier wird der Betreff eingetragen. |
| 6 | Soll der Brief im Anschluss auch als eine Aktivität generiert und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen. |
| 7 | Hier legt man den Zeitpunkt der Wiedervorlage fest. |
| 8 | Hier werden Ausgabeinformationen über das Versenden vermittelt: Wie viele werden insgesamt/zusätzlich versendet, ausgegeben und bei wie vielen Versendungen treten Fehler auf. |
| 9 | Die Einsicht über das Sendeprotokoll erlangt man hier. |
Erstellung einer Serien-E-Mail
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail. |
| 2 | Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail. |
| 3 | Sofern das Zusatzmodul Stiftung dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen. |
| 4 | Liegt bereits eine E-Mail-Vorlage vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist. |
| 5 | Der Absender, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man keine Person ausgewählt, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die gerade den Beschluss erstellt |
| 6 | Hier wird der Betreff eingetragen. |
| 7 | Hier legt man den Zeitpunkt der Wiedervorlage fest. |
| 8 | Soll die E-Mail im Anschluss auch als eine Aktivität generiert und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen. |
| 9 | Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen Anhang an die Serien-E-Mail mit anhängen. |
| 10 | Hier werden Ausgabeinformationen über das Versenden vermittelt: Wie viele werden insgesamt/zusätzlich versendet. |
| 11 | Die Einsicht über das Sendeprotokoll erlangt man hier. |
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Kontaktliste kopieren
- In Navigationsmenü auf Modul Kampagnen klicken
- Auf Menüpunkt Kontaktlisten klicken
- Gewünschte Kontaktliste aus der Übersicht doppelklicken
- Zum Reiter Mitglieder wechseln
- Auf 2-Blatt-Icon Kontaktliste kopieren klicken
- Das Fenster Kontaktliste kopieren wird angezeigt.
- Disketten Icon Speichern klicken
- Die Kontaktliste wird kopiert.
Kontaktliste im Kontakt Desktop
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über das Modul Kontaktmanagement gelangt man zum Menüpunkt Kontakte. Klickt man diesen Menüpunkt an, gelangt man zur Übersicht der bestehenden Kontakte. |
| 2 | Hat man einen der bestehenden Kontakte ausgewählt, gelangt man in den Kontakt Desktop des jeweiligen Kontaktes. Wählt man das Listen-Icon, wird das Extrafenster aus Ziffer 3 gezeigt: Alle Kontaktlisten, in denen der Kontakt enthalten ist. |
| 3 | Hat man das Listen-Icon aus Ziffer 2 angeklickt, werden nun alle Kontaktlisten, in denen der jeweilige Kontakt enthalten ist, in einem Extrafenster angezeigt. |
| 4 | Mit dem +Icon kann man den zuvor ausgewählten Kontakt einer Kontaktliste hinzufügen. Indem man unten bei Kontakte eine Zeile auswählt, wählt man somit den Kontakt aus. Eben dieser Kontakt wird dann der Kontaktliste hinzugefügt. |
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Kontaktliste inaktiv setzen
- Modul Kampagnen im Navigationsmenü auswählen
- Menüpunkt Kontaktliste auswählen
- Gewünschte Kontaktliste aus Liste doppelklicken
- In Menü der gewünschten Kontaktliste zum Reiter Allgemein wechseln
- Auf Dropdownpfeil bei Status klicken
- Option Inaktiv auswählen
- Disketten-Icon Speichern klicken
- Die Kontaktliste wird inaktiv gesetzt.