020.1 Kontaktlisten

Unter einer Kontaktliste versteht man eine Zusammenführung mehrerer Kontakte in eine gemeinsame Liste. Die Kontakte dieser Liste können anschließend gleichzeitig kontaktiert werden. Beispielsweise kann man eine Kontaktliste erstellen und an diese einen Serienbrief oder eine Serien-Email schicken.

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= Kontaktliste erstellen =

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1. Auf Modul **Kampagnen **klicken

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1. Auf Menüpunkt **Kontaktlisten **im Navigationsmenü klicken

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1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Die Eingabemaske der Neuanlage wird gezeigt.

(% start="4" %)

1. Eingaben machen

1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Die Kontaktliste wird erstellt.

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= Kontaktliste: Optionen =

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[[image:Kampagnen_Optionen.png||alt="Kontaktliste_Optionen.png" height="334" style="float:left" width="299"]]

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(% style="margin-left:auto; width:1184px" %)

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|=(% style="width: 84px;" %)Nummer|=(% style="width: 1096px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:84px" %)**1**|(% style="width:1096px" %)(((

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Über das **+ **Icon kann man die beiden Optionen für die Erstellung einer Kontaktliste ausklappen und 2 Optionen werden verfügbar, auf welche Weisen man Kontakte einer Kontaktliste hinzufügen kann.

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Zum einen kann man eine Kontaktliste [[mit Kontaktsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/09%20-%20Modul%20Kampagnen/020.1%20Kontaktlisten/#HKontaktlisteviaKontaktsuche]]** **erstellen. Dies funktioniert über die gewohnte (Teil-)Namenseingabe eines gewünschten Kontakts und der anschließenden Auswahl.

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Oder man kann eine Kontaktliste [[mit Kontaktselektor>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/09%20-%20Modul%20Kampagnen/020.1%20Kontaktlisten/#HKontaktlisteviaKontaktselektor]]** **erstellen. Hier startet man die Kontaktauswahl mit Suchkriterien, die man selber definieren und festlegen kann.

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)))

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|(% style="width:84px" %)**2**|(% style="width:1096px" %)Hierüber kann man die **Kontaktliste aktualisieren**.

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|(% style="width:84px" %)**3**|(% style="width:1096px" %)Hierüber kann man einen **Excel-Export** ausführen. Löst man den Excel Import aus, so werden alle Zeilen und Daten die in der Liste angezeigt werden als Excel exportiert.

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|(% style="width:84px" %)**4**|(% style="width:1096px" %)Hierüber lässt sich eine **Kontaktliste kopieren**. Beim Kopieren einer Kontaktliste werden die Mitglieder aus der originalen Liste mit übernommen. Einstellungen wie Serienbriefe werden nicht mit kopiert.

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|(% style="width:84px" %)**5**|(% style="width:1096px" %)Über die Checkboxen kann man **bestimmte Kontakte auswählen**. Wenn man alle oder keine Kontakte im selben Moment auswählen möchte, dann setzt man in das Kästchen über dem ersten Eintrag der Liste ein Häkchen oder nicht. (Ab Version **V24.1SP00**)

== Mitglieder hinzufügen ==

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1. Im Desktopmenü von **Kontaktlisten **gewünschte Kontaktliste auswählen

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Das Kontaktlistenmenü wird geöffnet.

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(% start="2" %)

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1. Auf Register **Mitglieder **klicken

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1. Auf **+ **Icon klicken

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71

== Mitglieder hinzufügen via Kontaktsuche ==

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[[image:Kontaktlisten_Mitglied_Kontaktsuche.png||alt="Kontaktsuche_Erklaerung.png" height="381" width="1144"]]

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(% style="width:1144px" %)

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|=(% style="width: 70px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:70px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Hier kann die ersten paar Buchstaben oder einen ganzen Namen eingeben. Je genauer die **Bezeichnung**, desto genauer die Suchergebnisse.

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|(% style="width:70px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)(((

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Klickt man auf ein **Kästchen vor **der jeweiligen **Zeile**, dann wählt man diese Zeile aus. Ein **Häkchen **erscheint daraufhin im Kästchen. Möchte man **mehrere Kontakte **auf einmal auswählen, so kann man in das Kästchen in der Zeile **neben **der Suche **und über **dem Listeintrag klicken. Setzt man hier ein Häkchen, so werden **alle **Kontakte der Liste **aus- oder abgewählt**.

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)))

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|(% style="width:70px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Hier wird der jeweilige **Kontakttyp **angezeigt.

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|(% style="width:70px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Möchte man selektierte **Kontakte übernehmen** möchte, dann gelingt dies über diesen Button. Wie man mehr als einen Kontakt hierbei selektieren kann, wird in Ziffer 2 erklärt.

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|(% style="width:70px" %)**5**|(% style="width:1067px" %)Möchte man stattdessen einfach **alle aufgelisteten Kontakte **der Ansicht** **übernehmen, geht das über diesen Button.

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|(% style="width:70px" %)**6**|(% style="width:1067px" %)Hat man sich anders entschieden, kann man die Kontaktsuche auch **abbrechen**.

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== Mitglieder hinzufügen via Kontaktselektor ==

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[[image:Kontaktselektor_im_Detail.png||height="294" width="1304"]]

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(% style="width:1304px" %)

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|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 1227px;" %)Beschreibung

92

|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:1227px" %)Hier ist die **Übersicht **der **Suchkriterien**, anhand derer man die **Kontakte selektieren **kann.

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|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:1227px" %)(((

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Hierüber **fügt **man ein weiteres **Kriterium hinzu**, nach dem man die Kontakte filtert und selektiert.

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Wenn man auf den Button Kriterium hinzufügen geklickt hat, dann sind einige Schritte zu befolgen:

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1. **Feldname **eingeben: Hier kann man ein Kriterium wählen. Kriterien können alles Mögliche sein, von "Kontakttyp" bis hin zu Modulen.

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Befinde sich ein Pfeil dahinter, ist das Kriterium noch konkreter zu definieren. Man kann hier z.B. "Förderungen" und dann "Anfragebetrag" auswählen.

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1. Als nächstes kann man **Operator **und **Vergleichswert **bestimmen.

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Ein **Operator **ist z.B. "größer als" , "kleiner als" oder "gleich".

102

Der **Vergleichswert **ist ein bestimmter Wert. Das kann ein Wort wie ein Name oder eine Zahl wie z.B. ein Geldbetrag sein

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Z.B. kann man hier "größer gleich" beim Operator und "1000" bei Anfragebetrag auswählen.

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1. Anschließend klickt man auf den Button **Kriterium übernehmen**.

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)))

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|(% style="width:72px" %)**3**|(% style="width:1227px" %)Hierüber **entfernt **man ein Kriterium.

107

|(% style="width:72px" %)**4**|(% style="width:1227px" %)Nachdem die Kriterien hinterlegt hat kann man jetzt die/das **Kriterium anwenden **klicken und die Kontakte werden gemäß der Selektoren gefiltert und bei Suchergebnisse Nr. 5 ausgegeben.

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|(% style="width:72px" %)**5**|(% style="width:1227px" %)Hier werden dann alle **Suchergebnisse **nach der Filterun**g anhand der Kriterien **ausgegeben.

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|(% style="width:72px" %)**6**|(% style="width:1227px" %)Ist man mit den Suchergebnissen einverstanden, kann man die **Kontakte übernehmen**.

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|(% style="width:72px" %)**7**|(% style="width:1227px" %)Hat man sich anders entschieden und will den Vorgang **abbrechen**, geht das über diesen Button.

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= Erstellung von Serienbrief =

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114

Wenn man im Modul **Kampagnen** den Menüpunkt **Kontaktlisten** auswählt, wird man zur Übersicht der vorhandenen Kontaktlisten weitergeleitet. Durch einen Doppelklick auf eine der Listen öffnet sich die Detailansicht der jeweiligen Kontaktliste. In dieser Ansicht kann man dann über den Reiter **Serienbriefe** in den entsprechenden Bereich wechseln. Mit klick auf das **+**Icon klickt kann eine neuer Serienbrief erstellt werden.

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[[image:Serienbrief_Kampagne_V2.png||alt="Kampagne_Serien_Brief.png" height="457" width="1054"]]

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(% style="width:1053px" %)

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|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 976px;" %)Beschreibung

120

|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:976px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zum Bereich der **Serienbriefe**.

121

|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:976px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serienbriefs.

122

|(% style="width:72px" %)**3**|(% style="width:976px" %)Über diesen Reiter gelangt man zur Karteikarte des **Briefs**. Hier kann man den Text der Vorlage nochmal manuell verändern oder wenn keine Vorlage vorhanden ist, hier einen Text erstellen, den der Brief haben soll.

123

|(% style="width:72px" %)**4**|(% style="width:976px" %)Über den Reiter **Vorschau **kann man sich anschauen, wie die gewählte Vorlage mit den Datensätzen der ausgewählten Mitglieder aussehen würde. Mittels Richtung-Icons kann man dabei zwischen den einzelnen Datensätzen wechseln und sich die Vorlage mit jedem möglichen Datensatz ansehen.

124

|(% style="width:72px" %)**5**|(% style="width:976px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.

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|(% style="width:72px" %)**6**|(% style="width:976px" %)(((

126

Liegt bereits eine **Dokumentvorlage (angelegt für Brief)**, dann kann diese ausgewählt werden. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist. Wie man eine Vorlage erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]].

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128

Hat man hingegen keine Vorlage ausgewählt, kann man auch direkt in der Karteikarte Brief schreiben. Wenn man eine Vorlage auswählt und hier die Ausgabe erfolgt, kann man im Anschluss immer noch Anpassungen vornehmen.

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)))

130

|(% style="width:72px" %)**7**|(% style="width:976px" %)Hier wird der **Betreff **eingetragen.

131

|(% style="width:72px" %)**8**|(% style="width:976px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.

132

|(% style="width:72px" %)**9**|(% style="width:976px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.

133

|(% style="width:72px" %)**10**|(% style="width:976px" %)Hier werden **Ausgabeinformationen **nachdem der Serienbrief erstellt worden ist angezeigt.

134

|(% style="width:72px" %)**11**|(% style="width:976px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier nach Erstellung bzw. Druck des Briefes.

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|(% style="width:72px" %)**12**|(% style="width:976px" %)Wenn man das **Drucker**-Icon anklickt, informiert das System darüber, für wie viele Mitglieder ein Serienbrief gedruckt werden kann. Bei inaktiven Mitgliedern ist der Druck des Serienbriefs nicht möglich. Bestätigt man mit dem **OK**-Button, so wählt man im nächsten Fenster den Drucker mit den Druckereinstellungen und bestätigt den Druck mit einem weiteren **OK**-Button.

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= Erstellung von Serien-E-Mail =

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139

Wenn man im Modul **Kampagnen** den Menüpunkt **Kontaktlisten** auswählt, wird man zur Übersicht der vorhandenen Kontaktlisten weitergeleitet. Durch einen Doppelklick auf eine der Listen öffnet sich die Detailansicht der jeweiligen Kontaktliste. In dieser Ansicht kann man dann über den Reiter **Serien-E-Mail** in den entsprechenden Bereich wechseln. Mit klick auf das **+**Icon klickt kann eine neue Serien-E-Mail erstellt werden.

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[[image:Serien-E-Mail_V2.png||alt="Kampagne_Serien-E-Mail.png" height="533" width="1046"]]

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(% style="width:1045px" %)

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|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 964px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:964px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zum Bereich der **Serien-E-Mails**.

146

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:964px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.

147

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:964px" %)Über diesen Reiter gelangt man zur Karteikarte der **E-Mail**. Hier kann man den Text der Vorlage nochmal manuell verändern oder wenn keine Vorlage vorhanden ist, hier einen Text erstellen, den die E-Mail haben soll.

148

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:964px" %)Über den Reiter **Vorschau **kann man sich anschauen, wie die gewählte Vorlage mit den Datensätzen der ausgewählten Mitglieder aussehen würde. Mittels Richtung-Icons kann man dabei zwischen den einzelnen Datensätzen wechseln und sich die Vorlage mit jedem möglichen Datensatz ansehen.

149

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:964px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.

150

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:964px" %)(((

151

Liegt bereits eine **Dokumentvorlage (angelegt für E-Mail)**, dann kann diese ausgewählt werden. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist. Wie man eine Vorlage erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]].

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Hat man hingegen keine Vorlage ausgewählt, kann man auch direkt in der Karteikarte E-Mail schreiben. Wenn man eine Vorlage auswählt und hier die Ausgabe erfolgt, kann man im Anschluss immer noch Anpassungen vornehmen.

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)))

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|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:964px" %)Der **Absender**, von dem aus die E-Mail versendet werden soll.

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|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:964px" %)Hier wird der **Betreff **eingetragen.

157

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:964px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.

158

|(% style="width:77px" %)**10**|(% style="width:964px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.

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|(% style="width:77px" %)**11**|(% style="width:964px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.

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|(% style="width:77px" %)**12**|(% style="width:964px" %)Hier werden **Ausgabeinformationen **nach Versand angezeigt_ Wie viele werden insgesamt/zusätzlich versendet.

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|(% style="width:77px" %)**13**|(% style="width:964px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **nach Versand erlangt man hier.

162

|(% style="width:77px" %)**14**|(% style="width:964px" %)Über dieses Icon **versendet **man schließlich die Serien E-Mail. Sollten z.B. E-Mail-Adressen mehrfach vorkommen oder fehlen, so informiert das System nach einem Klick auf das **Senden**-Icon darüber.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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Sobald eine Serien-E-Mail an eine Kontaktliste **versandt **wurde, sind **im Nachgang keine **Anpassungen an dieser Aktivität mehr möglich.

)))

= Kontaktliste kopieren =

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174

1. In Navigationsmenü auf Modul **Kampagnen **klicken

175

1. Auf Menüpunkt **Kontaktlisten **klicken

176

1. Gewünschte Kontaktliste aus der Übersicht doppelklicken

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1. Zum Reiter **Mitglieder **wechseln

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1. Auf **2-Blatt**-Icon **Kontaktliste kopieren** klicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

181

* Das Fenster **Kontaktliste kopieren **wird angezeigt.

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183

(% start="6" %)

184

1. **Disketten **Icon **Speichern **klicken

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186

(% style="list-style-type:circle" %)

187

* Die Kontaktliste wird kopiert.

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= Kontaktliste im Kontakt Desktop =

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[[image:Kontaktlisten_ueber_KontaktDesktop.png||height="395" style="float:left" width="715"]]

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(% style="margin-left:auto; width:770px" %)

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|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 689px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:689px" %)Über das Modul **Kontaktmanagement **gelangt man zum Menüpunkt **Kontakte**. Klickt man diesen Menüpunkt an, gelangt man zur Übersicht der bestehenden Kontakte.

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|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:689px" %)Hat man einen der bestehenden Kontakte ausgewählt, gelangt man in den **Kontakt Desktop **des jeweiligen Kontaktes. Wählt man das **Listen**-Icon, wird das Extrafenster aus Ziffer **3 **gezeigt: Alle Kontaktlisten, in denen der Kontakt enthalten ist.

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|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:689px" %)Hat man das **Listen**-Icon aus Ziffer **2 **angeklickt, werden nun alle Kontaktlisten, in denen der jeweilige Kontakt enthalten ist, in einem Extrafenster angezeigt.

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|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:689px" %)(((

199

Mit dem +Icon kann man den zuvor ausgewählten Kontakt einer Kontaktliste hinzufügen.

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201

Durch das Auswählen einer Zeile unter „Kontakte“ wird der entsprechende Kontakt markiert und zur Kontaktliste hinzugefügt.

)))