Kampagnen

Handbuch zum Software-Modul

Kampagnen

base4IT GmbH

Carl-von-Linde-Str. 10a

85716 Unterschleißheim

Telefon 089 809093-0

Fax 089 809093-79

www.stiftungssoftware.info

Inhaltsverzeichnis

1.     Navigationsmenü

2.     Einführung

3.     Kontaktliste

a.     Kontaktliste anlegen

b.    Kontaktliste suchen

c.     Kontaktliste inaktiv setzen

4.     Mitglieder

a.     Mitglieder hinzufügen Kontaktsuche

b.    Mitglieder hinzufügen Kontaktselektor

c.     Mitglieder entfernen

5.     Weitere Funktionen Kontaktliste

a.     Kontaktliste im Kontakt-Desktop

b.    Kontaktliste kopieren

6.     Serienbrief erstellen

7.     Serien-E-Mail

8.     Kampagnen

a.     Kampagne anlegen

b.    Kampagne suchen

c.     Kampagne bearbeiten

9.     Kampagnenstufen

a.     Kampagnenstufe anlegen

b.    Serienbrief/Serien-E-Mail/Aktivitäten erzeugen

c.     Kampagnenstufe bearbeiten

d.    Feedbackangaben anlegen

e.     Kampagnenstufe starten

f.     Kampagnenstufe zurücksetzen

g.     Kampagnenstufe auswerten

h.    Kampagnenstufe abschließen

10.   Kampagnen Beispiel Golfturnier

a.     Übersicht

b.    Beschreibung zu Kampagnenstufen

11.   Übersicht Zusatzmodule

1. Navigationsmenü

Voraussetzung: Sie haben die Software gestartet und sich mit dem Ihnen zugeteilten Benutzernamen sowie das optionale Passwort angemeldet. Weitere Informationen zum Start und Login der Software finden Sie im Handbuch „Kontaktmanagement“.

1. Mit einem Klick auf „Kampagnen“ in dem Navigationsmenü (linke Spalte) erscheinen weitere Menüpunkte. Hier finden Sie alle lizenzierten Menüpunkte für das Modul Kampagnen. Das Modul Kampagnen beinhaltet:

• Kontaktlisten
• Kampagnen

1. Mit einem Klick auf die Menüpunkte öffnet sich Ihre Auswahl in einem neuen Karteireiter.

1. Einführung

Kontaktliste

Unter einer Kontaktliste versteht man eine Zusammenführung mehrerer Kontakte in eine gemeinsame Liste.

Die Kontakte dieser Liste können anschließend gleichzeitig kontaktiert werden. Beispielsweise können Sie eine Kontaktliste erstellen und diese einen Serienbrief oder eine Serien-Email schicken.

Kampagne

Erwarten Sie eine Rückmeldung einer Kontaktliste, lohnt es sich zusätzlich zu einer Kontaktliste eine Kampagne zu erstellen. Eine Kampagne ist dann Sinnvoll, wenn nach verschieden Stufen der Kampagne Kontakte hinzukommen oder wegfallen. Des Weiteren können Sie die Kampagnenstufen auswerten.

Ein Beispiel anhand von einem Golfturnier finden Sie am Ende von diesem Handbuch.

1. Kontaktliste

Das Prinzip der Kontaktlisten beruht auf der selektiven Auswahl von bestimmten Daten aus einem Topf. Die Abfrage kann beliebig sein und sich auf alle verfügbaren Daten der b4-Datenbank zu einem Kontakt beziehen.

1. Kontaktliste anlegen

1. Um eine neue Kontaktliste zu erstellen, bestätigen Sie den Programmpunkt „Kontaktlisten“ im linken Bereich Ihres Systems (befindet sich im Navigationsmenü „Kampagnen“).
2. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter mit einer Übersicht über alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits erfassten Kontaktlisten.
3. Im unteren linken Bereich befindet sich der Button „Neuanlage“.
4. Nach Betätigung dieses Buttons erscheint das Fenster „Neuanlage“.
   • Tragen Sie eine Bezeichnung für die Kontaktlisten ein und Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“.
   • Mit dem Button „Kopieren“         können bereits existierende Kontaktlisten kopiert werden.
5. Mithilfe des Button „Speichern“          (rechts unten) speichern Sie die Kontaktliste.

1. Kontaktliste suchen

1. Um eine Kontaktliste zu suchen, bestätigen Sie den Programmpunkt „Kontaktlisten“ im linken Bereich Ihres Systems (befindet sich im Navigationsmenü „Kampagnen“).
2. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter mit einer Übersicht über alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits erfassten Kontaktlisten.
3. Mit einem Doppelklick auf die jeweilige Zeile öffnet sich die Kontaktliste.

1. Kontaktliste inaktiv setzen

Kontaktlisten können nicht mehr gelöscht werden, da abhänge Daten existieren.  Für diesen Fall gibt es die Möglichkeit eine Kontaktliste auf Inaktiv zu setzten. Dies bedeutet die Kontaktliste verschwindet von der Oberfläche des Systems, ist jedoch bei Bedarf noch zu erreichen.

1. Hierzu rufen Sie die Kontaktliste mit einem Doppelklick auf.
2. Im oberen Bereich wechseln Sie zu dem Karteireiter „Optionen“.
3. In der ersten Zeile „Status“ wählen Sie mithilfe des Aufklappbuttons „Inaktiv“ aus.
4. Speichern Sie Ihre Auswahl mit dem Button „Speichern“ (rechts unten).
5. Anschließend wird die Kontaktliste in der Übersichtsliste aller Kontaktlisten als inaktiv angezeigt.

1. Mitglieder

Nachdem eine Kontaktliste angelegt und gespeichert ist, können Sie jetzt Mitglieder zu Ihrer Liste hinzufügen.  Hier gibt es nun verschiedene Möglichkeiten. Sie können Mitglieder über eine Kontaktsuche oder über einen Kontaktselekor hinzufügen.

Kontaktsuche

Mithilfe einer Liste kann hier in verschiedenen Spalten gesucht und entsprechende Mitglieder ausgewählt werden.

Kontaktselektor

Bei einem Kontaktselektor können Sie verschieden Suchkriterien angeben. Mit einem Klick kann sich die Kontaktliste automatisch aktualisieren, sodass auch neu hinzugefügte Kontakte in das System auch automatisch in die Kontaktliste übernommen werden.

1. Mitglieder hinzufügen Kontaktsuche

Nachdem eine Kontaktliste angelegt und gespeichert ist, können Sie jetzt Mitglieder zu Ihrer Liste hinzufügen.

1. Betätigen Sie den entsprechenden Aufklappbutton „Mitglieder der Kontaktliste hinzufügen“                                      im oberen linken Bereich und wählen Sie „mit Kontaktsuche“ aus.
2. Es öffnet sich ein neues Fenster „Neue Mitglieder hinzufügen“. Hier haben Sie die Möglichkeit, Mithilfe der gelb Hinterlegten Zeile nach bestimmten Datensätzen in den einzelnen Spalten zu suchen. Sie haben danach zwei Optionen Ihre Kontakte in die Kontaktliste hinzufügen:
   1. Mit dem Button „Selektierte Kontakte übernehmen“.

Mit der Taste „Strg“ können Sie aus der Liste beliebige Kontakte auswählen und anschließend mit dem Button „Selektierte Kontakte übernehmen“.

1. 
   
   1. Mit dem Button „Kontakte aus aktueller Ansicht übernehmen“.

Hier werden alle Kontakte die in der Liste angezeigt werden in die Kontaktliste übernommen.

1. Nachdem Sie einen der zwei Buttons Betätigt haben, schließt sich das Fenster und die auserwählten Kontakte erscheinen in Ihrer Kontaktliste.

1. Mitglieder hinzufügen Kontaktselektor

Nachdem eine Kontaktliste angelegt und gespeichert ist, können Sie jetzt Mitglieder zu Ihrer Liste hinzufügen.

1. Betätigen Sie den entsprechenden Aufklappbutton „Mitglieder der Kontaktliste hinzufügen“                                      im oberen linken Bereich und wählen Sie „mit Kontaktselektor“ aus.
2. Es öffnet sich ein neues Fenster „Kontaktselektion“. Hier haben Sie die Möglichkeit,  verschiedene Kriterien anzulegen, die später Ihre Kontakte auswertet.
3. Mithilfe des Buttons „Kriterium hinzufügen“ können Sie ein Suchkriterium anlegen. Das Kriterium besteht aus dem entsprechenden Feldnamen sowie den Operator.
4. Nachdem Sie diese ausgewählt haben klicken Sie auf den Button „Kriterium übernehmen“.    Das Kriterium wird nun in die Kontaktselektion übernommen. Es können beliebig viele Kriterien angelegt werden.
5. Als nächstes kann das Kriterium angewendet werden. Klicken Sie hierfür auf den Button „Kriterium anwenden>>“. Jetzt wird anhand des Kriteriums die jeweiligen Kontakte gesucht und bei den Suchergebnissen angezeigt.
6. Sofern Sie mir dem Ergebnis zufrieden sind, können Sie mit dem Button „Kontakte übernehmen“ alle gefundene Kontakte in die Kontaktliste übernehmen.

1. Mitglieder entfernen

1. Öffnen Sie die Kontaktliste indem ein oder mehrere Mitglieder entfernt werden sollen.
2. Um ein oder mehrere Mitglieder zu entfernen wählen Sie Ihr Mitglied mit einem Klick in der Kontaktliste aus.
3. Anschließen können Sie Mithilfe des Buttons „Ausgewählte Mitglieder entfernen“                                   Ihre zuvor auserwählten Kontakt löschen.
4. Speichern Sie Ihre Änderung mit dem Button „Speichern“ rechts unten.

1. Weitere Funktionen Kontaktliste

1. Kontaktliste im Kontakt-Desktop

Im Personen-, Organisations-, oder Haushalts-Desktops signalisiert Ihnen der Button „Kontaktlisten“,          ob sich der Kontakt in einer Kontaktliste befindet. Der Button Kontaktlisten färbt sich blau sobald ein Kontakt in der Kontaktliste vorhanden ist.

1. Mit einem Klick auf den Button „Kontaktliste“ gelangen Sie in ein weiteres Fenster, das sämtliche Mitgliedschaften des Kontaktes in Kontaktlisten anzeigt.
2. Es werden Ihnen alle aktuellen (aktiven) Kontaktlisten angezeigt. Falls Sie auch inaktive Kontaktlisten angezeigt haben möchten können Sie sich diese, Mithilfe des Kontrollkästchen auch inaktive (nicht mehr verwendete) Kontaktlisten anzeigen, anzeigen lassen.

Des Weiteren hab Sie die Möglichkeit aus einem Desktop einen Kontakt zu einer Kontaktliste hinzuzufügen.

1. Beim Betätigen des Buttons „Zu Kontaktliste hinzufügen“                                           öffnet sich ein Fenster in dem Sie mit einem Suchbegriff nach Ihrer angelegten Kontaktliste suchen. Mit der Taste „Enter“ erscheinen alle angelegten Kontaktlisten.
2. Die Kontaktliste wählen Sie mit einem Klick aus und mit dem Button „OK“ Bestätigen Sie Ihre Auswahl.
3. Mit dem Button „Schließen“            schließen Sie das Fenster.

1. Kontaktliste kopieren

1. Um eine Kontaktliste zu kopieren, öffnen Sie die zu kopierende Kontaktliste mit einem Doppelklick.
2. Im unteren rechten Bereich Ihres geöffneten Fensters befindet sich der Button „Kontaktliste kopieren“.
3. Nach Betätigung erscheint ein Fenster in dem Sie folgende Daten abändern:

• Eine Nummer für die neue Kontaktliste
• Einen Namen
• Einen Suchbegriff
• Status (Aktiv/Inaktiv)

1. Nach Ihrer Eingabe Betätigen Sie den Button „Kopieren“. Ihre Liste wird kopiert und befindet sich nun in der Übersichtsliste der Kontaktlisten.
2. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter mit Ihrer kopierten Liste.

1. Serienbrief erstellen

Innerhalb einer Kontaktliste können Sie an alle Mitglieder dieser Liste einen Serienbrief schicken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• 
  
  1. Öffnen Sie mittels Doppelklick eine bereits bestehende oder erstellen Sie mit dem Button Neuanlage eine neue Kontaktliste.
  2. Klicken Sie auf den Button „Serienbrief“.
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster „Serienbrief erstellen“. Hier tragen Sie nun folgenden Daten ein:
• Briefvorlage auswählen: Wählen Sie hier Ihre Briefvorlage mittels Dropdown-Liste aus
• Zielverzeichnis auswählen: Geben Sie hier ein Zielverzeichnis für den Serienbrief an
•  Betreff: Geben Sie einen Betreff des Serienbriefes an

Optional können Sie die Haken-Setzung für „Brief als Aktivitäten an jeden Empfänger koppeln“ aktivieren.

1. 
   
   1. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Button „Ok“.
   2. Das Word-Dokument des Serienbriefes öffnet sich. Hier haben Sie nun die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen. Anschließen ist es wichtig, dass Sie diesen Brief Speichern (bitte kein anderes Zielverzeichnis auswählen).

Haben Sie die Haken-Setzung für „Brief als Aktivitäten an jeden Empfänger koppeln“ aktiviert, dann erscheint in der b4-Software eine Meldung die Sie bitte nach bedarf mit „JA“ betätigen, sodass die Aktivitäten mit Briefen erzeugt werden.

1. Serien-E-Mail

Ebenfalls besteht die Möglichkeit eine Serienemail an die Mitglieder der jeweiligen Kontaktliste zu schicken. Nachfolgend wird der Ablauf beschrieben:

1. Öffnen Sie aus der Übersichtsliste eine bereits bestehende oder erstellen Sie eine neue Kontaktliste.
2. Klicken Sie auf den Button „Serien-E-Mail“.
3. Es öffnet sich ein neues Fenster „Serien-E-Mail erstellen“. Hier tragen Sie nun folgenden Daten ein:

• Absender Name: Tragen Sie Ihren Namen ein.
• Absender E-Mail Adresse: Tragen Sie Ihre E-Mail Adresse hier ein von dem die Serien E-Mails verschickt werden sollen.
• Betreff: Geben Sie einen Betreff der E-Mail an.

Optional können mit dem Button „Datei anfügen“                         noch Dateien an die E-Mail anheften und diese mitschicken.

Des Weiteren können Sie auch variable Bestandteile (Firmennamen oder Briefanrede) in die E-Mail mit einfügen.

1. Mithilfe des Buttons „Speichern“         speichern Sie Ihre erstellte E-Mail, d. h. auch bei schließen des Fensters „Serien-E-Mail erstellen“ bleiben die vorher eingegeben Daten noch erhalten, wenn Sie das Fenster das nächste Mal öffnen.
2. Der Button „Serien-E-Mail ausführen“                                versendet diese E-Mail an alle Kontakte in dieser Liste.
3. Es erscheint ein weiteres Fenster indem Sie die Möglichkeit haben alle erzeugen E-Mails als Aktivität an jeden Empfänger zu koppeln. Hier

1. Kampagnen

1. Kampagne anlegen

1. Um eine neue Kampagne anzulegen, Bestätigen Sie den Menüpunkt „Kampagnen“ im linken Bereich Ihres Systems (befindet sich im Navigationsmenü „Kontaktmanagement“).
2. Es erscheint ein neuer Karteireiter „Kampagnensuche“ mit einer Übersicht über alle bereits erstellten Kampagnen.
3. Betätigen Sie den Button „Neuanlage“ im unteren rechten Bereich.
4. Es erscheint das Fenster „Neuanlage“ indem Sie eine Nummer sowie die Bezeichnung der Kampagne erfassen.
5. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter in dem Sie folgenden Daten zu Ihrer Kampagne eintragen können:

• Eine Kontaktliste Mithilfe eines Drop-Down-Feldes zuordnen (weitere Information zum erstellen einer Kontaktliste finden Sie im Kapitel „Kontaktliste“ oberhalb)
• Einen Kampagnenstatus angeben
• Die Kosten der Kampagne
• Die Dauer von/bis der Kampagne
• Eine Haken-Setzung für eine Schnellkampagne (hier können keine Kampagnenstufen angelegt werden)
• Einen Suchbegriff
• Sowie ein Kommentar erfassen

1. Mit dem Button „Speichern“ (rechten unteren Bereich) Speichern Sie Ihre Eingabe.
2. Der Karteireiter kann nun auch geschlossen werden. Entweder mit dem Button „Exit“ (rechts unten) oder oberhalb in der Karteireiterbeschriftung mit dem Symbol „X“ schließen.

1. Kampagne suchen

1. Um eine bereits Angelegte Kampagnen zu suchen, wählen Sie bitte im Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ aus und mit einem weiteren Klick den Menüpunkt „Kampagne“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter „Kampagnensuche“. Hier werden Ihnen bis zu diesem Zeitpunkt alle angelegten Kampagnen angezeigt.
2. Mithilfe der gelb hinterlegten Zeile haben Sie die Möglichkeit mit einem Begriff in den einzelnen Spalten zu suchen. Des Weiteren können Sie Ihre Spalten mit der Überschriftzeile auf und absteigend sortieren.

1. Kampagne bearbeiten

1. Um eine bereits Angelegte Kampagnen zu bearbeiten, wählen Sie bitte im Navigationsmenü „Kontaktmanagement“  den Menüpunkt „Kampagne“ aus. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter „Kampagnensuche“. Hier werden Ihnen bis zu diesem Zeitpunkt alle angelegten Kampagnen angezeigt.
2. Wählen Sie die Kampagne in der Kampagnensuche mit einem Doppelklick aus. Die ausgewählte Kampagne öffnet sich in einem weiteren Karteireiter.
3. In dem Karteireiter oben haben Sie die Möglichkeit, in die Daten „Allgemein“ mit einem Klick zu gelangen. Unter dem Karteireiter „Stufen“ können Sie Ihre Kampagnenstufen erstellen und bearbeiten (weitere Informationen im Kapitel „Kampagnenstufen“).
4. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, Betätigen Sie den Button „Speichern“.

1. Kampagnenstufen

Unter Kampagnenstufen versteht man die einzelnen Schritte die dazu dienen, schlussendlich die gesamte Aktion somit die gesamte Kampagne durchzuführen. Somit sind Kampagnenstufen logische Teilschritte einer Kampagne.

Bitte beachten Sie, dass keine Kampagnenstufen bei einer Schnellkampagne erstellt werden können.

1. Kampagnenstufe anlegen

1. Um Kampagnenstufen anzulegen, wählen Sie Ihre zu bearbeitende Kampagne aus der Kampagnenliste mit einem Doppelklick aus. Ihre Auswahl öffnet sich in einem separaten Karteireiter.
2. Unterhalb der Überschrift der Kampagne finden Sie einen weiteren Karteireiter „Stufen“. Mit einem Klick öffnet sich dieser Karteireiter. Hier finden Sie eine Übersicht über alle bis zu diesem angelegten Kampagnenstufen.
3. Im unteren linken Bereich befindet sich der Button „Neu Kampagnenstufe“.
4. Nach Betätigung dieses Buttons erscheint das Fenster „Neue Kampagnenstufe für Kampagne “. Im einfachsten Fall erfassen Sie folgende Daten:

• Eine Stufennummer
• Einen Stufennamen
• Für die weiteren Angaben Serienbrief/Serien-E-Mail/Aktivitäten erzeugen informieren Sie sich bitte im nächsten Kapitel „Serienbrief/Serien-E-Mail/Aktivitäten erzeugen“.

1. Mit dem Button „Speichern“ speichern sie Ihre Angaben.
2. Um das Fenster zu schließen Betätigen Sie den Button „Zurück“.
3. Wiederholen Sie Schritt 1 – 6 beliebig oft um alle nötige Kampagnenstufe zu Ihrer Kampagne hinzuzufügen. Die generierten Kampagnenstufen werden Ihnen dann alle in dem Karteireiter „Stufen“ angezeigt.

1. Serienbrief/Serien-E-Mail/Aktivitäten erzeugen

Die folgenden Angaben können direkt beim Anlegen einer Kampagnenstufe sowie auch an einem späteren Zeitpunkt erstellt werden.

1. Falls Sie bereits im Fenster „Neuanlage“ sind, dann brauchen Sie diesen Schritt nicht berücksichtigen und können direkt zu Schritt 2 verzweigen.

Sie öffnen Ihre Kampagnenstufe indem Sie Ihre zu bearbeitende Kampagne aus der Kampagnenliste mit einem Doppelklick auswählen. Ihre Auswahl öffnet sich in einem separaten Karteireiter.

1. Unterhalb der Überschrift der Kampagne finden Sie einen weiteren Karteireiter „Stufen“. Mit einem Klick öffnet sich dieser Karteireiter. Hier finden Sie eine Übersicht über alle bis zu diesem angelegten Kampagnenstufen.
2. Mit einem Klick auf die Kampagnenstufe öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Serienbrief erzeugen
  1. 
     
     1. Dafür aktivieren Sie die Haken-Setzung „Serienbrief erzeugen“ mit einem Klick in das Kästchen.
     2. Jetzt können Sie Ihre Word-Vorlage Mithilfe des Aufklappmenüs auswählen (weitere Informationen zum erstellen der Word-Vorlagen finden Sie im Handbuch „Administrator“)
     3. Durch Betätigen des Buttons „Durchsuchen“ müssen Sie den Ablagepfad auswählen.
     4. Mit dem Button „Speicher“ schließen Sie Ihren Vorgang ab.
     5. Wenn Sie nun die Kampagnenstufe starten haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit den Serienbrief an eine Aktivität zu jedem Empfänger zu verkoppeln. Hierfür Aktivieren Sie einfach die Haken-Setzung für Einzelbrief an Aktivität anhängen.

• Serien-E-Mail erzeugen

1. Dafür aktivieren Sie die Haken-Setzung „Serien E-Mail erzeugen“ mit einem Klick in das Kästchen. In Ihrem Fenster öffnet sich ein neuer Karteireiter „Angaben zur E-Mail“.
2. Hier werden nun folgende Daten eingetragen:

• Die Absender E-Mail-Adresse
• Einen Betreff
• Option Mailanhänge hinzuzufügen
• Der Text der in Ihrer E-Mail vorkommen soll

1. Jetzt können Sie mit dem Button „Speichern“ Ihre Angabe zur E-Mail speichern.
2. Um wieder auf den Karteireiter „Allgemein/Mitglieder“ zu gelangen, Klicken Sie auf den Karteireiter im oberen Bereich des Fensters. Mit dem Button „Zurück“ schließen Sie das Fenster.
3. Wenn Sie nun die Kampagnenstufe starten haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit die E-Mail an eine Aktivität zu jedem Empfänger zu verkoppeln. Hierfür Aktivieren Sie einfach die Haken-Setzung für E-Mail an Aktivität anhängen.

• Aktivitäten erzeugen

1. Dafür aktivieren Sie die Haken-Setzung „Aktivitäten erzeugen“ mit einem Klick in das Kästchen. In Ihrem Fenster öffnet sich ein neuer Karteireiter „Angaben zur Aktivität“.
2. Hier werden nun folgende Daten eingetragen:

• Der Verantwortliche (Mitarbeiter)
• Ein Datum von/bis mit Uhrzeit
• Fälligkeit der Aktivität
• Haken-Setzung ob die Aktivität Erledigt ist
• Der Betreff kann abgeändert werden

1. Jetzt können Sie mit dem Button „Speichern“ Ihre Angabe zur Aktivität speichern. Die Aktivitäten werden für die gesamten Mitglieder übernommen. Sie sind in Ihrem „Mein Desktop“ sowie in den einzelnen Personen- und Organisationen-Desktop  vorhanden.
2. Um wieder auf den Karteireiter „Allgemein/Mitglieder“ zu gelangen, Klicken Sie auf den Karteireiter im oberen Bereich des Fensters. Mit dem Button „Zurück“ schließen Sie das Fenster.

1. Kampagnenstufe bearbeiten

1. Um Kampagnenstufen zu bearbeiten, wählen Sie die Kampagne aus der Kampagnenliste mit einem Doppelklick aus. Ihre Auswahl öffnet sich in einem separaten Karteireiter.
2. Unterhalb der Überschrift der Kampagne finden Sie einen weiteren Karteireiter „Stufen“. Mit einem Klick öffnet sich dieser Karteireiter. Hier finden Sie eine Übersicht über alle bis zu diesem angelegten Kampagnenstufen.
3. Mit einem weiteren Doppelklick auf eine Kampagnenstufe öffnet sich das Fenster in dem Sie alle angaben abändern können.
4. Mit dem Button „Speichern“ speichern sie Ihre Angaben.
5. Um das Fenster zu schließen Betätigen Sie den Button „Zurück“.

1. Feedbackangaben anlegen

Voraussetzung: Ihre Kampagnenstufen wurden zur Kampagnen bereits hinzugefügt

1. Sie öffnen Ihre zu bearbeitende Kampagne aus der Kampagnenliste mit einem Doppelklick. Ihre Auswahl öffnet sich in einem separaten Karteireiter.
2. Im unteren Bereich dieses Fensters können Sie Feedbackangaben zu Ihrer Kampagnenstufe erfassen.
3. Anschließend klicken Sie in den unteren Bereich mit der rechten Maustaste, und es öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie neue Feedbackangaben erfassen:

• Eine Werteliste (Ja/Nein/Keine Angabe)
• Ein Datum (04.08.2015)
• Einen Dezimalwert (24.17)
• Eine Ganzzahl (45)
• Einen Text (Bemerkungen)

1. Falls es sich nicht um einen Feldtypen „Werteliste“ handelt, dann fahren Sie mit Schritt 5 fort.

• Werteliste Vorgang

1. Wählen Sie eine Werteliste aus oder erstellen eine neue. Für die Erstellung einer neuen Werteliste gibt es den Button „Neue Werteliste“ den Sie mit einem Klick auswählen.
2. Im nächsten Fenster geben Sie bitte den Wertelistename ein und speichern Ihre Angaben Mithilfe des Buttons „Speichern“. Das Fenster schließt sich und Ihre neu angelegte Werteliste wird automatisch ausgewählt.
3. Nun können Sie Ihre Werte Mithilfe eines Rechtsklicks in den unteren Bereich „Wertelistenwerte“ hinzufügen. Nach dem Rechtsklick müssen Sie auf den Button „Neuer Wert“ klicken.
4. Es erscheint ein neues Fenster „Neuer Wertelistenwert“ in dem Sie Ihren Begriff eintragen. Bestätigen Sie Ihre Angaben anschließend mit dem Button „Speichern“.  Wiederholen Sie Schritt C – D je nach dem wie viele Werte Sie benötigen.
5. Mit dem Button „Zurück“ schließen Sie das Fenster.

1. Nach Bestätigung eines dieser Felder erscheint ein neues Fenster „Neues Reaktionsfeld“. Hier können Sie noch einmal verschiedene Angaben erfassen:

• Die Feldtypen ändern
• Einen Feldnamen erfassen
• Eine Feldbeschreibung erfassen

1. Bestätigen Sie Ihre Angaben anschließend mit dem Button „Speichern.
2. Mit dem Button „Zurück“ schließen Sie das Fenster.

Sobald die Kampagne gestartet ist können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.

1. Kampagnenstufe starten

Voraussetzung: Ihre Kampagne sowie die zuvor erstellten Stufen wurden erfolgreich gespeichert.

Bitte beachten Sie, dass nach einem Kampagne Start keine Änderungen mehr vorgenommen werden können.

1. Wenn Sie nun entsprechende Kampagne öffnen und in den Karteireiter „Stufen“ wechseln können Sie diese mit dem Button „Starten“ Ihre Kampagnenstufe starten.
2. Nach Bestätigung dieses Buttons erscheint eine Übersicht „Kampagnenverarbeitung“ in der alle möglichen Fehlerquellen sowie richtige Angaben angezeigt werden. Nach Sichtung dieser Informationen können Sie Ihre erste Stufe mit entsprechendem Button „Ausführen“ im unteren Bereich ausführen.
3. Es erscheint ein weiteres Fenster zur Ausführung. Wenn Sie die Kampagnenstufe ausführen möchten Klicken Sie bitte auf den Button „Ja“.

Wenn Sie nun beispielsweise „Aktivität erzeugen“, „Serienbrief erzeugen“ oder „Serien-E-Mail erzeugen“ in Ihrer Kampagnenstufe ausgewählt haben, dann erscheint im Personen-Desktop der jeweiligen Person eine Aktivität die die zuvor erstellten Informationen enthält. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „ Kampagnenstufen“.

1. Kampagnenstufe zurücksetzen

Nach dem Ausführen einer Kampagnenstufe habe Sie die Möglichkeit die Kampagnenstufe zurückzusetzten. Bitte beachten Sie, dass nach der Kampagnenstufe „abschließen“ sowie Kampagnenstufe Auswertung keine Änderungen mehr möglich sind.

1. Öffnet Sie die entsprechende Kampagne und wechseln Sie in den Karteireiter „Stufen“.
2. Mit einem Doppelklick wählen Sie die zu bearbeitende Stufe aus. Es öffnet sich ein Fenster.
3. Mithilfe des Buttons „Kampagnenstufe zurücksetzen“                                                                       haben Sie die Möglichkeit Ihre Kampagnenstufe zurückzusetzen.

1. Kampagnenstufe auswerten

Nun gibt es die Möglichkeit, einige Mitglieder dieser Liste in eine weitere Stufe zu überführen. Beispielsweise alle Personen die Kampagnenstufe 1 und deren Werteliste mit „Ja“ beantwortet haben werden in Kampagnenstufe 2 überführt.

Bitte beachten Sie, dass nach einer Auswertung keine Änderungen mehr in der Kampagnenstufe vorgenommen werden können.

1. Sie öffnen Ihre Kampagne aus der Kampagnenliste mit einem Doppelklick. Ihre Auswahl öffnet sich in einem separaten Karteireiter.
2. Unterhalb der Überschrift der Kampagne finden Sie einen weiteren Karteireiter „Stufen“. Mit einem Klick öffnet sich dieser Karteireiter. Hier finden Sie eine Übersicht über alle bis zu diesem angelegten Kampagnenstufen.
3. Mit dem Button „Auswerten“                  können Sie jetzt Ihre Kampagnenstufe auswerten.
4. Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen Mitgliedern die in dieser Kampagnenstufe vorhanden sind. Hier haben Sie die Möglichkeit Mitglieder zu selektieren und in die nächste Stufe zu übertragen.
5. Markieren Sie die Mitglieder (halten Sie die Taste „Strg“ gedrückt und wählen Sie mit einem Mausklick die Mitglieder aus) und Betätigen Sie den Button „Selektierte Mitglieder in nächste Stufe übertragen“.

Alternativ können Sie auch alle vorhandenen Mitglieder in die nächste Stufe überführen. Wählen Sie hierfür den Button „Alle auswählen“.

Diese befinden sich im Fenster links unten.

1. Nach Bestätigung dieses Buttons erscheint ein Fenster in dem Sie bestätigen Mithilfe des Aufklappbuttons in welche Stufe Ihre Mitglieder übertragen werden sollen. Mit dem Button „OK“                      bestätigen Sie Ihre Auswahl.
2. Jetzt können Sie mit der nächsten Kampagnenstufe fortfahren. Wiederholen Sie Schritt 1 – 4.

1. Kampagnenstufe abschließen

Wenn Sie nun beispielsweise „Aktivität erzeugen“, „Serienbrief erzeugen“ oder „Serien-E-Mail erzeugen“ in Ihrer Kampagnenstufe ausgewählt haben, dann können Sie diese alle auf „Erledigt“ setzen.

1. Öffnet Sie die entsprechende Kampagne und wechseln Sie in den Karteireiter „Stufen“.
2. Mit einem Doppelklick wählen Sie die zu bearbeitende Stufe aus. Es öffnet sich ein Fenster.
3. Im oberen Bereich können Sie auf den Button „Stufen abschließen“                                   klicken.
4. Ihre Aktivitäten, Serienbriefe und Serien-E-Mails werden nun auf Erledigt gesetzt. Diese verschwinden automatisch in Ihrem „Mein Desktop“.

1. Kampagnen Beispiel Golfturnier

1. Übersicht

Kampagnenstufe 1:            Einladung zum Golfturnier

Kampagnenstufe 2:            Anmeldung zum Golfturnier entgegen nehmen

Kampagnenstufe 3:            Bestätigungsschreiben mit Anfahrtsskizze und weiterführenden  

        Informationen zum Golfturnier

Kampagnenstufe 4:            Erfassung der tatsächlichen Teilnehmer (Fehlen aufgrund Krankheit etc.)

Kampagnenstufe 5:            Dankschreiben an die Teilnehmer

1. Beschreibung zu Kampagnenstufen

Beschreibung zu Kampagnenstufe 1:

Wir versenden ein Schreiben indem wir zu einem Golfturnier einladen und erste Informationen wie Zeitpunkt und Ort nennen.

Beschreibung zu Kampagnenstufe 2:

Nun werden die Anmeldungen entgegengenommen und alle Rückmeldungen ausgewertet.

Als Feedbackangaben werden wir eine Werteliste erstellen in der eingetragen werden kann welcher Gast zugesagt/abgesagt hat oder keine Information hinterlassen hat.  Alle Personen die als Teilnehmer ausgewertet wurden werden in die nächste Kampagnenstufe übernommen.

Beschreibung zu Kampagnenstufe 3:

In dieser Kampagnenstufe wird nun ein Schreiben versendet das sämtlichen Teilnehmern Detailinformationen wie Anfahrtsskizze und weitere Informationen zum Ablauf des Turniers nennt.

Beschreibung zu Kampagnenstufe 4:

Hier werden alle Personen die in Kampagnenstufe 3  enthalten waren, mit den tatsächlich erschienen Personen abgeglichen. Hierbei können Personen die eigentlich als Teilnehmer eingestuft wurden aber beispielsweise wegen Krankheit nicht am Turnier anwesend waren, aussortiert werden. Dieser Schritt kann mit dem Feld Werteliste unter Feedbackangaben geschehen.

Beispiel: Teilnehmer ist erschienen?

Werte: Ja/Nein

Alle Personen die mit „Ja“ beantwortet werden, werden in die nächste Stufe übernommen.

Beschreibung zu Kampagnenstufe 5:

In der letzten Kampagnenstufe wird nun ein Dankschreiben erfasst. Dieses Schreiben erhalten nun alle Personen die aus Kampagnenstufe 4 übernommen wurden.

1. Übersicht Zusatzmodule

Die Software für das Kontaktmanagement ist die Basis für gemeinnützige Organisationen zur Verwaltung aller Kontaktdaten. Auf Basis des Kontaktmanagements sind weitere Module für die Stiftungsarbeit und Geschäftsvorfällen verfügbar. Die Software kann somit jederzeit im laufenden Betrieb erweitert werden.

Übersicht der derzeit verfügbaren Software-Module: