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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/13 09:12
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/13 12:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,6 +1,7 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 +
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
... ... @@ -19,17 +19,6 @@
19 19  
20 20  
21 21  
22 -
23 -
24 -
25 -
26 -
27 -
28 -
29 -
30 -
31 -
32 -
33 33  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
34 34  
35 35  Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
... ... @@ -55,26 +55,10 @@
55 55  
56 56  
57 57  
58 -
59 -
60 -
61 -
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 74  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
75 75  
76 76  Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
77 -Rechts unten befindet sich der Button + zur neuanlage.
51 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
78 78  
79 79  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
80 80  
... ... @@ -87,8 +87,13 @@
87 87  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
88 88  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
89 89  
64 +
65 +
66 +
67 +
90 90  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
91 91  
70 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
92 92  
93 93  
94 94  
... ... @@ -101,7 +101,7 @@
101 101  
102 102  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
103 103  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
104 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
83 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
105 105  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
106 106  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
107 107  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -110,25 +110,50 @@
110 110  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
111 111  
112 112  
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
100 +
101 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
102 +
103 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
104 +* Zuwender hat eine **Adresse**
105 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
106 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
107 +
108 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
109 +
113 113  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
114 114  
112 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
113 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
114 +
115 +**Tipp für Versand per Brief**:
116 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
117 +
115 115  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
116 116  
117 117  (% style="width:824px" %)
118 118  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
119 119  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
120 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
121 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
122 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
123 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
124 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
125 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
123 123  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
124 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
125 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
126 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
127 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
128 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
129 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
127 127  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
128 128  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
129 129  
130 130  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
131 131  
135 +
132 132  (% class="box infomessage" %)
133 133  (((
134 134  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -139,17 +139,18 @@
139 139  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
140 140  )))
141 141  
142 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
146 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
147 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
143 143  
144 144  (% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
150 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
146 146  
147 147  (% start="2" %)
148 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
153 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
149 149  
150 150  (% style="list-style-type:circle" %)
151 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
152 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
156 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
157 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
153 153  
154 154  (% start="3" %)
155 155  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -161,13 +161,34 @@
161 161  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
162 162  
163 163  (% style="list-style-type:circle" %)
164 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
169 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
165 165  
166 166  (% start="5" %)
167 167  1. Eingaben machen
168 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
173 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
169 169  
170 170  (% style="list-style-type:circle" %)
171 171  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
172 172  
178 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
179 +
180 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
181 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
182 +
183 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
184 +
185 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
186 +
187 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
188 +
189 +(% start="2" %)
190 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
191 +
192 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
193 +
194 +(% start="3" %)
195 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
196 +
197 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
198 +
173 173