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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2024/01/22 15:15
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -5,9 +5,15 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9 9  
10 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
15 +Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
16 +Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
11 11  
12 12  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13 13  
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 15  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 16  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
23 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
18 18  
19 19  
20 20  
... ... @@ -24,16 +24,11 @@
24 24  
25 25  
26 26  
27 -
28 -
29 -
30 -
31 -
32 -
33 33  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
34 34  
35 -Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
36 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
35 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
36 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
37 +Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
37 37  
38 38  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
39 39  
... ... @@ -58,29 +58,16 @@
58 58  
59 59  
60 60  
61 -
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 74  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
75 75  
76 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
77 -Rechts unten befindet sich der Button + zur neuanlage.
64 +Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
65 +Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
78 78  
79 79  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
80 80  
81 81  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
82 82  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
83 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
71 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
84 84  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
85 85  |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
86 86  |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
... ... @@ -89,6 +89,7 @@
89 89  
90 90  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
91 91  
80 +Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
92 92  
93 93  
94 94  
... ... @@ -101,29 +101,62 @@
101 101  
102 102  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
103 103  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
104 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
105 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
93 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
94 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
106 106  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
107 107  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
108 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
97 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
109 109  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
110 110  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
111 111  
112 112  
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
111 +
112 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
113 +
114 +Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
115 +
116 +* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
117 +* Der Zuwender hat eine **Adresse**
118 +* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
119 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
120 +
121 +(% class="box infomessage" %)
122 +(((
123 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
124 +)))
125 +
113 113  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
114 114  
128 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
129 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
130 +
131 +(% class="box infomessage" %)
132 +(((
133 +**Tipp für Versand per Brief**:
134 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
135 +)))
136 +
115 115  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
116 116  
117 117  (% style="width:824px" %)
118 118  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
119 119  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
120 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
121 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
122 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
142 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
143 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
144 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
123 123  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
124 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
125 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
126 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
146 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
147 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
148 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
127 127  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
128 128  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
129 129  
... ... @@ -139,17 +139,18 @@
139 139  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
140 140  )))
141 141  
142 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
164 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
165 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
143 143  
144 144  (% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
168 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
146 146  
147 147  (% start="2" %)
148 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
171 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
149 149  
150 150  (% style="list-style-type:circle" %)
151 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
152 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
174 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
175 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
153 153  
154 154  (% start="3" %)
155 155  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -161,13 +161,122 @@
161 161  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
162 162  
163 163  (% style="list-style-type:circle" %)
164 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
187 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
165 165  
166 166  (% start="5" %)
167 167  1. Eingaben machen
168 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
191 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
169 169  
170 170  (% style="list-style-type:circle" %)
171 171  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
172 172  
196 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
197 +
198 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
199 +Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
200 +
201 +(% class="box infomessage" %)
202 +(((
203 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
204 +)))
205 +
206 +1. Gewünschte Zuwendung öffnen
207 +
208 +(% style="list-style-type:circle" %)
209 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
210 +
211 +(% start="2" %)
212 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
213 +
214 +(% style="list-style-type:circle" %)
215 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
216 +* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
217 +
218 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
219 +
220 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
221 +
222 +
223 +
224 +
225 +
226 +
227 +
228 +
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
239 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
240 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
241 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
242 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
243 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
244 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
245 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
246 +Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
247 +
248 +
173 173  
250 +)))
251 +
252 +
253 +
254 +
255 +
256 +
257 +
258 +
259 +
260 +
261 +(% class="box infomessage" %)
262 +(((
263 +Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
264 +- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
265 +- keine ZWB erstellbar ist
266 +\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
267 +"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
268 +\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
269 +Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
270 +)))
271 +
272 +== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
273 +
274 +
275 +== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
276 +
277 +
278 +
279 +
280 +
281 +
282 +
283 +
284 +
285 +
286 +
287 +
288 +
289 +
290 +
291 +
292 +
293 +
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +
303 +xx
304 +
305 +
ZWB_parken.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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