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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/18 11:41
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am 2023/10/13 09:12
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,5 +1,7 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 +
3 3  {{toc/}}
4 4  )))
5 5  
... ... @@ -15,6 +15,19 @@
15 15  |**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
16 16  
17 17  
20 +
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23 +
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30 +
31 +
32 +
18 18  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
19 19  
20 20  Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
... ... @@ -38,10 +38,28 @@
38 38  
39 39  
40 40  
56 +
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70 +
71 +
72 +
73 +
41 41  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
42 42  
43 43  Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
44 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
77 +Rechts unten befindet sich der Button + zur neuanlage.
45 45  
46 46  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
47 47  
... ... @@ -54,11 +54,8 @@
54 54  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
55 55  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
56 56  
57 -
58 -
59 59  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
60 60  
61 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
62 62  
63 63  
64 64  
... ... @@ -71,7 +71,7 @@
71 71  
72 72  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
73 73  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
74 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
104 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
75 75  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
76 76  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
77 77  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -80,48 +80,25 @@
80 80  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
81 81  
82 82  
83 -
84 -
85 -
86 -
87 -
88 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
89 -
90 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
91 -
92 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
93 -* Zuwender hat eine **Adresse**
94 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
95 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
96 -
97 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
98 -
99 99  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
100 100  
101 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
102 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
103 -
104 -**Tipp für Versand per Brief**:
105 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
106 -
107 107  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
108 108  
109 109  (% style="width:824px" %)
110 110  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
111 111  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
112 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
113 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
114 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
120 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
121 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
122 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
115 115  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
116 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
117 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
118 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
124 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
125 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
126 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
119 119  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
120 120  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
121 121  
122 122  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
123 123  
124 -
125 125  (% class="box infomessage" %)
126 126  (((
127 127  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -132,18 +132,17 @@
132 132  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
133 133  )))
134 134  
135 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
136 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
142 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
137 137  
138 138  (% style="list-style-type:circle" %)
139 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
145 +* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
140 140  
141 141  (% start="2" %)
142 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
148 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
143 143  
144 144  (% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
146 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
151 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
152 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
147 147  
148 148  (% start="3" %)
149 149  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -155,73 +155,13 @@
155 155  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
156 156  
157 157  (% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
164 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
159 159  
160 160  (% start="5" %)
161 161  1. Eingaben machen
162 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
168 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
163 163  
164 164  (% style="list-style-type:circle" %)
165 165  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
166 166  
167 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
168 -
169 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
170 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
171 -
172 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
173 -
174 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
175 -
176 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
177 -
178 -(% start="2" %)
179 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
180 -
181 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
182 -
183 -(% start="3" %)
184 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
185 -
186 -== Zuwendungen für ZWB parken ==
187 -
188 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
189 -
190 -
191 -
192 -
193 -
194 -
195 -
196 -
197 -
198 -
199 -
200 -
201 -
202 -
203 -
204 -
205 -
206 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
207 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
208 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
209 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
210 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
211 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
212 -
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221 -
222 -
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224 -
225 -
226 -
227 227  
ZWB_parken.png
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