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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/23 12:32
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/13 09:12
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen
Inhalt
... ... @@ -1,5 +1,7 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 +
3 3  {{toc/}}
4 4  )))
5 5  
... ... @@ -14,6 +14,20 @@
14 14  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 15  |**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
16 16  
19 +
20 +
21 +
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23 +
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28 +
29 +
30 +
31 +
32 +
17 17  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
18 18  
19 19  Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
... ... @@ -34,10 +34,31 @@
34 34  
35 35  
36 36  
53 +
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56 +
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58 +
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61 +
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66 +
67 +
68 +
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70 +
71 +
72 +
73 +
37 37  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
38 38  
39 39  Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
40 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
77 +Rechts unten befindet sich der Button + zur neuanlage.
41 41  
42 42  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
43 43  
... ... @@ -52,7 +52,6 @@
52 52  
53 53  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
54 54  
55 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
56 56  
57 57  
58 58  
... ... @@ -65,7 +65,7 @@
65 65  
66 66  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
67 67  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
68 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
104 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwnedungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
69 69  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
70 70  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
71 71  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
... ... @@ -74,45 +74,25 @@
74 74  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
75 75  
76 76  
77 -
78 -
79 -== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
80 -
81 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
82 -
83 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
84 -* Zuwender hat eine **Adresse**
85 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
86 -* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
87 -
88 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
89 -
90 90  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
91 91  
92 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
93 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
94 -
95 -**Tipp für Versand per Brief**:
96 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
97 -
98 98  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
99 99  
100 100  (% style="width:824px" %)
101 101  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
102 102  |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
103 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
104 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
105 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
120 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
121 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
122 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
106 106  |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
107 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
108 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
109 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
124 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
125 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
126 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
110 110  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
111 111  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
112 112  
113 113  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
114 114  
115 -
116 116  (% class="box infomessage" %)
117 117  (((
118 118  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -123,18 +123,17 @@
123 123  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
124 124  )))
125 125  
126 -1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
127 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
142 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
128 128  
129 129  (% style="list-style-type:circle" %)
130 -* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
145 +* Die Ergebnisanzahl unter **Anzeigen **wird angezeigt.
131 131  
132 132  (% start="2" %)
133 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
148 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
134 134  
135 135  (% style="list-style-type:circle" %)
136 -* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
137 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
151 +* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
152 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt **5 **von ZWB: Übersichtsmenü).
138 138  
139 139  (% start="3" %)
140 140  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
... ... @@ -146,72 +146,13 @@
146 146  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
147 147  
148 148  (% style="list-style-type:circle" %)
149 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
164 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
150 150  
151 151  (% start="5" %)
152 152  1. Eingaben machen
153 -1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
168 +1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
154 154  
155 155  (% style="list-style-type:circle" %)
156 156  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
157 157  
158 -== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
159 -
160 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
161 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
162 -
163 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
164 -
165 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
166 -
167 -* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
168 -
169 -(% start="2" %)
170 -1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
171 -
172 -* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
173 -
174 -(% start="3" %)
175 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
176 -
177 -== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
178 -
179 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
180 -
181 -
182 -
183 -
184 -
185 -
186 -
187 -
188 -
189 -
190 -
191 -
192 -
193 -
194 -
195 -
196 -
197 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
198 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
199 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
200 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
201 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
202 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
203 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
204 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
205 -
206 -
207 -
208 -
209 -
210 -
211 -
212 -
213 -
214 -
215 -
216 -
217 217  
ZWB_parken.png
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