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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/23 12:32
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/01/22 15:16
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,11 +1,19 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 +
3 3  {{toc/}}
4 4  )))
5 5  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
6 6  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7 7  
8 -Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
15 +Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
16 +Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9 9  
10 10  [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 11  
... ... @@ -12,12 +12,20 @@
12 12  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 13  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 14  |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
23 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
16 16  
25 +
26 +
27 +
28 +
29 +
30 +
31 +
17 17  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
18 18  
19 -Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
20 -Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
34 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
35 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
36 +Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
21 21  
22 22  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
23 23  
... ... @@ -34,16 +34,23 @@
34 34  
35 35  
36 36  
53 +
54 +
55 +
56 +
57 +
58 +
59 +
37 37  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
38 38  
39 -Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
40 -Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
62 +Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
63 +Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
41 41  
42 42  [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
43 43  
44 44  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
45 45  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
46 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
69 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
47 47  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
48 48  |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
49 49  |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
... ... @@ -52,7 +52,7 @@
52 52  
53 53  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
54 54  
55 -Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
78 +Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
56 56  
57 57  
58 58  
... ... @@ -66,10 +66,10 @@
66 66  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
67 67  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
68 68  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
69 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
92 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
70 70  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
71 71  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
72 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
95 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
73 73  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
74 74  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
75 75  
... ... @@ -76,24 +76,37 @@
76 76  
77 77  
78 78  
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
79 79  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
80 80  
81 -Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
111 +Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
82 82  
83 -* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
84 -* Zuwender hat eine **Adresse**
85 -* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
113 +* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
114 +* Der Zuwender hat eine **Adresse**
115 +* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
86 86  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
87 87  
88 -Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
118 +(% class="box infomessage" %)
119 +(((
120 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
121 +)))
89 89  
90 90  == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
91 91  
92 -Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
93 -Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
125 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
126 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
94 94  
128 +(% class="box infomessage" %)
129 +(((
95 95  **Tipp für Versand per Brief**:
96 96  Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
132 +)))
97 97  
98 98  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
99 99  
... ... @@ -112,7 +112,6 @@
112 112  
113 113  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
114 114  
115 -
116 116  (% class="box infomessage" %)
117 117  (((
118 118  **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -157,23 +157,26 @@
157 157  
158 158  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
159 159  
160 -Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
161 -Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
195 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
196 +Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
162 162  
163 -Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
198 +(% class="box infomessage" %)
199 +(((
200 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
201 +)))
164 164  
165 -1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
203 +1. Gewünschte Zuwendung öffnen
166 166  
205 +(% style="list-style-type:circle" %)
167 167  * Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
168 168  
169 169  (% start="2" %)
170 170  1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
171 171  
211 +(% style="list-style-type:circle" %)
172 172  * Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
213 +* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
173 173  
174 -(% start="3" %)
175 -1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
176 -
177 177  == Parken von Zuwendungen für ZWB ==
178 178  
179 179  [[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
... ... @@ -201,9 +201,12 @@
201 201  **Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
202 202  **Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
203 203  |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
204 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
242 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
243 +Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
205 205  
206 206  
246 +
247 +)))
207 207  
208 208  
209 209  
... ... @@ -213,5 +213,49 @@
213 213  
214 214  
215 215  
257 +(% class="box infomessage" %)
258 +(((
259 +Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
260 +- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
261 +- keine ZWB erstellbar ist
262 +\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
263 +"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
264 +\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
265 +Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
266 +)))
216 216  
268 +== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
269 +
270 +
271 +== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
272 +
273 +Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
274 +
275 +
276 +
277 +
278 +
279 +
280 +
281 +
282 +
283 +
284 +
285 +
286 +
287 +
288 +
289 +
290 +
291 +
292 +
293 +
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +xx
301 +
217 217