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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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am 2023/05/26 16:22
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am 2023/05/11 11:12
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,41 +8,13 @@
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 10  Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18 18  
19 19  
20 -= Wo findet man was? =
16 += Kontakttypen =
21 21  
22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23 -
24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25 -
26 -
27 -
28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39 -
40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 -
42 -
43 -
44 -== Kontakttypen ==
45 -
46 46  |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 47  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 48  Eine Organisation ist eine juristische Person.
... ... @@ -52,7 +52,7 @@
52 52  * Verein
53 53  * Stiftung
54 54  )))
55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
27 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
56 56  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 57  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 58  |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
... ... @@ -61,231 +61,89 @@
61 61  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 62  )))
63 63  
64 -== Kontakte anlegen ==
36 +== ==
65 65  
66 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
38 += Anwendungsfälle =
67 67  
68 -(% style="list-style-type:circle" %)
69 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
40 +== Anwendungsfall 1 ==
70 70  
71 -(% start="2" %)
72 -1. Auf <Kontakt> klicken
42 +??
73 73  
74 -(% style="list-style-type:circle" %)
75 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
44 +== Anwendungsfall 2 ==
76 76  
77 -(% start="3" %)
78 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
46 +??
79 79  
80 -(% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82 82  
83 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84 84  
85 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
50 += Arbeiten mit Kontakten =
88 88  
89 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 -|**Name**|ja|ja|ja
91 -|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 -|**Telefon**|ja|ja|ja
95 -|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 -|**Web**|nein|ja|nein
52 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
97 97  
98 -== Kontakte suchen ==
54 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
99 99  
100 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
56 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
102 102  
103 -(% style="list-style-type:circle" %)
104 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105 105  
106 -(% start="3" %)
107 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
59 +== Kontakt suchen ==
108 108  
109 -(% style="float:right" %)
110 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
61 +Eine leistungsfähige Suche
111 111  
112 -= Konfiguration des Dashboards =
63 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
113 113  
114 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
65 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
117 117  
118 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
119 -* E-Mail-Signatur
120 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
67 +Beispielsuche
121 121  
122 -== Dashboard konfigurieren ==
123 123  
124 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen
70 +== Dublettenerkennung ==
126 126  
127 -(% style="list-style-type:circle" %)
128 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
72 +Unterstützung von Dublettenerkennung
129 129  
130 -(% start="3" %)
131 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
74 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
132 132  
133 -=== Spaltenlayout ändern ===
76 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
134 134  
135 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
136 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
137 137  
138 -(% style="list-style-type:circle" %)
139 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
79 +== Kontakte manuell anlegen ==
140 140  
141 -(% start="3" %)
142 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen
81 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
143 143  
144 -(% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
83 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
146 146  
147 -(% start="4" %)
148 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
85 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
149 149  
150 -(% style="list-style-type:circle" %)
151 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
87 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
152 152  
153 -== Beziehungen zwischen Kontakten ==
89 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
154 154  
155 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
156 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
157 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
91 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
158 158  
159 -=== Beziehungen hinzufügen ===
160 160  
161 -(% style="float:right" %)
162 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
94 +== Beziehungen verwalten ==
163 163  
164 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
96 +Beziehungen zwischen Kontakten
165 165  
166 -(% style="list-style-type:circle" %)
167 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
98 +Neue Beziehung anlegen
168 168  
169 -(% start="2" %)
170 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
171 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
172 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
100 +Suchen einer Beziehung
173 173  
174 -(% style="list-style-type:circle" %)
175 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
176 176  
177 -(% start="5" %)
178 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
179 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
180 -
181 -(% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
183 -
184 -= Import der Kontakte =
185 -
186 186  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
187 187  
188 -??
105 +Unterstützung von Outlook 365
189 189  
190 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
107 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
191 191  
192 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
109 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
193 193  
194 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
111 +Beispiel:
195 195  
196 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
197 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
198 198  
199 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
200 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
201 201  
202 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
203 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
115 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
204 204  
205 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
117 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
206 206  
207 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
208 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
209 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
210 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
211 -
212 -(% class="wikigeneratedid" %)
213 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
214 -
215 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
216 -
217 -(% style="float:right" %)
218 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
219 -
220 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
221 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
222 -
223 -(% style="list-style-type:circle" %)
224 -* Die Kontakte werden angezeigt.
225 -
226 -(% start="3" %)
227 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
228 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken
229 -
230 -(% style="list-style-type:circle" %)
231 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
232 -
233 -(% start="5" %)
234 -1. Die Option CSV Datei auswählen
235 -
236 -(% style="list-style-type:circle" %)
237 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
238 -
239 -(% start="6" %)
240 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
241 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
242 -
243 -(% style="float:right" %)
244 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
245 -
246 -(% style="list-style-type:circle" %)
247 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
248 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
249 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
250 -
251 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
252 -
253 -1. Die CSV Datei öffnen
254 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
255 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
256 -
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Die Personenadresse wird erstellt.
259 -
260 -(% style="float:right" %)
261 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
262 -
263 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
264 -
265 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
266 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
267 -)))
268 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
269 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
270 -1. In die nächste Zeile springen
271 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
272 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
273 -
274 -(% style="float:right" %)
275 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
276 -
277 -(% style="list-style-type:circle" %)
278 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
279 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
280 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
281 -
282 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
283 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -
289 289  **Anforderungskriterien**
290 290  
291 291  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -111.5 KB
Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -96.9 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -14.0 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -193.2 KB
Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -39.7 KB
Inhalt