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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/26 16:22
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am 2023/05/12 10:12
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,34 +8,27 @@
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 10  Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18 18  
19 19  
20 20  = Wo findet man was? =
21 21  
22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
18 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
23 23  
24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
20 +[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
25 25  
26 26  
27 -
28 28  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 29  |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
25 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
33 33  |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
29 +(Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
36 36  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39 39  
40 40  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 41  
... ... @@ -66,226 +66,114 @@
66 66  1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
67 67  
68 68  (% style="list-style-type:circle" %)
69 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
62 +* Button <Kontakt> wird angezeigt.
70 70  
71 71  (% start="2" %)
72 72  1. Auf <Kontakt> klicken
73 73  
74 74  (% style="list-style-type:circle" %)
75 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
68 +* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
76 76  
77 77  (% start="3" %)
78 78  1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
79 79  
80 80  (% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
74 +* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82 82  
83 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84 84  
85 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
88 88  
89 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 -|**Name**|ja|ja|ja
91 -|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 -|**Telefon**|ja|ja|ja
95 -|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 -|**Web**|nein|ja|nein
97 97  
98 98  == Kontakte suchen ==
99 99  
100 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102 102  
103 -(% style="list-style-type:circle" %)
104 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105 105  
106 -(% start="3" %)
107 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
83 += Kontaktmanagement individualisieren =
108 108  
109 -(% style="float:right" %)
110 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
111 111  
112 -= Konfiguration des Dashboards =
113 113  
114 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
117 117  
118 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
119 -* E-Mail-Signatur
120 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
121 121  
122 -== Dashboard konfigurieren ==
89 += Anwendungsfälle =
123 123  
124 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen
91 +== Anwendungsfall 1 ==
126 126  
127 -(% style="list-style-type:circle" %)
128 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
93 +??
129 129  
130 -(% start="3" %)
131 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
95 +== Anwendungsfall 2 ==
132 132  
133 -=== Spaltenlayout ändern ===
97 +??
134 134  
135 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
136 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
137 137  
138 -(% style="list-style-type:circle" %)
139 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
140 140  
141 -(% start="3" %)
142 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen
101 += Arbeiten mit Kontakten =
143 143  
144 -(% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
103 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
146 146  
147 -(% start="4" %)
148 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
105 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
149 149  
150 -(% style="list-style-type:circle" %)
151 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
107 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
152 152  
153 -== Beziehungen zwischen Kontakten ==
154 154  
155 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
156 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
157 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
110 +== Kontakt suchen ==
158 158  
159 -=== Beziehungen hinzufügen ===
112 +Eine leistungsfähige Suche
160 160  
161 -(% style="float:right" %)
162 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
114 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
163 163  
164 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
116 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
165 165  
166 -(% style="list-style-type:circle" %)
167 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
118 +Beispielsuche
168 168  
169 -(% start="2" %)
170 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
171 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
172 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
173 173  
174 -(% style="list-style-type:circle" %)
175 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
121 +== Dublettenerkennung ==
176 176  
177 -(% start="5" %)
178 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
179 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
123 +Unterstützung von Dublettenerkennung
180 180  
181 -(% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
125 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
183 183  
184 -= Import der Kontakte =
127 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
185 185  
186 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
187 187  
188 -??
130 +== Kontakte manuell anlegen ==
189 189  
190 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
132 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
191 191  
192 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
134 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
193 193  
194 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
136 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
195 195  
196 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
197 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
138 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
198 198  
199 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
200 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
140 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
201 201  
202 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
203 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
142 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
204 204  
205 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
206 206  
207 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
208 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
209 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
210 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
145 +== Beziehungen verwalten ==
211 211  
212 -(% class="wikigeneratedid" %)
213 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
147 +Beziehungen zwischen Kontakten
214 214  
215 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
149 +Neue Beziehung anlegen
216 216  
217 -(% style="float:right" %)
218 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
151 +Suchen einer Beziehung
219 219  
220 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
221 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
222 222  
223 -(% style="list-style-type:circle" %)
224 -* Die Kontakte werden angezeigt.
154 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
225 225  
226 -(% start="3" %)
227 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
228 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken
156 +Unterstützung von Outlook 365
229 229  
230 -(% style="list-style-type:circle" %)
231 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
158 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
232 232  
233 -(% start="5" %)
234 -1. Die Option CSV Datei auswählen
160 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
235 235  
236 -(% style="list-style-type:circle" %)
237 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
162 +Beispiel:
238 238  
239 -(% start="6" %)
240 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
241 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
242 242  
243 -(% style="float:right" %)
244 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
245 245  
246 -(% style="list-style-type:circle" %)
247 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
248 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
249 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
166 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
250 250  
251 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
168 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
252 252  
253 -1. Die CSV Datei öffnen
254 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
255 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
256 -
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Die Personenadresse wird erstellt.
259 -
260 -(% style="float:right" %)
261 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
262 -
263 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
264 -
265 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
266 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
267 -)))
268 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
269 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
270 -1. In die nächste Zeile springen
271 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
272 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
273 -
274 -(% style="float:right" %)
275 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
276 -
277 -(% style="list-style-type:circle" %)
278 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
279 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
280 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
281 -
282 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
283 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -
289 289  **Anforderungskriterien**
290 290  
291 291  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -111.5 KB
Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -96.9 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -14.0 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -193.2 KB
Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -39.7 KB
Inhalt