Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57

Von 18.3 nach 18.2 Von 104.1 nach 103.1

Von Version 103.1

bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/26 16:24

Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Auf Version 18.3

bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/09 16:59

Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 14 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -5,290 +5,132 @@
  {{toc/}}
  )))
--= Wozu das Kontaktmanagement? =
++= Wozu der Non-Profit-Manager? =
--Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
--Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
--Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
--Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
--\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
--Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
--Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
--zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
++??
--= Wo findet man was? =
++= Kontakttypen =
--Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
++??
--[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
++== Kontakttyp Organisation ==
++(% style="float:right" %)
++[[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
--|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
--Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
--|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
--|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
--|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
--(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
--|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
--|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
--|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
--Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
--
--= Über Kontakte (Grundlegendes) =
--
--
--
--== Kontakttypen ==
--
--|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
--|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
  Eine Organisation ist eine juristische Person.
++
  Beispiele einer Organisation sind:
  * Gewerblicher Betrieb
  * Verein
  * Stiftung
--)))
--|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
--Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
--Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
--|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
--Beispiele eines Haushalts sind:(((
--* Familie
--* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
--)))
--== Kontakte anlegen ==
--
--1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
--
--(% start="2" %)
--1. Auf <Kontakt> klicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
--
--(% start="3" %)
--1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
--
--=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
--
--Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
--**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
--\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
--
--|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
--|**Name**|ja|ja|ja
--|**Anschrift**|ja|ja|ja
--|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
--|**Briefansprache**|ja|ja|ja
--|**Telefon**|ja|ja|ja
--|**E-Mail**|ja|ja|ja
--|**Web**|nein|ja|nein
--
--== Kontakte suchen ==
--
--1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
--1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
--
--(% start="3" %)
--1. Den gesuchten Kontakt auswählen
--
  (% style="float:right" %)
--[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
++[[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
--= Konfiguration des Dashboards =
++== Kontakttyp Person ==
--Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
--Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
--Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
++Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
--* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
--* E-Mail-Signatur
--* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
--== Dashboard konfigurieren ==
++== Kontakttyp Haushalt ==
--1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
--1. Die Option <Einstellungen> auswählen
++Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Einstellungen werden geöffnet.
--
--(% start="3" %)
--1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
--
--=== Spaltenlayout ändern ===
--
  (% style="float:right" %)
--[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
++[[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
--1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
--1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
++Beispiele eines Haushalts sind:
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
++* Familie
++* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
--(% start="3" %)
--1. Option <Spaltenlayout> auswählen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
--(% start="4" %)
--1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
++= Anwendungsfälle =
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
++== Anwendungsfall 1 ==
--== Beziehungen zwischen Kontakten ==
++??
--Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
--Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
--Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
++== Anwendungsfall 2 ==
--=== Beziehungen hinzufügen ===
++??
--(% style="float:right" %)
--[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
--1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
++= Arbeiten mit Kontakten =
--(% start="2" %)
--1. Den gewünschten Kontakt anklicken
--1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
--1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
++Kontakte sind wichtig, sind die Basis
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
++Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
--(% start="5" %)
--1. Das Eingabeformular ausfüllen
--1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
++Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
--= Import der Kontakte =
++== Kontakt suchen ==
--== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
++Eine leistungsfähige Suche
--??
++Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
--== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
++Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
--=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
++Beispielsuche
--Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
--* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
--* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
++== Dublettenerkennung ==
--**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
--Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
++Unterstützung von Dublettenerkennung
--|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
--|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
++Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
--=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
++System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
--1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
--1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
--1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
--1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
--(% class="wikigeneratedid" %)
--[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
++== Kontakte manuell anlegen ==
--=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
++Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
--(% style="float:right" %)
--[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
++Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
--1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
--1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
++Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Kontakte werden angezeigt.
++Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
--(% start="3" %)
--1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
--1. Auf <Kontakte importieren> klicken
++Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
++Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
--(% start="5" %)
--1. Die Option CSV Datei auswählen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
++== Beziehungen verwalten ==
--(% start="6" %)
--1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
--1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
++Beziehungen zwischen Kontakten
--(% style="float:right" %)
--[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
++Neue Beziehung anlegen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
--* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
--* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
++Suchen einer Beziehung
--==== Personenadresse aus Import erstellen ====
--1. Die CSV Datei öffnen
--1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
--1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
++== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Personenadresse wird erstellt.
++Unterstützung von Outlook 365
--(% style="float:right" %)
--[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
++Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
--==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
++Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
--1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
--(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
--)))
--1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
--1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
--1. In die nächste Zeile springen
--1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
--1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
++Beispiel:
--(% style="float:right" %)
--[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
--* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
--* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
--**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
--Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
++== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
++Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
--
--
--
  **Anforderungskriterien**
  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt

Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-93.2 KB

Inhalt

Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-111.5 KB

Inhalt

Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-68.3 KB

Inhalt

Beziehungen_verwalten.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-67.9 KB

Inhalt

Einstellungen_via_Sidebar.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-96.9 KB

Inhalt

Konfigurationen_Kontaktmanagement.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-14.0 KB

Inhalt

Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-77.4 KB

Inhalt

Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-193.2 KB

Inhalt

Spaltenlayout_ändern_1.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-32.0 KB

Inhalt

Willkommen_010_Kontaktmanagement.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-262.8 KB

Inhalt

Wo_findet_man_was.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-155.1 KB

Inhalt

Wo_findet_man_was_2.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-155.1 KB

Inhalt

Wo_findet_man_was_3.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-264.8 KB

Inhalt

Zum_Dashboard_navigieren.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-39.7 KB

Inhalt