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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 104.3
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 13:56
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Auf Version 15.1
bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/26 13:21
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.rprummer
Inhalt
... ... @@ -1,306 +1,76 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
5 5  {{toc/}}
6 -)))
3 +{{/box}}
7 7  
8 -= Wozu das Kontaktmanagement? =
5 += Arbeiten mit Kontakten =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
18 18  
9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
19 19  
20 -= Wo findet man was? =
11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
21 21  
22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23 23  
24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
14 +== Kontakt suchen ==
25 25  
16 +Eine leistungsfähige Suche
26 26  
18 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
27 27  
28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
20 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
39 39  
40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
22 +Beispielsuche
41 41  
42 42  
25 +== Dublettenerkennung ==
43 43  
44 -== Kontaktbereiche ==
27 +Unterstützung von Dublettenerkennung
45 45  
46 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 -Organisationsadresse
29 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
49 49  
50 -Ansprechpartner
51 -)))|(((
52 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 -Beispiele einer Organisation sind:
31 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
54 54  
55 -* Gewerblicher Betrieb
56 -* Verein
57 -* Stiftung
58 -)))
59 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
60 -Personenadresse
61 61  
62 -Ansprechpartner
63 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
64 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
65 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
66 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
67 -Haushaltsadresse
34 +== Kontakte manuell anlegen ==
68 68  
69 -Haushaltsmitglied
70 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
71 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
72 -* Familie
73 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 -)))
36 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
75 75  
76 -== Kontakte anlegen ==
38 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
77 77  
78 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
40 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
79 79  
80 -(% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
42 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
82 82  
83 -(% start="2" %)
84 -1. Auf <Kontakt> klicken
44 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
85 85  
86 -(% style="list-style-type:circle" %)
87 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
46 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
88 88  
89 -(% start="3" %)
90 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
91 91  
92 -(% style="list-style-type:circle" %)
93 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
49 +== Beziehungen verwalten ==
94 94  
95 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
51 +Beziehungen zwischen Kontakten
96 96  
97 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
98 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
99 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
53 +Neue Beziehung anlegen
100 100  
101 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
102 -|**Name**|ja|ja|ja
103 -|**Anschrift**|ja|ja|ja
104 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
105 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja
106 -|**Telefon**|ja|ja|ja
107 -|**E-Mail**|ja|ja|ja
108 -|**Web**|nein|ja|nein
55 +Suchen einer Beziehung
109 109  
110 -== Kontakte suchen ==
111 111  
112 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
113 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
114 -
115 -(% style="list-style-type:circle" %)
116 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
117 -
118 -(% start="3" %)
119 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
120 -
121 -(% style="float:right" %)
122 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
123 -
124 -= Konfiguration des Dashboards =
125 -
126 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
127 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
128 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
129 -
130 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
131 -* E-Mail-Signatur
132 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
133 -
134 -== Dashboard konfigurieren ==
135 -
136 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
137 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen
138 -
139 -(% style="list-style-type:circle" %)
140 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
141 -
142 -(% start="3" %)
143 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
144 -
145 -=== Spaltenlayout ändern ===
146 -
147 -(% style="float:right" %)
148 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
149 -
150 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
151 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
152 -
153 -(% style="list-style-type:circle" %)
154 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
155 -
156 -(% start="3" %)
157 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen
158 -
159 -(% style="list-style-type:circle" %)
160 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
161 -
162 -(% start="4" %)
163 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
164 -
165 -(% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
167 -
168 -== Beziehungen zwischen Kontakten ==
169 -
170 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
171 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
172 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
173 -
174 -=== Beziehungen hinzufügen ===
175 -
176 -(% style="float:right" %)
177 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
178 -
179 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
180 -
181 -(% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
183 -
184 -(% start="2" %)
185 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
186 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
187 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
188 -
189 -(% style="list-style-type:circle" %)
190 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
191 -
192 -(% start="5" %)
193 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
194 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
195 -
196 -(% style="list-style-type:circle" %)
197 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
198 -
199 -= Import der Kontakte =
200 -
201 201  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
202 202  
203 -??
60 +Unterstützung von Outlook 365
204 204  
205 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
62 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
206 206  
207 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
64 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
208 208  
209 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
66 +Beispiel:
210 210  
211 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
212 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
213 213  
214 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
215 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
216 216  
217 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
218 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
219 219  
220 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
221 221  
222 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
223 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
224 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
225 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
226 -
227 -(% class="wikigeneratedid" %)
228 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
229 -
230 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
231 -
232 -(% style="float:right" %)
233 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
234 -
235 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
236 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
237 -
238 -(% style="list-style-type:circle" %)
239 -* Die Kontakte werden angezeigt.
240 -
241 -(% start="3" %)
242 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
243 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken
244 -
245 -(% style="list-style-type:circle" %)
246 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
247 -
248 -(% start="5" %)
249 -1. Die Option CSV Datei auswählen
250 -
251 -(% style="list-style-type:circle" %)
252 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
253 -
254 -(% start="6" %)
255 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
256 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
257 -
258 -(% style="float:right" %)
259 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
260 -
261 -(% style="list-style-type:circle" %)
262 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
263 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
264 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
265 -
266 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
267 -
268 -1. Die CSV Datei öffnen
269 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
270 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
271 -
272 -(% style="list-style-type:circle" %)
273 -* Die Personenadresse wird erstellt.
274 -
275 -(% style="float:right" %)
276 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
277 -
278 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
279 -
280 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
281 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
282 -)))
283 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
284 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
285 -1. In die nächste Zeile springen
286 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
287 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
288 -
289 -(% style="float:right" %)
290 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
291 -
292 -(% style="list-style-type:circle" %)
293 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
294 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
295 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
296 -
297 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
298 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
299 -
300 -
301 -
302 -
303 -
304 304  **Anforderungskriterien**
305 305  
306 306  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
... ... @@ -329,3 +329,6 @@
329 329  **Beispieldatei**
330 330  
331 331  Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
102 +
103 +
104 +
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -111.5 KB
Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -96.9 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -2.0 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -2.4 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -1.8 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -193.2 KB
Inhalt
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -32.0 KB
Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -39.7 KB
Inhalt