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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 104.3
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 13:56
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bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/03 12:45
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.rprummer
Inhalt
... ... @@ -1,331 +1,136 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
5 5  {{toc/}}
6 -)))
3 +{{/box}}
7 7  
8 -= Wozu das Kontaktmanagement? =
5 += Arbeiten mit Kontakten =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
18 18  
9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
19 19  
20 -= Wo findet man was? =
11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
21 21  
22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
13 +Immer aktuell
23 23  
24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
15 +DSGVO
25 25  
17 +== Kontakt suchen ==
26 26  
19 +Eine leistungsfähige Suche
27 27  
28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
21 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
39 39  
40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
23 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
41 41  
25 +Beispielsuche
42 42  
27 +== Dublettenerkennung ==
43 43  
44 -== Kontaktbereiche ==
29 +Unterstützung von Dublettenerkennung
45 45  
46 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 -Organisationsadresse
31 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
49 49  
50 -Ansprechpartner
51 -)))|(((
52 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 -Beispiele einer Organisation sind:
33 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
54 54  
55 -* Gewerblicher Betrieb
56 -* Verein
57 -* Stiftung
58 -)))
59 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
60 -Personenadresse
35 +== Kontakte manuell anlegen ==
61 61  
62 -Ansprechpartner
63 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
64 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
65 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
66 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
67 -Haushaltsadresse
37 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
68 68  
69 -Haushaltsmitglied
70 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
71 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
72 -* Familie
73 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 -)))
39 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
75 75  
76 -== Kontakte anlegen ==
41 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
77 77  
78 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
43 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
79 79  
80 -(% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
45 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
82 82  
83 -(% start="2" %)
84 -1. Auf <Kontakt> klicken
47 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
85 85  
86 -(% style="list-style-type:circle" %)
87 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
49 +== Beziehungen verwalten ==
88 88  
89 -(% start="3" %)
90 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
51 +Beziehungen zwischen Kontakten
91 91  
92 -(% style="list-style-type:circle" %)
93 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
53 +Neue Beziehung anlegen
94 94  
95 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
55 +Suchen einer Beziehung
96 96  
97 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
98 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
99 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
57 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
100 100  
101 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
102 -|**Name**|ja|ja|ja
103 -|**Anschrift**|ja|ja|ja
104 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
105 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja
106 -|**Telefon**|ja|ja|ja
107 -|**E-Mail**|ja|ja|ja
108 -|**Web**|nein|ja|nein
59 +Unterstützung von Outlook 365
109 109  
110 -== Kontakte suchen ==
61 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
111 111  
112 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
113 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
63 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
114 114  
115 -(% style="list-style-type:circle" %)
116 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
65 +Beispiel:
117 117  
118 -(% start="3" %)
119 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
120 120  
121 -(% style="float:right" %)
122 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
123 123  
124 -= Konfiguration des Dashboards =
125 125  
126 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
127 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
128 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
129 129  
130 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
131 -* E-Mail-Signatur
132 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
133 133  
134 -== Dashboard konfigurieren ==
74 +**Anforderungskriterien**
135 135  
136 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
137 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen
76 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
78 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
138 138  
139 -(% style="list-style-type:circle" %)
140 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
80 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
141 141  
142 -(% start="3" %)
143 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
82 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
144 144  
145 -=== Spaltenlayout ändern ===
84 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
146 146  
147 -(% style="float:right" %)
148 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
149 -
150 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
151 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
152 -
153 -(% style="list-style-type:circle" %)
154 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
155 -
156 -(% start="3" %)
157 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen
158 -
159 -(% style="list-style-type:circle" %)
160 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
161 -
162 -(% start="4" %)
163 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
164 -
165 -(% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
167 -
168 -== Beziehungen zwischen Kontakten ==
169 -
170 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
171 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
172 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
173 -
174 -=== Beziehungen hinzufügen ===
175 -
176 -(% style="float:right" %)
177 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
178 -
179 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
180 -
181 -(% style="list-style-type:circle" %)
182 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
183 -
184 -(% start="2" %)
185 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
186 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
187 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
188 -
189 -(% style="list-style-type:circle" %)
190 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
191 -
192 -(% start="5" %)
193 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
194 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
195 -
196 -(% style="list-style-type:circle" %)
197 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
198 -
199 -= Import der Kontakte =
200 -
201 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
202 -
203 -??
204 -
205 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
206 -
207 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
208 -
209 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
210 -
211 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
212 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
213 -
214 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
215 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
216 -
217 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
218 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
219 -
220 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
221 -
222 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
223 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
224 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
225 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
226 -
227 227  (% class="wikigeneratedid" %)
228 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
87 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
229 229  
230 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
89 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner, der mit der Organisationsadresse verbunden ist. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
231 231  
232 -(% style="float:right" %)
233 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
91 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L der Personenadresse zugeordnet.
234 234  
235 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
236 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
93 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
237 237  
238 -(% style="list-style-type:circle" %)
239 -* Die Kontakte werden angezeigt.
95 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
96 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
97 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
240 240  
241 -(% start="3" %)
242 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
243 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken
99 +**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
244 244  
245 -(% style="list-style-type:circle" %)
246 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
101 +(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
102 +|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
103 +|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
104 +|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
105 +|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 +|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
107 +|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
108 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
109 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
110 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
111 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
112 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
113 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
114 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
115 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
116 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
247 247  
248 -(% start="5" %)
249 -1. Die Option CSV Datei auswählen
250 250  
251 -(% style="list-style-type:circle" %)
252 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
253 253  
254 -(% start="6" %)
255 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
256 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
257 257  
258 -(% style="float:right" %)
259 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
260 260  
261 -(% style="list-style-type:circle" %)
262 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
263 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
264 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
265 265  
266 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
267 267  
268 -1. Die CSV Datei öffnen
269 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
270 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
271 271  
272 -(% style="list-style-type:circle" %)
273 -* Die Personenadresse wird erstellt.
274 274  
275 -(% style="float:right" %)
276 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
277 277  
278 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
279 279  
280 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
281 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
282 -)))
283 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
284 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
285 -1. In die nächste Zeile springen
286 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
287 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
288 288  
289 -(% style="float:right" %)
290 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
291 291  
292 -(% style="list-style-type:circle" %)
293 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
294 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
295 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
296 296  
297 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
298 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
299 299  
300 300  
301 301  
302 302  
303 303  
304 -**Anforderungskriterien**
305 -
306 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
307 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
308 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
309 -
310 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
311 -
312 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
313 -
314 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
315 -
316 -(% class="wikigeneratedid" %)
317 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
318 -
319 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
320 -
321 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
322 -
323 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
324 -
325 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
326 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
327 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
328 -
329 -**Beispieldatei**
330 -
331 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
136 +Abla
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
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Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
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Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
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Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Kontakte_Import.csv
Author
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1 -XWiki.rprummer
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Inhalt
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1 -Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 -Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 -Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 -;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 -Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 -
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
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Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
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Wo_findet_man_was.png
Author
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Wo_findet_man_was_2.png
Author
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Wo_findet_man_was_3.png
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Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
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