Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
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am 2023/05/09 17:30
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
-
Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 15 gelöscht)
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
- Beziehungen_verwalten.png
- Einstellungen_via_Sidebar.png
- Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
- Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
- Spaltenlayout_ändern_1.png
- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
- Wo_findet_man_was.png
- Wo_findet_man_was_2.png
- Wo_findet_man_was_3.png
- Zum_Dashboard_navigieren.png
Details
- Seiteneigenschaften
-
- Inhalt
-
... ... @@ -5,50 +5,15 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -= Wozu d asKontaktmanagement? =8 += Wozu der Non-Profit-Manager? = 9 9 10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]). 12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 10 +?? 18 18 19 19 20 -= Wofindetmanwas?=13 += Kontakttypen = 21 21 22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?" 23 - 24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]] 25 - 26 - 27 - 28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). 36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 39 - 40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) = 41 - 42 - 43 - 44 -== Kontaktbereiche == 45 - 46 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung 15 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 47 47 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 48 -Organisationsadresse 49 - 50 -Ansprechpartner 51 -)))|((( 52 52 Eine Organisation ist eine juristische Person. 53 53 Beispiele einer Organisation sind: 54 54 ... ... @@ -56,270 +56,131 @@ 56 56 * Verein 57 57 * Stiftung 58 58 ))) 59 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|((( 60 -Personenadresse 61 - 62 -Ansprechpartner 63 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 24 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. 64 64 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 65 65 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 66 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|((( 67 -Haushaltsadresse 68 - 69 -Haushaltsmitglied 70 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 27 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 71 71 Beispiele eines Haushalts sind:((( 72 72 * Familie 73 73 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben 74 74 ))) 75 75 76 -(% class="wikigeneratedid" %) 77 -=== Beispiel zu den Kontaktbereichen und Kontakttypen === 33 +== Kontakttyp Organisation == 78 78 79 -?? 35 +(% style="float:right" %) 36 +[[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]] 80 80 81 - [[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]]38 +Eine Organisation ist eine juristische Person. 82 82 83 - ??40 +Beispiele einer Organisation sind: 84 84 85 -?? 42 +* Gewerblicher Betrieb 43 +* Verein 44 +* Stiftung 86 86 87 -?? 88 - 89 -?? 90 - 91 -?? 92 - 93 -?? 94 - 95 -== Kontakte anlegen == 96 - 97 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken 98 - 99 -(% style="list-style-type:circle" %) 100 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt. 101 - 102 -(% start="2" %) 103 -1. Auf <Kontakt> klicken 104 - 105 -(% style="list-style-type:circle" %) 106 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 107 - 108 -(% start="3" %) 109 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 110 - 111 -(% style="list-style-type:circle" %) 112 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 113 - 114 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen === 115 - 116 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. 117 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. 118 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: 119 - 120 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt 121 -|**Name**|ja|ja|ja 122 -|**Anschrift**|ja|ja|ja 123 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein 124 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja 125 -|**Telefon**|ja|ja|ja 126 -|**E-Mail**|ja|ja|ja 127 -|**Web**|nein|ja|nein 128 - 129 -== Kontakte suchen == 130 - 131 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 132 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 133 - 134 -(% style="list-style-type:circle" %) 135 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 136 - 137 -(% start="3" %) 138 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen 139 - 140 140 (% style="float:right" %) 141 -[[ ViaSidebarindieEinstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]47 +[[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]] 142 142 143 -= Kon figurationdes Dashboards =49 +== Kontakttyp Person == 144 144 145 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 146 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 147 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 51 +Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. 148 148 149 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) 150 -* E-Mail-Signatur 151 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 53 +Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 152 152 153 -== Dashboard konfigurieren == 154 154 155 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 156 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen 56 +== Kontakttyp Haushalt == 157 157 158 -(% style="list-style-type:circle" %) 159 -* Die Einstellungen werden geöffnet. 160 - 161 -(% start="3" %) 162 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 163 - 164 -=== Spaltenlayout ändern === 165 - 166 166 (% style="float:right" %) 167 -[[ Die OptionSpaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]59 +[[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]] 168 168 169 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 170 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken 61 +Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 171 171 172 -(% style="list-style-type:circle" %) 173 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt. 63 +Beispiele eines Haushalts sind: 174 174 175 - (%start="3" %)176 - 1.Option<Spaltenlayout>auswählen65 +* Familie 66 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben 177 177 178 -(% style="list-style-type:circle" %) 179 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt. 68 += Anwendungsfälle = 180 180 181 -(% start="4" %) 182 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen 70 +== Anwendungsfall 1 == 183 183 184 -(% style="list-style-type:circle" %) 185 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt. 72 +?? 186 186 187 -== Beziehungen zwischenKontakten==74 +== Anwendungsfall 2 == 188 188 189 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 190 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 191 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 76 +?? 192 192 193 -=== Beziehungen hinzufügen === 194 194 195 -(% style="float:right" %) 196 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] 197 197 198 - 1.Im Dashboardauf<Kontakte> klicken80 += Arbeiten mit Kontakten = 199 199 200 -(% style="list-style-type:circle" %) 201 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. 82 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis 202 202 203 -(% start="2" %) 204 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken 205 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen 206 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 84 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 207 207 208 -(% style="list-style-type:circle" %) 209 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 86 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen 210 210 211 -(% start="5" %) 212 -1. Das Eingabeformular ausfüllen 213 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 214 214 215 -(% style="list-style-type:circle" %) 216 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 89 +== Kontakt suchen == 217 217 218 - = Import derKontakte=91 +Eine leistungsfähige Suche 219 219 220 - ==Kontakte aus Outlook 365 importieren==93 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen 221 221 222 - ??95 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich 223 223 224 - == Kontakteaus CSV Dateiimportieren ==97 +Beispielsuche 225 225 226 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei === 227 227 228 - Einerfolgreicher Importvon Kontaktendurcheine CSV Datei setzt folgende Anforderungenan die CSV-Datei voraus:100 +== Dublettenerkennung == 229 229 230 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt 231 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) 102 +Unterstützung von Dublettenerkennung 232 232 233 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. 234 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. 104 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 235 235 236 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O 237 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position 106 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen 238 238 239 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten === 240 240 241 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen 242 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen 243 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen 244 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern 109 +== Kontakte manuell anlegen == 245 245 246 -(% class="wikigeneratedid" %) 247 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 111 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken 248 248 249 - ===CSV Dateiin denNonProfitManager importieren===113 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen 250 250 251 -(% style="float:right" %) 252 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] 115 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 253 253 254 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) 255 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) 117 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 256 256 257 -(% style="list-style-type:circle" %) 258 -* Die Kontakte werden angezeigt. 119 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 259 259 260 -(% start="3" %) 261 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) 262 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken 121 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 263 263 264 -(% style="list-style-type:circle" %) 265 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. 266 266 267 -(% start="5" %) 268 -1. Die Option CSV Datei auswählen 124 +== Beziehungen verwalten == 269 269 270 -(% style="list-style-type:circle" %) 271 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. 126 +Beziehungen zwischen Kontakten 272 272 273 -(% start="6" %) 274 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen 275 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen 128 +Neue Beziehung anlegen 276 276 277 -(% style="float:right" %) 278 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] 130 +Suchen einer Beziehung 279 279 280 -(% style="list-style-type:circle" %) 281 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) 282 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. 283 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. 284 284 285 -== ==PersonenadresseausImporterstellen ====133 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren == 286 286 287 -1. Die CSV Datei öffnen 288 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen 289 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen 135 +Unterstützung von Outlook 365 290 290 291 -(% style="list-style-type:circle" %) 292 -* Die Personenadresse wird erstellt. 137 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 293 293 294 -(% style="float:right" %) 295 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]] 139 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 296 296 297 - ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====141 +Beispiel: 298 298 299 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])((( 300 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %) 301 -))) 302 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) 303 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen 304 -1. In die nächste Zeile springen 305 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) 306 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) 307 307 308 -(% style="float:right" %) 309 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]] 310 310 311 -(% style="list-style-type:circle" %) 312 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. 313 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. 314 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. 145 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 315 315 316 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern. 317 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. 147 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 318 318 319 - 320 - 321 - 322 - 323 323 **Anforderungskriterien** 324 324 325 325 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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- Beziehungen_verwalten.png
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- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
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