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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 104.4
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 13:58
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bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/03 12:42
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.rprummer
Inhalt
... ... @@ -1,350 +1,139 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
5 5  {{toc/}}
6 -)))
3 +{{/box}}
7 7  
8 -= Wozu das Kontaktmanagement? =
5 += Arbeiten mit Kontakten =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
18 18  
9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
19 19  
20 -= Wo findet man was? =
11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
21 21  
22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
13 +Immer aktuell
23 23  
24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
15 +DSGVO
25 25  
17 +== Kontakt suchen ==
26 26  
19 +Eine leistungsfähige Suche
27 27  
28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
21 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
39 39  
40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
23 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
41 41  
25 +Beispielsuche
42 42  
27 +== Dublettenerkennung ==
43 43  
44 -== Kontaktbereiche ==
29 +Unterstützung von Dublettenerkennung
45 45  
46 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 -Organisationsadresse
31 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
49 49  
50 -Ansprechpartner
51 -)))|(((
52 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 -Beispiele einer Organisation sind:
33 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
54 54  
55 -* Gewerblicher Betrieb
56 -* Verein
57 -* Stiftung
58 -)))
59 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
60 -Personenadresse
35 +== Kontakte manuell anlegen ==
61 61  
62 -Ansprechpartner
63 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
64 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
65 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
66 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
67 -Haushaltsadresse
37 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
68 68  
69 -Haushaltsmitglied
70 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
71 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
72 -* Familie
73 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 -)))
39 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
75 75  
76 -(% class="wikigeneratedid" %)
77 -=== Beispiel zu den Kontaktbereichen und Kontakttypen ===
41 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
78 78  
79 -??
43 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
80 80  
81 -[[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]]
45 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
82 82  
83 -??
47 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
84 84  
85 -??
49 +== Beziehungen verwalten ==
86 86  
87 -??
51 +Beziehungen zwischen Kontakten
88 88  
89 -??
53 +Neue Beziehung anlegen
90 90  
91 -??
55 +Suchen einer Beziehung
92 92  
93 -??
57 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
94 94  
95 -== Kontakte anlegen ==
59 +Unterstützung von Outlook 365
96 96  
97 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
61 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
98 98  
99 -(% style="list-style-type:circle" %)
100 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
63 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
101 101  
102 -(% start="2" %)
103 -1. Auf <Kontakt> klicken
65 +Beispiel:
104 104  
105 -(% style="list-style-type:circle" %)
106 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
107 107  
108 -(% start="3" %)
109 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
110 110  
111 -(% style="list-style-type:circle" %)
112 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
113 113  
114 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
115 115  
116 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
117 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
118 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
119 119  
120 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
121 -|**Name**|ja|ja|ja
122 -|**Anschrift**|ja|ja|ja
123 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
124 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja
125 -|**Telefon**|ja|ja|ja
126 -|**E-Mail**|ja|ja|ja
127 -|**Web**|nein|ja|nein
74 +**Anforderungskriterien**
128 128  
129 -== Kontakte suchen ==
76 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
78 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
130 130  
131 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
132 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
133 133  
134 -(% style="list-style-type:circle" %)
135 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
81 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
136 136  
137 -(% start="3" %)
138 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
83 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
139 139  
140 -(% style="float:right" %)
141 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
85 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
142 142  
143 -= Konfiguration des Dashboards =
144 -
145 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
146 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
147 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
148 -
149 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
150 -* E-Mail-Signatur
151 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
152 -
153 -== Dashboard konfigurieren ==
154 -
155 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
156 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen
157 -
158 -(% style="list-style-type:circle" %)
159 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
160 -
161 -(% start="3" %)
162 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
163 -
164 -=== Spaltenlayout ändern ===
165 -
166 -(% style="float:right" %)
167 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
168 -
169 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
170 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
171 -
172 -(% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
174 -
175 -(% start="3" %)
176 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen
177 -
178 -(% style="list-style-type:circle" %)
179 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
180 -
181 -(% start="4" %)
182 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
183 -
184 -(% style="list-style-type:circle" %)
185 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
186 -
187 -== Beziehungen zwischen Kontakten ==
188 -
189 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
190 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
191 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
192 -
193 -=== Beziehungen hinzufügen ===
194 -
195 -(% style="float:right" %)
196 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
197 -
198 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
199 -
200 -(% style="list-style-type:circle" %)
201 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
202 -
203 -(% start="2" %)
204 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
205 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
206 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
207 -
208 -(% style="list-style-type:circle" %)
209 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
210 -
211 -(% start="5" %)
212 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
213 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
214 -
215 -(% style="list-style-type:circle" %)
216 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
217 -
218 -= Import der Kontakte =
219 -
220 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
221 -
222 -??
223 -
224 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
225 -
226 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
227 -
228 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
229 -
230 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
231 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
232 -
233 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
234 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
235 -
236 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
237 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
238 -
239 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
240 -
241 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
242 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
243 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
244 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
245 -
246 246  (% class="wikigeneratedid" %)
247 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
88 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
248 248  
249 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
90 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner, der mit der Organisationsadresse verbunden ist. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
250 250  
251 -(% style="float:right" %)
252 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
92 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In diesem Fall sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L der Personenadresse zugeordnet.
253 253  
254 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
255 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
94 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
256 256  
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Die Kontakte werden angezeigt.
96 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
97 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
98 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
259 259  
260 -(% start="3" %)
261 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
262 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken
263 263  
264 -(% style="list-style-type:circle" %)
265 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
101 +**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
266 266  
267 -(% start="5" %)
268 -1. Die Option CSV Datei auswählen
103 +(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
104 +|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
105 +|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
106 +|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
107 +|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
108 +|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
109 +|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
110 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
111 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
112 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
113 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
114 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
115 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
116 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
117 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
118 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
269 269  
270 -(% style="list-style-type:circle" %)
271 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
272 272  
273 -(% start="6" %)
274 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
275 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
276 276  
277 -(% style="float:right" %)
278 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
279 279  
280 -(% style="list-style-type:circle" %)
281 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
282 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
283 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
284 284  
285 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
286 286  
287 -1. Die CSV Datei öffnen
288 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
289 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
290 290  
291 -(% style="list-style-type:circle" %)
292 -* Die Personenadresse wird erstellt.
293 293  
294 -(% style="float:right" %)
295 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
296 296  
297 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
298 298  
299 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
300 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
301 -)))
302 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
303 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
304 -1. In die nächste Zeile springen
305 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
306 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
307 307  
308 -(% style="float:right" %)
309 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
310 310  
311 -(% style="list-style-type:circle" %)
312 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
313 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
314 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
315 315  
316 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
317 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
318 318  
319 319  
320 320  
321 321  
322 322  
323 -**Anforderungskriterien**
324 324  
325 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
326 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
327 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
328 328  
329 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
330 -
331 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
332 -
333 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
334 -
335 -(% class="wikigeneratedid" %)
336 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
337 -
338 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
339 -
340 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
341 -
342 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
343 -
344 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
345 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
346 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
347 -
348 -**Beispieldatei**
349 -
350 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
139 +Abla
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
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Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
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Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
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Inhalt
Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
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Inhalt
Kontakte_Import.csv
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1 -XWiki.rprummer
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Inhalt
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1 -Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 -Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 -Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 -;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 -Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 -
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
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Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
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Wo_findet_man_was.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
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Wo_findet_man_was_3.png
Author
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Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
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