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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 13:58
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/16 13:13
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,7 +8,7 @@
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 10  Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 14  \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
... ... @@ -41,14 +41,10 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 -== Kontaktbereiche ==
44 +== Kontakttypen ==
45 45  
46 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
46 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 47  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 -Organisationsadresse
49 -
50 -Ansprechpartner
51 -)))|(((
52 52  Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 53  Beispiele einer Organisation sind:
54 54  
... ... @@ -56,60 +56,33 @@
56 56  * Verein
57 57  * Stiftung
58 58  )))
59 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
60 -Personenadresse
61 -
62 -Ansprechpartner
63 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
64 64  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
65 65  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
66 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
67 -Haushaltsadresse
68 -
69 -Haushaltsmitglied
70 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
58 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
71 71  Beispiele eines Haushalts sind:(((
72 72  * Familie
73 73  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 74  )))
75 75  
76 -(% class="wikigeneratedid" %)
77 -=== Beispiel zu den Kontaktbereichen und Kontakttypen ===
78 -
79 -??
80 -
81 -[[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]]
82 -
83 -??
84 -
85 -??
86 -
87 -??
88 -
89 -??
90 -
91 -??
92 -
93 -??
94 -
95 95  == Kontakte anlegen ==
96 96  
97 97  1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
98 98  
99 99  (% style="list-style-type:circle" %)
100 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
69 +* Button <Kontakt> wird angezeigt.
101 101  
102 102  (% start="2" %)
103 103  1. Auf <Kontakt> klicken
104 104  
105 105  (% style="list-style-type:circle" %)
106 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
75 +* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
107 107  
108 108  (% start="3" %)
109 109  1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
110 110  
111 111  (% style="list-style-type:circle" %)
112 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
81 +* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
113 113  
114 114  === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
115 115  
... ... @@ -129,13 +129,13 @@
129 129  == Kontakte suchen ==
130 130  
131 131  1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
132 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
101 +1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
133 133  
134 134  (% style="list-style-type:circle" %)
135 135  * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
136 136  
137 137  (% start="3" %)
138 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
107 +1. Gesuchten Kontakt auswählen
139 139  
140 140  (% style="float:right" %)
141 141  [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
... ... @@ -153,37 +153,14 @@
153 153  == Dashboard konfigurieren ==
154 154  
155 155  1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
156 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen
125 +1. Option <Einstellungen> auswählen
157 157  
158 158  (% style="list-style-type:circle" %)
159 159  * Die Einstellungen werden geöffnet.
160 160  
161 161  (% start="3" %)
162 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
131 +1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
163 163  
164 -=== Spaltenlayout ändern ===
165 -
166 -(% style="float:right" %)
167 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
168 -
169 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
170 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
171 -
172 -(% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
174 -
175 -(% start="3" %)
176 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen
177 -
178 -(% style="list-style-type:circle" %)
179 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
180 -
181 -(% start="4" %)
182 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
183 -
184 -(% style="list-style-type:circle" %)
185 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
186 -
187 187  == Beziehungen zwischen Kontakten ==
188 188  
189 189  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
... ... @@ -198,128 +198,39 @@
198 198  1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
199 199  
200 200  (% style="list-style-type:circle" %)
201 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
147 +* Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt.
202 202  
203 203  (% start="2" %)
204 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
205 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
206 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
150 +1. Gewünschten Kontakt anklicken
151 +1. Option <Beziehungen( )> auswählen
152 +1. Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
207 207  
208 208  (% style="list-style-type:circle" %)
209 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
155 +* Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
210 210  
211 211  (% start="5" %)
212 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
213 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
158 +1. Eingabeformular ausfüllen
159 +1. Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
214 214  
215 215  (% style="list-style-type:circle" %)
216 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
162 +* Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
217 217  
218 -= Import der Kontakte =
219 -
220 220  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
221 221  
222 -??
166 +Unterstützung von Outlook 365
223 223  
224 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
168 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
225 225  
226 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
170 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
227 227  
228 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
172 +Beispiel:
229 229  
230 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
231 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
232 232  
233 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
234 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
235 235  
236 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
237 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
176 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
238 238  
239 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
178 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
240 240  
241 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
242 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
243 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
244 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
245 -
246 -(% class="wikigeneratedid" %)
247 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
248 -
249 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
250 -
251 -(% style="float:right" %)
252 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
253 -
254 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
255 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
256 -
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Die Kontakte werden angezeigt.
259 -
260 -(% start="3" %)
261 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
262 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken
263 -
264 -(% style="list-style-type:circle" %)
265 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
266 -
267 -(% start="5" %)
268 -1. Die Option CSV Datei auswählen
269 -
270 -(% style="list-style-type:circle" %)
271 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
272 -
273 -(% start="6" %)
274 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
275 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
276 -
277 -(% style="float:right" %)
278 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
279 -
280 -(% style="list-style-type:circle" %)
281 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
282 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
283 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
284 -
285 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
286 -
287 -1. Die CSV Datei öffnen
288 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
289 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
290 -
291 -(% style="list-style-type:circle" %)
292 -* Die Personenadresse wird erstellt.
293 -
294 -(% style="float:right" %)
295 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
296 -
297 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
298 -
299 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
300 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
301 -)))
302 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
303 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
304 -1. In die nächste Zeile springen
305 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
306 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
307 -
308 -(% style="float:right" %)
309 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
310 -
311 -(% style="list-style-type:circle" %)
312 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
313 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
314 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
315 -
316 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
317 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
318 -
319 -
320 -
321 -
322 -
323 323  **Anforderungskriterien**
324 324  
325 325  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -111.5 KB
Inhalt
Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -835.7 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -193.2 KB
Inhalt
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -32.0 KB
Inhalt