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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 105.2
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 15:57
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bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/03 12:45
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.rprummer
Inhalt
... ... @@ -1,343 +1,136 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
5 5  {{toc/}}
6 -)))
3 +{{/box}}
7 7  
8 -= Wozu das Kontaktmanagement? =
5 += Arbeiten mit Kontakten =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
18 18  
9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
19 19  
20 -= Wo findet man was? =
11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
21 21  
22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
13 +Immer aktuell
23 23  
24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
15 +DSGVO
25 25  
17 +== Kontakt suchen ==
26 26  
19 +Eine leistungsfähige Suche
27 27  
28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
21 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
39 39  
40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
23 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
41 41  
25 +Beispielsuche
42 42  
27 +== Dublettenerkennung ==
43 43  
44 -== Kontaktbereiche ==
29 +Unterstützung von Dublettenerkennung
45 45  
46 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 -Organisationsadresse
31 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
49 49  
50 -Ansprechpartner
51 -)))|(((
52 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 -Beispiele einer Organisation sind:
33 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
54 54  
55 -* Gewerblicher Betrieb
56 -* Verein
57 -* Stiftung
58 -)))
59 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
60 -Personenadresse
35 +== Kontakte manuell anlegen ==
61 61  
62 -Ansprechpartner
63 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
64 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
65 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
66 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
67 -Haushaltsadresse
37 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
68 68  
69 -Haushaltsmitglied
70 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
71 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
72 -* Familie
73 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 -)))
39 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
75 75  
76 -=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
41 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
77 77  
78 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
79 -Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
80 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
81 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
82 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
43 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
83 83  
84 -[[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]]
45 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
85 85  
86 -??
47 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
87 87  
88 -== Kontakte anlegen ==
49 +== Beziehungen verwalten ==
89 89  
90 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
51 +Beziehungen zwischen Kontakten
91 91  
92 -(% style="list-style-type:circle" %)
93 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
53 +Neue Beziehung anlegen
94 94  
95 -(% start="2" %)
96 -1. Auf <Kontakt> klicken
55 +Suchen einer Beziehung
97 97  
98 -(% style="list-style-type:circle" %)
99 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
57 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
100 100  
101 -(% start="3" %)
102 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
59 +Unterstützung von Outlook 365
103 103  
104 -(% style="list-style-type:circle" %)
105 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
61 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
106 106  
107 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
63 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
108 108  
109 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
110 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
111 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
65 +Beispiel:
112 112  
113 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
114 -|**Name**|ja|ja|ja
115 -|**Anschrift**|ja|ja|ja
116 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
117 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja
118 -|**Telefon**|ja|ja|ja
119 -|**E-Mail**|ja|ja|ja
120 -|**Web**|nein|ja|nein
121 121  
122 -== Kontakte suchen ==
123 123  
124 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
125 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
126 126  
127 -(% style="list-style-type:circle" %)
128 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
129 129  
130 -(% start="3" %)
131 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
132 132  
133 -(% style="float:right" %)
134 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
74 +**Anforderungskriterien**
135 135  
136 -= Konfiguration des Dashboards =
76 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
78 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
137 137  
138 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
139 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
140 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
80 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
141 141  
142 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
143 -* E-Mail-Signatur
144 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
82 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
145 145  
146 -== Dashboard konfigurieren ==
84 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
147 147  
148 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
149 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen
150 -
151 -(% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
153 -
154 -(% start="3" %)
155 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
156 -
157 -=== Spaltenlayout ändern ===
158 -
159 -(% style="float:right" %)
160 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
161 -
162 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
163 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
164 -
165 -(% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
167 -
168 -(% start="3" %)
169 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen
170 -
171 -(% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
173 -
174 -(% start="4" %)
175 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
176 -
177 -(% style="list-style-type:circle" %)
178 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
179 -
180 -== Beziehungen zwischen Kontakten ==
181 -
182 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
183 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
184 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
185 -
186 -=== Beziehungen hinzufügen ===
187 -
188 -(% style="float:right" %)
189 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
190 -
191 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
192 -
193 -(% style="list-style-type:circle" %)
194 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
195 -
196 -(% start="2" %)
197 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
198 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
199 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
200 -
201 -(% style="list-style-type:circle" %)
202 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
203 -
204 -(% start="5" %)
205 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
206 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
207 -
208 -(% style="list-style-type:circle" %)
209 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
210 -
211 -= Import der Kontakte =
212 -
213 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
214 -
215 -??
216 -
217 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
218 -
219 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
220 -
221 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
222 -
223 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
224 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
225 -
226 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
227 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
228 -
229 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
230 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
231 -
232 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
233 -
234 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
235 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
236 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
237 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
238 -
239 239  (% class="wikigeneratedid" %)
240 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
87 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
241 241  
242 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
89 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner, der mit der Organisationsadresse verbunden ist. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
243 243  
244 -(% style="float:right" %)
245 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
91 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L der Personenadresse zugeordnet.
246 246  
247 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
248 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
93 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
249 249  
250 -(% style="list-style-type:circle" %)
251 -* Die Kontakte werden angezeigt.
95 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
96 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
97 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
252 252  
253 -(% start="3" %)
254 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
255 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken
99 +**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
256 256  
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
101 +(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
102 +|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
103 +|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
104 +|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
105 +|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 +|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
107 +|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
108 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
109 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
110 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
111 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
112 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
113 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
114 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
115 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
116 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
259 259  
260 -(% start="5" %)
261 -1. Die Option CSV Datei auswählen
262 262  
263 -(% style="list-style-type:circle" %)
264 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
265 265  
266 -(% start="6" %)
267 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
268 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
269 269  
270 -(% style="float:right" %)
271 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
272 272  
273 -(% style="list-style-type:circle" %)
274 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
275 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
276 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
277 277  
278 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
279 279  
280 -1. Die CSV Datei öffnen
281 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
282 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
283 283  
284 -(% style="list-style-type:circle" %)
285 -* Die Personenadresse wird erstellt.
286 286  
287 -(% style="float:right" %)
288 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
289 289  
290 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
291 291  
292 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
293 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
294 -)))
295 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
296 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
297 -1. In die nächste Zeile springen
298 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
299 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
300 300  
301 -(% style="float:right" %)
302 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
303 303  
304 -(% style="list-style-type:circle" %)
305 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
306 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
307 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
308 308  
309 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
310 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
311 311  
312 312  
313 313  
314 314  
315 315  
316 -**Anforderungskriterien**
317 -
318 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
319 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
320 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
321 -
322 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
323 -
324 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
325 -
326 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
327 -
328 -(% class="wikigeneratedid" %)
329 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
330 -
331 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
332 -
333 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
334 -
335 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
336 -
337 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
338 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
339 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
340 -
341 -**Beispieldatei**
342 -
343 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
136 +Abla
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -835.7 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
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Inhalt
Kontakte_Import.csv
Author
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1 -XWiki.rprummer
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Inhalt
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1 -Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 -Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 -Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 -;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 -Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 -
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
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Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
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Inhalt
Wo_findet_man_was.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
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Wo_findet_man_was_3.png
Author
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Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
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