Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
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am 2023/05/11 11:12
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 15 gelöscht)
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
- Beziehungen_verwalten.png
- Einstellungen_via_Sidebar.png
- Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
- Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
- Spaltenlayout_ändern_1.png
- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
- Wo_findet_man_was.png
- Wo_findet_man_was_2.png
- Wo_findet_man_was_3.png
- Zum_Dashboard_navigieren.png
Details
- Seiteneigenschaften
-
- Inhalt
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... ... @@ -8,45 +8,15 @@ 8 8 = Wozu das Kontaktmanagement? = 9 9 10 10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen). 12 12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 18 18 19 19 20 -= Wofindetmanwas?=16 += Kontakttypen = 21 21 22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?" 23 - 24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]] 25 - 26 - 27 - 28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). 36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 39 - 40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) = 41 - 42 -== Kontaktbereiche == 43 - 44 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung 18 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 45 45 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 46 -Organisationsadresse 47 - 48 -Ansprechpartner 49 -)))|((( 50 50 Eine Organisation ist eine juristische Person. 51 51 Beispiele einer Organisation sind: 52 52 ... ... @@ -54,263 +54,98 @@ 54 54 * Verein 55 55 * Stiftung 56 56 ))) 57 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|((( 58 -Personenadresse 59 - 60 -Ansprechpartner 61 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 27 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. 62 62 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 63 63 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 64 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|((( 65 -Haushaltsadresse 66 - 67 -Haushaltsmitglied 68 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 30 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 69 69 Beispiele eines Haushalts sind:((( 70 70 * Familie 71 71 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben 72 72 ))) 73 73 74 -== =DieVernetzungzwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels===36 +== == 75 75 76 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte). 77 -Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**. 78 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.) 79 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite). 80 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein. 38 += Anwendungsfälle = 81 81 82 - [[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479"width="952"]]40 +== Anwendungsfall 1 == 83 83 84 84 ?? 85 85 86 -== Kontakteanlegen ==44 +== Anwendungsfall 2 == 87 87 88 - 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken46 +?? 89 89 90 -(% style="list-style-type:circle" %) 91 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt. 92 92 93 -(% start="2" %) 94 -1. Auf <Kontakt> klicken 95 95 96 -(% style="list-style-type:circle" %) 97 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 50 += Arbeiten mit Kontakten = 98 98 99 -(% start="3" %) 100 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 52 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis 101 101 102 -(% style="list-style-type:circle" %) 103 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 54 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 104 104 105 - === GemeinsamkeitundUnterschiedebeider ErstellungvonKontakttypen===56 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen 106 106 107 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. 108 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. 109 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: 110 110 111 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt 112 -|**Name**|ja|ja|ja 113 -|**Anschrift**|ja|ja|ja 114 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein 115 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja 116 -|**Telefon**|ja|ja|ja 117 -|**E-Mail**|ja|ja|ja 118 -|**Web**|nein|ja|nein 59 +== Kontakt suchen == 119 119 120 - == Kontakte suchen==61 +Eine leistungsfähige Suche 121 121 122 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 123 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 63 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen 124 124 125 -(% style="list-style-type:circle" %) 126 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 65 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich 127 127 128 -(% start="3" %) 129 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen 67 +Beispielsuche 130 130 131 -(% style="float:right" %) 132 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]] 133 133 134 -= Konfigurationdes Dashboards=70 +== Dublettenerkennung == 135 135 136 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 137 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 138 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 72 +Unterstützung von Dublettenerkennung 139 139 140 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) 141 -* E-Mail-Signatur 142 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 74 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 143 143 144 - ==Dashboardkonfigurieren==76 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen 145 145 146 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 147 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen 148 148 149 -(% style="list-style-type:circle" %) 150 -* Die Einstellungen werden geöffnet. 79 +== Kontakte manuell anlegen == 151 151 152 -(% start="3" %) 153 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 81 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken 154 154 155 - ===Spaltenlayoutändern===83 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen 156 156 157 -(% style="float:right" %) 158 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]] 85 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 159 159 160 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 161 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken 87 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 162 162 163 -(% style="list-style-type:circle" %) 164 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt. 89 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 165 165 166 -(% start="3" %) 167 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen 91 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 168 168 169 -(% style="list-style-type:circle" %) 170 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt. 171 171 172 -(% start="4" %) 173 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen 94 +== Beziehungen verwalten == 174 174 175 -(% style="list-style-type:circle" %) 176 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt. 96 +Beziehungen zwischen Kontakten 177 177 178 - ==Beziehungenzwischen Kontakten==98 +Neue Beziehung anlegen 179 179 180 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 181 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 182 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 100 +Suchen einer Beziehung 183 183 184 -=== Beziehungen hinzufügen === 185 185 186 -(% style="float:right" %) 187 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] 188 - 189 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 190 - 191 -(% style="list-style-type:circle" %) 192 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. 193 - 194 -(% start="2" %) 195 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken 196 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen 197 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 198 - 199 -(% style="list-style-type:circle" %) 200 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 201 - 202 -(% start="5" %) 203 -1. Das Eingabeformular ausfüllen 204 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 205 - 206 -(% style="list-style-type:circle" %) 207 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 208 - 209 -= Import der Kontakte = 210 - 211 211 == Kontakte aus Outlook 365 importieren == 212 212 213 - ??105 +Unterstützung von Outlook 365 214 214 215 - ==Kontakte ausCSV Datei importieren==107 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 216 216 217 - ===VorgabenüberdenAufbauder CSV Datei ===109 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 218 218 219 - Einerfolgreicher Import von Kontakten durch eineCSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:111 +Beispiel: 220 220 221 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt 222 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) 223 223 224 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. 225 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. 226 226 227 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O 228 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position 115 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 229 229 230 - ===CSVDateifürden NonProfitManagervorbereiten===117 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 231 231 232 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen 233 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen 234 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen 235 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern 236 - 237 -(% class="wikigeneratedid" %) 238 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 239 - 240 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren === 241 - 242 -(% style="float:right" %) 243 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] 244 - 245 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) 246 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) 247 - 248 -(% style="list-style-type:circle" %) 249 -* Die Kontakte werden angezeigt. 250 - 251 -(% start="3" %) 252 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) 253 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken 254 - 255 -(% style="list-style-type:circle" %) 256 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. 257 - 258 -(% start="5" %) 259 -1. Die Option CSV Datei auswählen 260 - 261 -(% style="list-style-type:circle" %) 262 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. 263 - 264 -(% start="6" %) 265 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen 266 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen 267 - 268 -(% style="float:right" %) 269 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] 270 - 271 -(% style="list-style-type:circle" %) 272 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) 273 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. 274 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. 275 - 276 -==== Personenadresse aus Import erstellen ==== 277 - 278 -1. Die CSV Datei öffnen 279 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen 280 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen 281 - 282 -(% style="list-style-type:circle" %) 283 -* Die Personenadresse wird erstellt. 284 - 285 -(% style="float:right" %) 286 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]] 287 - 288 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ==== 289 - 290 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])((( 291 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %) 292 -))) 293 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) 294 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen 295 -1. In die nächste Zeile springen 296 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) 297 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) 298 - 299 -(% style="float:right" %) 300 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]] 301 - 302 -(% style="list-style-type:circle" %) 303 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. 304 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. 305 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. 306 - 307 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern. 308 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. 309 - 310 - 311 - 312 - 313 - 314 314 **Anforderungskriterien** 315 315 316 316 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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- Author
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- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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- Author
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- Author
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- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
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- Spaltenlayout_ändern_1.png
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- Author
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- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
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