Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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am 2023/05/11 11:12
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 16 gelöscht)
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
- Beziehungen_verwalten.png
- Einstellungen_via_Sidebar.png
- Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
- Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
- Kontaktmanagement_Beispiel.png
- Spaltenlayout_ändern_1.png
- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
- Wo_findet_man_was.png
- Wo_findet_man_was_2.png
- Wo_findet_man_was_3.png
- Zum_Dashboard_navigieren.png
Details
- Seiteneigenschaften
-
- Inhalt
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... ... @@ -8,42 +8,15 @@ 8 8 = Wozu das Kontaktmanagement? = 9 9 10 10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen). 12 12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 18 18 19 -= Wo findet man was? = 20 20 21 - Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]]Wo im Fenster ist was?"16 += Kontakttypen = 22 22 23 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]] 24 - 25 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 26 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 27 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 28 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 29 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 30 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 31 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 32 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). 33 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 34 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 35 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 36 - 37 -= Über Kontakte (Grundlegendes) = 38 - 39 -== Kontaktbereiche == 40 - 41 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung 18 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 42 42 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 43 -Organisationsadresse 44 - 45 -Ansprechpartner 46 -)))|((( 47 47 Eine Organisation ist eine juristische Person. 48 48 Beispiele einer Organisation sind: 49 49 ... ... @@ -51,264 +51,98 @@ 51 51 * Verein 52 52 * Stiftung 53 53 ))) 54 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|((( 55 -Personenadresse 56 - 57 -Ansprechpartner 58 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 27 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. 59 59 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 60 60 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 61 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|((( 62 -Haushaltsadresse 63 - 64 -Haushaltsmitglied 65 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 30 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 66 66 Beispiele eines Haushalts sind:((( 67 67 * Familie 68 68 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben 69 69 ))) 70 70 71 -== =DieVernetzungzwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels===36 +== == 72 72 73 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte). 74 -Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**. 75 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.) 76 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite). 77 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein. 78 -**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht. 38 += Anwendungsfälle = 79 79 80 - [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="416"width="865"]]40 +== Anwendungsfall 1 == 81 81 82 82 ?? 83 83 84 -== Kontakteanlegen ==44 +== Anwendungsfall 2 == 85 85 86 - 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken46 +?? 87 87 88 -(% style="list-style-type:circle" %) 89 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt. 90 90 91 -(% start="2" %) 92 -1. Auf <Kontakt> klicken 93 93 94 -(% style="list-style-type:circle" %) 95 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 50 += Arbeiten mit Kontakten = 96 96 97 -(% start="3" %) 98 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 52 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis 99 99 100 -(% style="list-style-type:circle" %) 101 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 54 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 102 102 103 - === GemeinsamkeitundUnterschiedebeider ErstellungvonKontakttypen===56 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen 104 104 105 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. 106 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. 107 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: 108 108 109 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt 110 -|**Name**|ja|ja|ja 111 -|**Anschrift**|ja|ja|ja 112 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein 113 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja 114 -|**Telefon**|ja|ja|ja 115 -|**E-Mail**|ja|ja|ja 116 -|**Web**|nein|ja|nein 59 +== Kontakt suchen == 117 117 118 - == Kontakte suchen==61 +Eine leistungsfähige Suche 119 119 120 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 121 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 63 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen 122 122 123 -(% style="list-style-type:circle" %) 124 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 65 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich 125 125 126 -(% start="3" %) 127 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen 67 +Beispielsuche 128 128 129 -(% style="float:right" %) 130 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]] 131 131 132 -= Konfigurationdes Dashboards=70 +== Dublettenerkennung == 133 133 134 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 135 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 136 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 72 +Unterstützung von Dublettenerkennung 137 137 138 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) 139 -* E-Mail-Signatur 140 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 74 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 141 141 142 - ==Dashboardkonfigurieren==76 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen 143 143 144 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 145 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen 146 146 147 -(% style="list-style-type:circle" %) 148 -* Die Einstellungen werden geöffnet. 79 +== Kontakte manuell anlegen == 149 149 150 -(% start="3" %) 151 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 81 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken 152 152 153 - ===Spaltenlayoutändern===83 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen 154 154 155 -(% style="float:right" %) 156 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]] 85 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 157 157 158 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 159 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken 87 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 160 160 161 -(% style="list-style-type:circle" %) 162 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt. 89 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 163 163 164 -(% start="3" %) 165 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen 91 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 166 166 167 -(% style="list-style-type:circle" %) 168 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt. 169 169 170 -(% start="4" %) 171 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen 94 +== Beziehungen verwalten == 172 172 173 -(% style="list-style-type:circle" %) 174 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt. 96 +Beziehungen zwischen Kontakten 175 175 176 - ==Beziehungenzwischen Kontakten==98 +Neue Beziehung anlegen 177 177 178 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 179 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 180 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 100 +Suchen einer Beziehung 181 181 182 -=== Beziehungen hinzufügen === 183 183 184 -(% style="float:right" %) 185 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] 186 - 187 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 188 - 189 -(% style="list-style-type:circle" %) 190 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. 191 - 192 -(% start="2" %) 193 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken 194 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen 195 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 196 - 197 -(% style="list-style-type:circle" %) 198 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 199 - 200 -(% start="5" %) 201 -1. Das Eingabeformular ausfüllen 202 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 203 - 204 -(% style="list-style-type:circle" %) 205 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 206 - 207 -= Import der Kontakte = 208 - 209 209 == Kontakte aus Outlook 365 importieren == 210 210 211 - ??105 +Unterstützung von Outlook 365 212 212 213 - ==Kontakte ausCSV Datei importieren==107 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 214 214 215 - ===VorgabenüberdenAufbauder CSV Datei ===109 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 216 216 217 - Einerfolgreicher Import von Kontakten durch eineCSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:111 +Beispiel: 218 218 219 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt 220 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) 221 221 222 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. 223 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. 224 224 225 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O 226 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position 115 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 227 227 228 - ===CSVDateifürden NonProfitManagervorbereiten===117 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 229 229 230 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen 231 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen 232 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen 233 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern 234 - 235 -(% class="wikigeneratedid" %) 236 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 237 - 238 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren === 239 - 240 -(% style="float:right" %) 241 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] 242 - 243 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) 244 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) 245 - 246 -(% style="list-style-type:circle" %) 247 -* Die Kontakte werden angezeigt. 248 - 249 -(% start="3" %) 250 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) 251 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken 252 - 253 -(% style="list-style-type:circle" %) 254 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. 255 - 256 -(% start="5" %) 257 -1. Die Option CSV Datei auswählen 258 - 259 -(% style="list-style-type:circle" %) 260 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. 261 - 262 -(% start="6" %) 263 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen 264 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen 265 - 266 -(% style="float:right" %) 267 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] 268 - 269 -(% style="list-style-type:circle" %) 270 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) 271 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. 272 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. 273 - 274 -==== Personenadresse aus Import erstellen ==== 275 - 276 -1. Die CSV Datei öffnen 277 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen 278 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen 279 - 280 -(% style="list-style-type:circle" %) 281 -* Die Personenadresse wird erstellt. 282 - 283 -(% style="float:right" %) 284 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]] 285 - 286 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ==== 287 - 288 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])((( 289 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %) 290 -))) 291 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) 292 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen 293 -1. In die nächste Zeile springen 294 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) 295 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) 296 - 297 -(% style="float:right" %) 298 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]] 299 - 300 -(% style="list-style-type:circle" %) 301 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. 302 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. 303 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. 304 - 305 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern. 306 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. 307 - 308 - 309 - 310 - 311 - 312 312 **Anforderungskriterien** 313 313 314 314 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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- Author
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -XWiki.MarcoBauer - Größe
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- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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- Author
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- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
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- Author
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- Beziehungen_verwalten.png
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- Author
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- Einstellungen_via_Sidebar.png
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- Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
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- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
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- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
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- Author
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- Kontaktmanagement_Beispiel.png
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- Author
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -590.4 KB - Inhalt
- Spaltenlayout_ändern_1.png
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- Wo_findet_man_was.png
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- Wo_findet_man_was_2.png
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