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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 108.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 16:43
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bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/06 07:22
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.rprummer
Inhalt
... ... @@ -1,340 +1,133 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
5 5  {{toc/}}
6 -)))
3 +{{/box}}
7 7  
8 -= Wozu das Kontaktmanagement? =
5 += Arbeiten mit Kontakten =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
18 18  
19 -= Wo findet man was? =
9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
20 20  
21 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
22 22  
23 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
13 +Immer aktuell
24 24  
25 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
26 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
27 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
28 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
29 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
30 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
31 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
34 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
35 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
15 +DSGVO
36 36  
37 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
17 +== Kontakt suchen ==
38 38  
39 -== Kontaktbereiche ==
19 +Eine leistungsfähige Suche
40 40  
41 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
42 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 -Organisationsadresse
21 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
44 44  
45 -Ansprechpartner
46 -)))|(((
47 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
48 -Beispiele einer Organisation sind:
23 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
49 49  
50 -* Gewerblicher Betrieb
51 -* Verein
52 -* Stiftung
53 -)))
54 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 -Personenadresse
25 +Beispielsuche
56 56  
57 -Ansprechpartner
58 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
59 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
60 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
61 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 -Haushaltsadresse
27 +== Dublettenerkennung ==
63 63  
64 -Haushaltsmitglied
65 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
66 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
67 -* Familie
68 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
69 -)))
29 +Unterstützung von Dublettenerkennung
70 70  
71 -=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
31 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
72 72  
73 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 -Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
75 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
76 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
78 -**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
79 -Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
33 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
80 80  
81 -[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="424" width="882"]]
35 +== Kontakte manuell anlegen ==
82 82  
83 -??
37 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
84 84  
85 -== Kontakte anlegen ==
39 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
86 86  
87 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
41 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
88 88  
89 -(% style="list-style-type:circle" %)
90 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
43 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
91 91  
92 -(% start="2" %)
93 -1. Auf <Kontakt> klicken
45 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
94 94  
95 -(% style="list-style-type:circle" %)
96 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
47 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
97 97  
98 -(% start="3" %)
99 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
49 +== Beziehungen verwalten ==
100 100  
101 -(% style="list-style-type:circle" %)
102 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
51 +Beziehungen zwischen Kontakten
103 103  
104 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
53 +Neue Beziehung anlegen
105 105  
106 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
107 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
108 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
55 +Suchen einer Beziehung
109 109  
110 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
111 -|**Name**|ja|ja|ja
112 -|**Anschrift**|ja|ja|ja
113 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
114 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja
115 -|**Telefon**|ja|ja|ja
116 -|**E-Mail**|ja|ja|ja
117 -|**Web**|nein|ja|nein
57 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
118 118  
119 -== Kontakte suchen ==
59 +Unterstützung von Outlook 365
120 120  
121 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
122 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
61 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
123 123  
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
63 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
126 126  
127 -(% start="3" %)
128 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
65 +Beispiel:
129 129  
130 -(% style="float:right" %)
131 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
132 132  
133 -= Konfiguration des Dashboards =
134 134  
135 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
136 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
137 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
138 138  
139 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
140 -* E-Mail-Signatur
141 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
142 142  
143 -== Dashboard konfigurieren ==
72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
144 144  
145 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
146 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen
74 +**Anforderungskriterien**
147 147  
148 -(% style="list-style-type:circle" %)
149 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
76 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
78 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
150 150  
151 -(% start="3" %)
152 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
80 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
153 153  
154 -=== Spaltenlayout ändern ===
82 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
155 155  
156 -(% style="float:right" %)
157 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
84 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
158 158  
159 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
160 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
161 -
162 -(% style="list-style-type:circle" %)
163 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
164 -
165 -(% start="3" %)
166 -1. Option <Spaltenlayout> auswählen
167 -
168 -(% style="list-style-type:circle" %)
169 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
170 -
171 -(% start="4" %)
172 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
173 -
174 -(% style="list-style-type:circle" %)
175 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
176 -
177 -== Beziehungen zwischen Kontakten ==
178 -
179 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
180 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
181 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
182 -
183 -=== Beziehungen hinzufügen ===
184 -
185 -(% style="float:right" %)
186 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
187 -
188 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
189 -
190 -(% style="list-style-type:circle" %)
191 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
192 -
193 -(% start="2" %)
194 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
195 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
196 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
197 -
198 -(% style="list-style-type:circle" %)
199 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
200 -
201 -(% start="5" %)
202 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
203 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
204 -
205 -(% style="list-style-type:circle" %)
206 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
207 -
208 -= Import der Kontakte =
209 -
210 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
211 -
212 -??
213 -
214 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
215 -
216 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
217 -
218 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
219 -
220 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
221 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
222 -
223 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
224 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
225 -
226 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
227 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
228 -
229 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
230 -
231 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
232 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
233 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
234 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
235 -
236 236  (% class="wikigeneratedid" %)
237 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
87 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
238 238  
239 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
89 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
240 240  
241 -(% style="float:right" %)
242 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
91 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
243 243  
244 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
245 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
93 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
246 246  
247 -(% style="list-style-type:circle" %)
248 -* Die Kontakte werden angezeigt.
95 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
96 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
97 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
249 249  
250 -(% start="3" %)
251 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
252 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken
99 +**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
253 253  
254 -(% style="list-style-type:circle" %)
255 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
101 +(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
102 +|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
103 +|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
104 +|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
105 +|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 +|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
107 +|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
108 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
109 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
110 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
111 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
112 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
113 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
114 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
115 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
116 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
256 256  
257 -(% start="5" %)
258 -1. Die Option CSV Datei auswählen
259 259  
260 -(% style="list-style-type:circle" %)
261 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
262 262  
263 -(% start="6" %)
264 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
265 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
266 266  
267 -(% style="float:right" %)
268 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
269 269  
270 -(% style="list-style-type:circle" %)
271 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
272 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
273 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
274 274  
275 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
276 276  
277 -1. Die CSV Datei öffnen
278 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
279 -1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
280 280  
281 -(% style="list-style-type:circle" %)
282 -* Die Personenadresse wird erstellt.
283 283  
284 -(% style="float:right" %)
285 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
286 286  
287 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
288 288  
289 -1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
290 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
291 -)))
292 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
293 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
294 -1. In die nächste Zeile springen
295 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
296 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
297 297  
298 -(% style="float:right" %)
299 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
300 300  
301 -(% style="list-style-type:circle" %)
302 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
303 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
304 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
305 305  
306 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
307 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
308 308  
309 309  
310 -
311 -
312 -
313 -**Anforderungskriterien**
314 -
315 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
316 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
317 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
318 -
319 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
320 -
321 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
322 -
323 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
324 -
325 -(% class="wikigeneratedid" %)
326 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
327 -
328 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
329 -
330 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
331 -
332 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
333 -
334 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
335 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
336 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
337 -
338 -**Beispieldatei**
339 -
340 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
133 +Abla
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
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Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
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Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
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Inhalt
Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
Author
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
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Kontakte_Import.csv
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1 -XWiki.rprummer
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Inhalt
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1 -Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 -Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 -Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 -;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 -Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 -
Kontaktmanagement_Beispiel.png
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Inhalt
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
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Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
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Inhalt
Wo_findet_man_was.png
Author
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Wo_findet_man_was_2.png
Author
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Wo_findet_man_was_3.png
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Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
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