Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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am 2023/06/01 13:19
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am 2023/05/11 11:12
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 16 gelöscht)
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
- Beziehungen_verwalten.png
- Einstellungen_via_Sidebar.png
- Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
- Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
- Kontaktmanagement_Beispiel.png
- Spaltenlayout_ändern_1.png
- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
- Wo_findet_man_was.png
- Wo_findet_man_was_2.png
- Wo_findet_man_was_3.png
- Zum_Dashboard_navigieren.png
Details
- Seiteneigenschaften
-
- Inhalt
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... ... @@ -8,42 +8,15 @@ 8 8 = Wozu das Kontaktmanagement? = 9 9 10 10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen). 12 12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 18 18 19 -= Wo findet man was? = 20 20 21 - Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]]Wo im Fenster ist was?"16 += Kontakttypen = 22 22 23 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]] 24 - 25 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 26 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 27 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 28 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 29 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 30 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 31 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 32 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). 33 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 34 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 35 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 36 - 37 -= Über Kontakte (Grundlegendes) = 38 - 39 -== Kontaktbereiche == 40 - 41 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung 18 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 42 42 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 43 -Organisationsadresse 44 - 45 -Ansprechpartner 46 -)))|((( 47 47 Eine Organisation ist eine juristische Person. 48 48 Beispiele einer Organisation sind: 49 49 ... ... @@ -51,275 +51,98 @@ 51 51 * Verein 52 52 * Stiftung 53 53 ))) 54 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|((( 55 -Personenadresse 56 - 57 -Ansprechpartner 58 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 27 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. 59 59 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 60 60 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 61 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|((( 62 -Haushaltsadresse 63 - 64 -Haushaltsmitglied 65 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 30 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 66 66 Beispiele eines Haushalts sind:((( 67 67 * Familie 68 68 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben 69 69 ))) 70 70 71 -== =DieVernetzungzwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels===36 +== == 72 72 73 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte). 74 -Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**. 75 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.) 76 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite). 77 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein. 78 -**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht. 79 -Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein. 38 += Anwendungsfälle = 80 80 81 - [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451"width="939"]]40 +== Anwendungsfall 1 == 82 82 83 - == Kontakte anlegen ==42 +?? 84 84 85 - 1.Auf **+**nebender Suchleiste klicken44 +== Anwendungsfall 2 == 86 86 87 -(% style="list-style-type:circle" %) 88 -* Der Button Kontakt wird angezeigt. 46 +?? 89 89 90 -(% start="2" %) 91 -1. Auf **Kontakt** klicken 92 92 93 -(% style="list-style-type:circle" %) 94 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 95 95 96 -(% start="3" %) 97 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 50 += Arbeiten mit Kontakten = 98 98 99 -(% style="list-style-type:circle" %) 100 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 52 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis 101 101 102 - === Gemeinsamkeit und UnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen===54 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 103 103 104 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. 105 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. 106 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: 56 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen 107 107 108 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt 109 -|**Name**|ja|ja|ja 110 -|**Anschrift**|ja|ja|ja 111 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein 112 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja 113 -|**Telefon**|ja|ja|ja 114 -|**E-Mail**|ja|ja|ja 115 -|**Web**|nein|ja|nein 116 116 117 -== Kontakt esuchen ==59 +== Kontakt suchen == 118 118 119 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 120 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 61 +Eine leistungsfähige Suche 121 121 122 -(% style="list-style-type:circle" %) 123 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 63 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen 124 124 125 -(% start="3" %) 126 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen 65 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich 127 127 128 -(% style="float:right" %) 129 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]] 67 +Beispielsuche 130 130 131 -= Konfiguration des Dashboards = 132 132 133 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 134 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 135 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 70 +== Dublettenerkennung == 136 136 137 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) 138 -* E-Mail-Signatur 139 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 72 +Unterstützung von Dublettenerkennung 140 140 141 - ==Dashboard konfigurieren==74 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 142 142 143 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 144 -1. Die Option **Einstellungen** auswählen 76 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen 145 145 146 -(% style="list-style-type:circle" %) 147 -* Die Einstellungen werden geöffnet. 148 148 149 -(% start="3" %) 150 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 79 +== Kontakte manuell anlegen == 151 151 152 - === Spaltenlayoutändern===81 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken 153 153 154 -(% style="float:right" %) 155 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]] 83 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen 156 156 157 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken 158 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken 85 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 159 159 160 -(% style="list-style-type:circle" %) 161 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt. 87 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 162 162 163 -(% start="3" %) 164 -1. Option **Spaltenlayout** auswählen 89 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 165 165 166 -(% style="list-style-type:circle" %) 167 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt. 91 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 168 168 169 -(% start="4" %) 170 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen 171 171 172 -(% style="list-style-type:circle" %) 173 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt. 94 +== Beziehungen verwalten == 174 174 175 - ==Beziehungen zwischen Kontakten==96 +Beziehungen zwischen Kontakten 176 176 177 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 178 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 179 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 98 +Neue Beziehung anlegen 180 180 181 - ===Beziehungen hinzufügen ===100 +Suchen einer Beziehung 182 182 183 -(% style="float:right" %) 184 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] 185 185 186 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken 187 - 188 -(% style="list-style-type:circle" %) 189 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. 190 - 191 -(% start="2" %) 192 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken 193 -1. Die Option **Beziehungen** auswählen 194 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 195 - 196 -(% style="list-style-type:circle" %) 197 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 198 - 199 -(% start="5" %) 200 -1. Das Eingabeformular ausfüllen 201 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 202 - 203 -(% style="list-style-type:circle" %) 204 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 205 - 206 -= Import der Kontakte = 207 - 208 208 == Kontakte aus Outlook 365 importieren == 209 209 210 - ??105 +Unterstützung von Outlook 365 211 211 212 - ==Kontakte ausCSV Datei importieren==107 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 213 213 214 - ===VorgabenüberdenAufbauder CSV Datei ===109 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 215 215 216 - Einerfolgreicher Import von Kontakten durch eineCSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:111 +Beispiel: 217 217 218 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt 219 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) 220 220 221 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. 222 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. 223 223 224 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O 225 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position 115 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 226 226 227 - ===CSVDateifürden NonProfitManagervorbereiten===117 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 228 228 229 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen 230 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen 231 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen 232 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern 233 - 234 -(% class="wikigeneratedid" %) 235 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 236 - 237 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren === 238 - 239 -(% style="float:right" %) 240 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] 241 - 242 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) 243 -1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) 244 - 245 -(% style="list-style-type:circle" %) 246 -* Die Kontakte werden angezeigt. 247 - 248 -(% start="3" %) 249 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) 250 -1. Auf **Kontakte importieren** klicken 251 - 252 -(% style="list-style-type:circle" %) 253 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. 254 - 255 -(% start="5" %) 256 -1. Die Option **CSV Datei **auswählen 257 - 258 -(% style="list-style-type:circle" %) 259 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. 260 - 261 -(% start="6" %) 262 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen 263 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen 264 - 265 -(% style="float:right" %) 266 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] 267 - 268 -(% style="list-style-type:circle" %) 269 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) 270 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. 271 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. 272 - 273 -==== Personenadresse aus Import erstellen ==== 274 - 275 -1. Die **CSV Datei** öffnen 276 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen 277 -1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen** 278 - 279 -(% style="list-style-type:circle" %) 280 -* Die Personenadresse wird erstellt. 281 - 282 -(% style="float:right" %) 283 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]] 284 - 285 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ==== 286 - 287 -1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])((( 288 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %) 289 -))) 290 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) 291 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen** 292 -1. In die nächste Zeile springen 293 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) 294 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) 295 - 296 -(% style="float:right" %) 297 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]] 298 - 299 -(% style="list-style-type:circle" %) 300 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. 301 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. 302 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. 303 - 304 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern. 305 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. 306 - 307 -= Nachrichten im Non Profit Manager verwalten = 308 - 309 -== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen == 310 - 311 -?? 312 - 313 -==== Posteingang des Non Profit Manager im Überblick ==== 314 - 315 -?? 316 - 317 -=== Nachrichten im Non Profit Manager versenden === 318 - 319 -?? 320 - 321 - 322 - 323 323 **Anforderungskriterien** 324 324 325 325 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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- Author
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- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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- Author
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- Beziehungen_verwalten.png
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- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
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