Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
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am 2023/07/25 11:10
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am 2023/04/06 07:22
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Zusammenfassung
-
Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
-
Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 29 gelöscht)
- Administration_3_Ebenen.png
- Administrationsmenü_Übersicht.png
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
- Beziehungen_verwalten.png
- E-Mail-Signatur_Wiki.png
- Einstellungen_via_Sidebar.png
- Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
- Icons_Kontakttypen_Organisation.png
- Icons_Kontakttypen_Person.png
- Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
- Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
- Kontakte_Import.csv
- Kontaktmanagement_Beispiel.png
- Kontaktmanagement_Intro_Bild.png
- NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png
- Posteingang_Home_Screen.png
- Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png
- Posteingang_Outlook_Import_1.png
- Spaltenlayout_ändern_1.png
- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
- Wo_findet_man_was.png
- Wo_findet_man_was_2.png
- Wo_findet_man_was_3.png
- Wo_sind_Aktivitaeten.png
- Zum_Dashboard_navigieren.png
Details
- Seiteneigenschaften
-
- Dokument-Autor
-
... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. MarcoBauer1 +XWiki.rprummer - Tags
-
... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -Kontaktmanagement|Rollen festlegen|CSV Datei|Dashboard|Kontaktbereich|Kontakttyp|Kontakt|Administration|Import|Eigenschaft|Rolle|Berechtigung|Nachricht|Bestätigungsnachricht|Ansprechpartner - Inhalt
-
... ... @@ -1,514 +1,133 @@ 1 -(% class="box" %) 2 -((( 3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet** 4 - 1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}} 5 5 {{toc/}} 6 - )))3 +{{/box}} 7 7 8 -= WozudasKontaktmanagement?=5 += Arbeiten mit Kontakten = 9 9 10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.[[image:Kontaktmanagement_Intro_Bild.png||height="121" style="float:right" width="421"]] 11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]). 12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis 18 18 19 - =Wofindetmanwas?=9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 20 20 21 - Dennmanstelltsich zuerst immer die Frage:"[[Wo muss ichhinklicken>>doc:NPMBoxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen 22 22 23 - [[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]13 +Immer aktuell 24 24 25 -(% style="width:939.6px" %) 26 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung 27 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 28 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 29 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 30 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 31 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 32 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 33 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). 34 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 35 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 36 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 37 -|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**. 38 -Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]]) 15 +DSGVO 39 39 40 -= ÜberKontakte(Grundlegendes)=17 +== Kontakt suchen == 41 41 42 - == Kontaktbereiche==19 +Eine leistungsfähige Suche 43 43 44 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung 45 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 46 -Organisationsadresse 21 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen 47 47 48 -Ansprechpartner 49 -)))|((( 50 -Eine Organisation ist eine juristische Person. 51 -Beispiele einer Organisation sind: 23 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich# 52 52 53 -* Gewerblicher Betrieb 54 -* Verein 55 -* Stiftung 56 -))) 57 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|((( 58 -Personenadresse 25 +Beispielsuche 59 59 60 -Ansprechpartner 61 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 62 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 63 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 64 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|((( 65 -Haushaltsadresse 27 +== Dublettenerkennung == 66 66 67 -Haushaltsmitglied 68 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 69 -Beispiele eines Haushalts sind:((( 70 -* Familie 71 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben 72 -))) 29 +Unterstützung von Dublettenerkennung 73 73 74 - === DieVernetzungzwischendenKontaktbereichenanhand einesBeispiels===31 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 75 75 76 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte). 77 -Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**. 78 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.) 79 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite). 80 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein. 81 -**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht. 82 -Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein. 33 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen 83 83 35 +== Kontakte manuell anlegen == 84 84 37 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken 85 85 86 - ==Kontakte anlegen==39 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen 87 87 88 - 1.Auf **+**nebenderSuchleisteklicken41 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 89 89 90 -(% style="list-style-type:circle" %) 91 -* Der Button Kontakt wird angezeigt. 43 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 92 92 93 -(% start="2" %) 94 -1. Auf **Kontakt** klicken 45 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 95 95 96 -(% style="list-style-type:circle" %) 97 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 47 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 98 98 99 -(% start="3" %) 100 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 49 +== Beziehungen verwalten == 101 101 102 -(% style="list-style-type:circle" %) 103 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 51 +Beziehungen zwischen Kontakten 104 104 105 -(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %) 106 -(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten 53 +Neue Beziehung anlegen 107 107 108 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 109 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 110 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 55 +Suchen einer Beziehung 111 111 112 -=== Beziehungen hinzufügen === 113 - 114 -(% style="float:right" %) 115 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] 116 - 117 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken 118 - 119 -(% style="list-style-type:circle" %) 120 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. 121 - 122 -(% start="2" %) 123 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken 124 -1. Die Option **Beziehungen** auswählen 125 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 126 - 127 -(% style="list-style-type:circle" %) 128 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 129 - 130 -(% start="5" %) 131 -1. Das Eingabeformular ausfüllen 132 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 133 - 134 -(% style="list-style-type:circle" %) 135 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 136 - 137 -== Kontakte suchen == 138 - 139 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 140 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 141 - 142 -(% style="list-style-type:circle" %) 143 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 144 - 145 -(% start="3" %) 146 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen 147 - 148 -(% style="float:right" %) 149 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]] 150 - 151 -= Einstellungen und Administration = 152 - 153 -== Einstellungen == 154 - 155 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 156 - 157 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) 158 -* E-Mail-Signatur 159 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 160 -* Dashboard 161 -* Förderungen 162 - 163 -=== E-Mail-Signatur konfigurieren === 164 - 165 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 166 -1. Die Option **Einstellungen** auswählen 167 - 168 -(% style="float:right" %) 169 -[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]] 170 - 171 -(% style="list-style-type:circle" %) 172 -* Die Einstellungen werden geöffnet. 173 - 174 -(% start="3" %) 175 -1. Die Option** E-Mail** auswählen 176 - 177 -(% style="list-style-type:circle" %) 178 -* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet. 179 - 180 -(% start="4" %) 181 -1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen 182 - 183 -(% style="list-style-type:circle" %) 184 -* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet. 185 - 186 -(% start="5" %) 187 -1. Die gewünschte Signatur eingeben 188 -1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken 189 - 190 -(% style="list-style-type:circle" %) 191 -* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert. 192 - 193 -=== Konfiguration des Dashboards === 194 - 195 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 196 -Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar. 197 -Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht. 198 - 199 -==== Dashboard konfigurieren ==== 200 - 201 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 202 -1. Die Option **Einstellungen** auswählen 203 - 204 -(% style="list-style-type:circle" %) 205 -* Die Einstellungen werden geöffnet. 206 - 207 -(% style="float:right" %) 208 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]] 209 - 210 -(% start="3" %) 211 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 212 - 213 -==== Spaltenlayout ändern ==== 214 - 215 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken 216 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken 217 - 218 -(% style="list-style-type:circle" %) 219 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt. 220 - 221 -(% start="3" %) 222 -1. Option **Spaltenlayout** auswählen 223 - 224 -(% style="list-style-type:circle" %) 225 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt. 226 - 227 -(% start="4" %) 228 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen 229 - 230 -(% style="list-style-type:circle" %) 231 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt. 232 - 233 -== Administration == 234 - 235 -=== Zum Administrationsbereich gelangen === 236 - 237 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]]) 238 -1. Die Option **Administration **auswählen 239 - 240 -(% style="list-style-type:circle" %) 241 -* Das Administrationsmenü wird geöffnet. 242 - 243 -=== Wozu Rollen und Rechte? === 244 - 245 -Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**. 246 -Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**. 247 -Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**. 248 - 249 -=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte === 250 - 251 -[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]] 252 - 253 - 254 -(% style="width:915.6px" %) 255 -|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung 256 -|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)((( 257 -**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten" 258 -**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar) 259 - 260 -Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**). 261 -))) 262 -|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)((( 263 -**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden 264 - 265 -Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten. 266 -**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**. 267 -Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat. 268 -))) 269 -|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)((( 270 -**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden 271 - 272 -Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**. 273 -Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant. 274 -))) 275 - 276 -(% class="box infomessage" %) 277 -((( 278 -Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**: 279 -__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**). 280 -Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**). 281 -Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**). 282 -))) 283 - 284 -=== Das Administrationsmenü === 285 - 286 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen 287 - 288 -[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]] 289 - 290 -(% style="width:715.6px" %) 291 -|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung 292 -|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)((( 293 -Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**. 294 -))) 295 -|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden. 296 -|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören. 297 -|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)((( 298 -Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden. 299 -))) 300 -|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]] 301 -|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen. 302 - 303 -= Import der Kontakte = 304 - 305 -(% style="float:right" %) 306 -[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]] 307 - 308 308 == Kontakte aus Outlook 365 importieren == 309 309 310 - 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])59 +Unterstützung von Outlook 365 311 311 312 -(% style="list-style-type:circle" %) 313 -* Übersicht der Kontakte wird geöffnet. 61 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 314 314 315 -(% start="2" %) 316 -1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken 63 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 317 317 318 -(% style="list-style-type:circle" %) 319 -* Verschiedene Optionen werden angezeigt. 65 +Beispiel: 320 320 321 -(% start="3" %) 322 -1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen 323 323 324 -(% style="list-style-type:circle" %) 325 -* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet. 326 326 327 -(% start="4" %) 328 -1. Die Option **Outlook **auswählen 329 329 330 -(% style="list-style-type:circle" %) 331 -* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt. 70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 332 332 333 -(% start="5" %) 334 -1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken 72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 335 335 336 -(% style="list-style-type:circle" %) 337 -* Die Kontakte aus Outlook werden importiert. 74 +**Anforderungskriterien** 338 338 339 -== Kontakte aus CSV Datei importieren == 76 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt 77 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert 78 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen 340 340 341 - === VorgabenüberdenAufbau der CSV Datei===80 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei** 342 342 343 -Ein e rfolgreicherImport vonKontaktendurch eine CSV Dateisetzt folgendeAnforderungen andieCSV-Dateivoraus:82 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden. 344 344 345 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt 346 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) 84 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten. 347 347 348 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. 349 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. 350 - 351 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O 352 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position 353 - 354 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten === 355 - 356 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen 357 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen 358 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen 359 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern 360 - 361 361 (% class="wikigeneratedid" %) 362 -[[ Beispieleiner ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]87 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 363 363 364 - ===CSV Datei in denNonProfitManager importieren===89 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden. 365 365 366 -(% style="float:right" %) 367 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] 91 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet. 368 368 369 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) 370 -1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) 93 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:** 371 371 372 -(% style="list-style-type:circle" %) 373 -* Die Kontakte werden angezeigt. 95 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation) 96 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten) 97 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten) 374 374 375 -(% start="3" %) 376 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) 377 -1. Auf **Kontakte importieren** klicken 99 +**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten** 378 378 379 -(% style="list-style-type:circle" %) 380 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. 101 +(% style="margin-right:auto; width:593px" %) 102 +|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld** 103 +|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %) 104 +|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %) 105 +|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 106 +|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 107 +|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 108 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 109 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 110 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 111 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 112 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 113 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 114 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 115 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 116 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 381 381 382 -(% start="5" %) 383 -1. Die Option **CSV Datei **auswählen 384 384 385 -(% style="list-style-type:circle" %) 386 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. 387 387 388 -(% start="6" %) 389 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen 390 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen 391 391 392 -(% style="float:right" %) 393 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] 394 394 395 -(% style="list-style-type:circle" %) 396 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) 397 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. 398 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. 399 399 400 -==== Personenadresse aus Import erstellen ==== 401 401 402 -1. Die **CSV Datei** öffnen 403 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen 404 -1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen** 405 405 406 -(% style="list-style-type:circle" %) 407 -* Die Personenadresse wird erstellt. 408 408 409 -(% style="float:right" %) 410 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]] 411 411 412 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ==== 413 413 414 -1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])((( 415 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %) 416 -))) 417 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) 418 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen** 419 -1. In die nächste Zeile springen 420 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) 421 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) 422 422 423 -(% style="float:right" %) 424 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]] 425 425 426 -(% style="list-style-type:circle" %) 427 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. 428 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. 429 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. 430 430 431 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern. 432 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. 433 433 434 -= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager = 435 435 436 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %) 437 -[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="141" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="271"]] 438 - 439 -== Posteingang und Kontakte im Dashboard == 440 - 441 -Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen. 442 -Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]]) 443 -Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]]) 444 - 445 -== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen == 446 - 447 -1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken 448 - 449 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %) 450 -[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="180" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="210"]] 451 - 452 -(% style="list-style-type:circle" %) 453 -* Der Posteingang wird geöffnet. 454 - 455 -== Nachrichten im Non Profit Manager versenden == 456 - 457 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken 458 -1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen 459 - 460 -(% style="list-style-type:circle" %) 461 -* Die Personenadresse wird angezeigt. 462 -* Ein Brief-Icon wird angezeigt. 463 - 464 -(% start="3" %) 465 -1. Das **Brief-Icon** anklicken 466 - 467 -(% style="list-style-type:circle" %) 468 -* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet. 469 - 470 -(% class="box infomessage" %) 471 -((( 472 -= **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** = 473 - 474 -"Ich habe erfahren, dass es **mehrere Versionen** des Non-Profit-Manager gibt. Aber woher soll ich wissen, welche Version die richtige für mich ist?" 475 -Antworten hierauf gibt es hier: [[Non-Profit-Manager Boxen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/]] 476 - 477 -"Ich möchte den Non-Profit-Manager **starten**, habe das aber noch nie gemacht. Was muss ich beachten? Was kann ich machen?" 478 -Antworten hierauf gibt es hier: [[Inbetriebnahme des Non-Profit-Manager>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/]] 479 - 480 -"Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?" 481 -Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]] 482 -))) 483 - 484 - 485 - 486 - 487 -**Anforderungskriterien** 488 - 489 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt 490 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert 491 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen 492 - 493 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei** 494 - 495 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden. 496 - 497 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten. 498 - 499 -(% class="wikigeneratedid" %) 500 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 501 - 502 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden. 503 - 504 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet. 505 - 506 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:** 507 - 508 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation) 509 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten) 510 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten) 511 - 512 -**Beispieldatei** 513 - 514 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden. 133 +Abla
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