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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 176.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/07/25 12:39
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bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/06 07:22
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.rprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Kontaktmanagement|Rollen festlegen|CSV Datei|Dashboard|Kontaktbereich|Kontakttyp|Kontakt|Administration|Import|Eigenschaft|Rolle|Berechtigung|Nachricht|Bestätigungsnachricht|Ansprechpartner
Inhalt
... ... @@ -1,514 +1,133 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
5 5  {{toc/}}
6 -)))
3 +{{/box}}
7 7  
8 -= Wozu das Kontaktmanagement? =
5 += Arbeiten mit Kontakten =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.[[image:Kontaktmanagement_Intro_Bild.png||height="121" style="float:right" width="421"]]
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
18 18  
19 -= Wo findet man was? =
9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
20 20  
21 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
22 22  
23 -[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
13 +Immer aktuell
24 24  
25 -(% style="width:939.6px" %)
26 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
28 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
29 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
30 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
32 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
34 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
35 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
37 -|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
38 -Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
15 +DSGVO
39 39  
40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
17 +== Kontakt suchen ==
41 41  
42 -== Kontaktbereiche ==
19 +Eine leistungsfähige Suche
43 43  
44 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
45 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
46 -Organisationsadresse
21 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
47 47  
48 -Ansprechpartner
49 -)))|(((
50 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
51 -Beispiele einer Organisation sind:
23 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
52 52  
53 -* Gewerblicher Betrieb
54 -* Verein
55 -* Stiftung
56 -)))
57 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
58 -Personenadresse
25 +Beispielsuche
59 59  
60 -Ansprechpartner
61 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
62 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
63 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
64 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
65 -Haushaltsadresse
27 +== Dublettenerkennung ==
66 66  
67 -Haushaltsmitglied
68 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
69 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
70 -* Familie
71 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
72 -)))
29 +Unterstützung von Dublettenerkennung
73 73  
74 -=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
31 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
75 75  
76 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
77 -Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
78 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
79 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
80 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
81 -**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
82 -Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
33 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
83 83  
35 +== Kontakte manuell anlegen ==
84 84  
37 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
85 85  
86 -== Kontakte anlegen ==
39 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
87 87  
88 -1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
41 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
89 89  
90 -(% style="list-style-type:circle" %)
91 -* Der Button Kontakt wird angezeigt.
43 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
92 92  
93 -(% start="2" %)
94 -1. Auf **Kontakt** klicken
45 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
95 95  
96 -(% style="list-style-type:circle" %)
97 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
47 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
98 98  
99 -(% start="3" %)
100 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
49 +== Beziehungen verwalten ==
101 101  
102 -(% style="list-style-type:circle" %)
103 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
51 +Beziehungen zwischen Kontakten
104 104  
105 -(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)
106 -(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten
53 +Neue Beziehung anlegen
107 107  
108 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
109 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
110 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
55 +Suchen einer Beziehung
111 111  
112 -=== Beziehungen hinzufügen ===
113 -
114 -(% style="float:right" %)
115 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
116 -
117 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
118 -
119 -(% style="list-style-type:circle" %)
120 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
121 -
122 -(% start="2" %)
123 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
124 -1. Die Option **Beziehungen** auswählen
125 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
126 -
127 -(% style="list-style-type:circle" %)
128 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
129 -
130 -(% start="5" %)
131 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
132 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
133 -
134 -(% style="list-style-type:circle" %)
135 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
136 -
137 -== Kontakte suchen ==
138 -
139 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
140 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
141 -
142 -(% style="list-style-type:circle" %)
143 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
144 -
145 -(% start="3" %)
146 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
147 -
148 -(% style="float:right" %)
149 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
150 -
151 -= Einstellungen =
152 -
153 -== Über Einstellungen ==
154 -
155 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
156 -
157 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
158 -* E-Mail-Signatur
159 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
160 -* Dashboard
161 -* Förderungen
162 -
163 -=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===
164 -
165 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
166 -1. Die Option **Einstellungen** auswählen
167 -
168 -(% style="float:right" %)
169 -[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
170 -
171 -(% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
173 -
174 -(% start="3" %)
175 -1. Die Option** E-Mail** auswählen
176 -
177 -(% style="list-style-type:circle" %)
178 -* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
179 -
180 -(% start="4" %)
181 -1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
182 -
183 -(% style="list-style-type:circle" %)
184 -* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
185 -
186 -(% start="5" %)
187 -1. Die gewünschte Signatur eingeben
188 -1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
189 -
190 -(% style="list-style-type:circle" %)
191 -* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
192 -
193 -=== Konfiguration des Dashboards ===
194 -
195 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
196 -Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
197 -Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
198 -
199 -==== Dashboard konfigurieren ====
200 -
201 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
202 -1. Die Option **Einstellungen** auswählen
203 -
204 -(% style="list-style-type:circle" %)
205 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
206 -
207 -(% style="float:right" %)
208 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
209 -
210 -(% start="3" %)
211 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
212 -
213 -==== Spaltenlayout ändern ====
214 -
215 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
216 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
217 -
218 -(% style="list-style-type:circle" %)
219 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
220 -
221 -(% start="3" %)
222 -1. Option **Spaltenlayout** auswählen
223 -
224 -(% style="list-style-type:circle" %)
225 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
226 -
227 -(% start="4" %)
228 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
229 -
230 -(% style="list-style-type:circle" %)
231 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
232 -
233 -== Administration ==
234 -
235 -=== Zum Administrationsbereich gelangen ===
236 -
237 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
238 -1. Die Option **Administration **auswählen
239 -
240 -(% style="list-style-type:circle" %)
241 -* Das Administrationsmenü wird geöffnet.
242 -
243 -=== Wozu Rollen und Rechte? ===
244 -
245 -Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
246 -Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
247 -Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
248 -
249 -=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
250 -
251 -[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
252 -
253 -
254 -(% style="width:915.6px" %)
255 -|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
256 -|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
257 -**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
258 -**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
259 -
260 -Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
261 -)))
262 -|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
263 -**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
264 -
265 -Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
266 -**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
267 -Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
268 -)))
269 -|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
270 -**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
271 -
272 -Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
273 -Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
274 -)))
275 -
276 -(% class="box infomessage" %)
277 -(((
278 -Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
279 -__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
280 -Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
281 -Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
282 -)))
283 -
284 -=== Das Administrationsmenü ===
285 -
286 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen
287 -
288 -[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]
289 -
290 -(% style="width:715.6px" %)
291 -|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung
292 -|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((
293 -Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.
294 -)))
295 -|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.
296 -|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.
297 -|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((
298 -Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.
299 -)))
300 -|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]
301 -|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.
302 -
303 -= Import der Kontakte =
304 -
305 -(% style="float:right" %)
306 -[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
307 -
308 308  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
309 309  
310 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
59 +Unterstützung von Outlook 365
311 311  
312 -(% style="list-style-type:circle" %)
313 -* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
61 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
314 314  
315 -(% start="2" %)
316 -1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
63 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
317 317  
318 -(% style="list-style-type:circle" %)
319 -* Verschiedene Optionen werden angezeigt.
65 +Beispiel:
320 320  
321 -(% start="3" %)
322 -1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
323 323  
324 -(% style="list-style-type:circle" %)
325 -* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
326 326  
327 -(% start="4" %)
328 -1. Die Option **Outlook **auswählen
329 329  
330 -(% style="list-style-type:circle" %)
331 -* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
332 332  
333 -(% start="5" %)
334 -1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
335 335  
336 -(% style="list-style-type:circle" %)
337 -* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
74 +**Anforderungskriterien**
338 338  
339 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
76 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
78 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
340 340  
341 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
80 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
342 342  
343 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
82 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
344 344  
345 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
346 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
84 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
347 347  
348 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
349 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
350 -
351 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
352 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
353 -
354 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
355 -
356 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
357 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
358 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
359 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
360 -
361 361  (% class="wikigeneratedid" %)
362 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
87 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
363 363  
364 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
89 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
365 365  
366 -(% style="float:right" %)
367 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
91 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
368 368  
369 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
370 -1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
93 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
371 371  
372 -(% style="list-style-type:circle" %)
373 -* Die Kontakte werden angezeigt.
95 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
96 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
97 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
374 374  
375 -(% start="3" %)
376 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
377 -1. Auf **Kontakte importieren** klicken
99 +**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
378 378  
379 -(% style="list-style-type:circle" %)
380 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
101 +(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
102 +|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
103 +|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
104 +|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
105 +|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 +|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
107 +|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
108 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
109 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
110 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
111 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
112 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
113 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
114 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
115 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
116 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
381 381  
382 -(% start="5" %)
383 -1. Die Option **CSV Datei **auswählen
384 384  
385 -(% style="list-style-type:circle" %)
386 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
387 387  
388 -(% start="6" %)
389 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
390 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
391 391  
392 -(% style="float:right" %)
393 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
394 394  
395 -(% style="list-style-type:circle" %)
396 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
397 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
398 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
399 399  
400 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
401 401  
402 -1. Die **CSV Datei** öffnen
403 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
404 -1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
405 405  
406 -(% style="list-style-type:circle" %)
407 -* Die Personenadresse wird erstellt.
408 408  
409 -(% style="float:right" %)
410 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
411 411  
412 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
413 413  
414 -1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
415 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
416 -)))
417 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
418 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
419 -1. In die nächste Zeile springen
420 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
421 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
422 422  
423 -(% style="float:right" %)
424 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
425 425  
426 -(% style="list-style-type:circle" %)
427 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
428 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
429 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
430 430  
431 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
432 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
433 433  
434 -= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
435 435  
436 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
437 -[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="141" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="271"]]
438 -
439 -== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
440 -
441 -Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
442 -Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
443 -Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
444 -
445 -== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
446 -
447 -1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
448 -
449 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
450 -[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="180" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="210"]]
451 -
452 -(% style="list-style-type:circle" %)
453 -* Der Posteingang wird geöffnet.
454 -
455 -== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
456 -
457 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
458 -1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
459 -
460 -(% style="list-style-type:circle" %)
461 -* Die Personenadresse wird angezeigt.
462 -* Ein Brief-Icon wird angezeigt.
463 -
464 -(% start="3" %)
465 -1. Das **Brief-Icon** anklicken
466 -
467 -(% style="list-style-type:circle" %)
468 -* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
469 -
470 -(% class="box infomessage" %)
471 -(((
472 -= **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
473 -
474 -"Ich habe erfahren, dass es **mehrere Versionen** des Non-Profit-Manager gibt. Aber woher soll ich wissen, welche Version die richtige für mich ist?"
475 -Antworten hierauf gibt es hier: [[Non-Profit-Manager Boxen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/]]
476 -
477 -"Ich möchte den Non-Profit-Manager **starten**, habe das aber noch nie gemacht. Was muss ich beachten? Was kann ich machen?"
478 -Antworten hierauf gibt es hier: [[Inbetriebnahme des Non-Profit-Manager>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/]]
479 -
480 -"Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
481 -Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
482 -)))
483 -
484 -
485 -
486 -
487 -**Anforderungskriterien**
488 -
489 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
490 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
491 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
492 -
493 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
494 -
495 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
496 -
497 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
498 -
499 -(% class="wikigeneratedid" %)
500 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
501 -
502 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
503 -
504 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
505 -
506 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
507 -
508 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
509 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
510 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
511 -
512 -**Beispieldatei**
513 -
514 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
133 +Abla
Administration_3_Ebenen.png
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Administrationsmenü_Übersicht.png
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Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
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Beziehungen_verwalten.png
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E-Mail-Signatur_Wiki.png
Author
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Einstellungen_via_Sidebar.png
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Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
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Icons_Kontakttypen_Organisation.png
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Icons_Kontakttypen_Person.png
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Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
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1 -Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 -Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 -Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 -;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 -Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 -
Kontaktmanagement_Beispiel.png
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Kontaktmanagement_Intro_Bild.png
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Inhalt
NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png
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Posteingang_Home_Screen.png
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Spaltenlayout_ändern_1.png
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