Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 179.3
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/07/31 15:26
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version 202.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/08 13:34
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,6 +20,8 @@
20 20  
21 21  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22 22  
23 +Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang (werden da sie E-Mails sind, zu Aktivitäten )mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
24 +
23 23  [[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
24 24  
25 25  (% style="width:939.6px" %)
... ... @@ -32,10 +32,11 @@
32 32  (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
33 33  |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
34 34  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
35 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
37 +|(% style="width:144px" %)**7**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 36  Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
37 -|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
39 +|(% style="width:144px" %)**8**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
38 38  Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
41 +|(% style="width:144px" %)**9**|(% style="width:793px" %)Hier befindet sich der **Posteingang**. E-Mails, die eingegangen sind, können hier sowohl eingesehen als auch verwaltet werden. E-Mails sind Aktivitäten (Link).
39 39  
40 40  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 41  
... ... @@ -75,16 +75,17 @@
75 75  
76 76  === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
77 77  
78 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
79 -Als Person hat Alfred Analog eine **Personenadresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** einen **Haushalt oder Organisationen**.
80 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
81 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
82 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
83 -**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
84 -Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
81 +[[image:Kontakttypen_Beispiel (2).png||height="520" width="868"]]
85 85  
83 +**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
84 +Er arbeitet für eine Stiftung (**Organisation**). Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse 1**) und Berlin (**Organisationsadresse 2**).
85 +Weil Alfred bei der **Organisationsadresse 1** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der Firma mit der **Organisationsadresse 1**.
86 +Alfred zieht in einen **Haushalt** mit einer **Haushaltsadresse**.
87 +Daraufhin wird er zu einem **Haushaltsmitglied **und hat die **Haushaltsadresse **des **Haushalts **bekommen.
86 86  
87 87  
90 +
91 +
88 88  == Kontakte anlegen ==
89 89  
90 90  1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
... ... @@ -104,14 +104,13 @@
104 104  (% style="list-style-type:circle" %)
105 105  * Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
106 106  
107 -(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)
108 -(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten
111 +== (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten(%%) ==
109 109  
110 110  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
111 111  Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
112 112  Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
113 113  
114 -=== Beziehungen hinzufügen ===
117 +== Beziehungen hinzufügen ==
115 115  
116 116  (% style="float:right" %)
117 117  [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
... ... @@ -231,79 +231,13 @@
231 231  
232 232  (% style="list-style-type:circle" %)
233 233  * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
234 -
235 -== Administration ==
236 -
237 -=== Zum Administrationsbereich gelangen ===
238 -
239 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
240 -1. Die Option **Administration **auswählen
241 -
242 -(% style="list-style-type:circle" %)
243 -* Das Administrationsmenü wird geöffnet.
244 -
245 -=== Wozu Rollen und Rechte? ===
246 -
247 -Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
248 -Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
249 -Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
250 -
251 -=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
252 -
253 -[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
254 -
255 -
256 -(% style="width:915.6px" %)
257 -|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
258 -|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
259 -**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
260 -**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
261 -
262 -Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
237 +* (((
238 +
263 263  )))
264 -|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
265 -**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
266 266  
267 -Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
268 -**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
269 -Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
270 -)))
271 -|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
272 -**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
241 +(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
242 +(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
273 273  
274 -Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
275 -Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
276 -)))
277 -
278 -(% class="box infomessage" %)
279 -(((
280 -Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
281 -__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
282 -Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
283 -Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
284 -)))
285 -
286 -=== Das Administrationsmenü ===
287 -
288 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen
289 -
290 -[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]
291 -
292 -(% style="width:715.6px" %)
293 -|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung
294 -|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((
295 -Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.
296 -)))
297 -|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.
298 -|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.
299 -|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((
300 -Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.
301 -)))
302 -|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]
303 -|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.
304 -
305 -= Import der Kontakte =
306 -
307 307  (% style="float:right" %)
308 308  [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
309 309  
... ... @@ -399,8 +399,37 @@
399 399  * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
400 400  * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
401 401  
402 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
403 403  
340 +
341 +(% class="box infomessage" %)
342 +(((
343 +**Hinweis**: Je nach dem **welche Zellen **man **in **der **CSV Datei **ausgefüllt hat, können sich hieraus unterschiedliche Adressen-Typen ableiten. Es gibt Personen- und Organisationsadressen. Lässt man beispielsweise die Zellen von Anrede, Vorname und Nachname leer, so bildet sich aus der Kombination der anderen Zellen eine Organisationsadresse.
344 +)))
345 +
346 +
347 +
348 +
349 +
350 +
351 +
352 +**Weglassen von hier...**
353 +
354 +|=(% style="width: 281px;" %)Adresse|=(% style="width: 876px;" %)Inhalte
355 +|(% style="width:281px" %)Personenadresse|(% style="width:876px" %)(((
356 +* Anrede
357 +* Titel (wenn vorhanden)
358 +* Vorname
359 +* Nachname
360 +* Land
361 +* PLZ
362 +* Ort
363 +* Mobiltelefon
364 +)))
365 +|(% style="width:281px" %)Organisationsadresse|(% style="width:876px" %)
366 +
367 +(% class="wikigeneratedid" id="HPersonenadresseausImporterstellen28KonzeptFCberlegen2Cob1Bsp.mitallen5KontakttypenunddieseerlE4utert2Causreicht29" %)
368 +Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht)
369 +
404 404  1. Die **CSV Datei** öffnen
405 405  1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
406 406  1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
... ... @@ -411,7 +411,8 @@
411 411  (% style="float:right" %)
412 412  [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
413 413  
414 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
380 +(% class="wikigeneratedid" id="HOrganisationsadresseausImporterstellen" %)
381 +Organisationsadresse aus Import erstellen
415 415  
416 416  1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
417 417  (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
... ... @@ -433,6 +433,9 @@
433 433  **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
434 434  Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
435 435  
403 +(% class="wikigeneratedid" %)
404 +.**..bis hier**
405 +
436 436  = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
437 437  
438 438  (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
... ... @@ -444,7 +444,7 @@
444 444  Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
445 445  Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
446 446  
447 -== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
417 +== Nachrichten (E-Mail ~= Aktivität ~= keine Nachricht) im Non Profit Manager empfangen ==
448 448  
449 449  1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
450 450  
... ... @@ -482,35 +482,3 @@
482 482  "Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
483 483  Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
484 484  )))
485 -
486 -
487 -
488 -
489 -**Anforderungskriterien**
490 -
491 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
492 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
493 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
494 -
495 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
496 -
497 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
498 -
499 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
500 -
501 -(% class="wikigeneratedid" %)
502 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
503 -
504 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
505 -
506 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
507 -
508 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
509 -
510 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
511 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
512 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
513 -
514 -**Beispieldatei**
515 -
516 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Kontakttypen_Beispiel (2).png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +131.4 KB
Inhalt
Kontakttypen_Beispiel.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +129.5 KB
Inhalt