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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 179.3
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/07/31 15:26
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bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/25 08:54
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.rprummer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Kontaktmanagement|Rollen festlegen|CSV Datei|Dashboard|Kontaktbereich|Kontakttyp|Kontakt|Administration|Import|Eigenschaft|Rolle|Berechtigung|Nachricht|Bestätigungsnachricht|Ansprechpartner
Inhalt
... ... @@ -1,516 +1,132 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
5 5  {{toc/}}
6 -)))
3 +{{/box}}
7 7  
8 -= Wozu das Kontaktmanagement? =
5 += Arbeiten mit Kontakten =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.[[image:Kontaktmanagement_Intro_Bild.png||height="121" style="float:right" width="421"]]
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
18 18  
19 -= Wo findet man was? =
9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
20 20  
21 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
22 22  
23 -[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
24 24  
25 -(% style="width:939.6px" %)
26 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
28 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
29 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
30 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
32 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
34 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
35 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
37 -|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
38 -Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
14 +== Kontakt suchen ==
39 39  
40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
16 +Eine leistungsfähige Suche
41 41  
42 -== Kontaktbereiche ==
18 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
43 43  
44 -|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
45 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
46 -Organisationsadresse
20 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
47 47  
48 -Ansprechpartner
49 -)))|(((
50 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
51 -Beispiele einer Organisation sind:
22 +Beispielsuche
52 52  
53 -* Gewerblicher Betrieb
54 -* Verein
55 -* Stiftung
56 -)))
57 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
58 -Personenadresse
59 59  
60 -Ansprechpartner
25 +== Dublettenerkennung ==
61 61  
62 -Haushaltsmitglied
63 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
64 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
65 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
66 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
67 -Haushaltsadresse
27 +Unterstützung von Dublettenerkennung
68 68  
69 -Haushaltsmitglied
70 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
71 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
72 -* Familie
73 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 -)))
29 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
75 75  
76 -=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
31 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
77 77  
78 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
79 -Als Person hat Alfred Analog eine **Personenadresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** einen **Haushalt oder Organisationen**.
80 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
81 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
82 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
83 -**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
84 -Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
85 85  
34 +== Kontakte manuell anlegen ==
86 86  
36 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
87 87  
88 -== Kontakte anlegen ==
38 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
89 89  
90 -1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
40 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
91 91  
92 -(% style="list-style-type:circle" %)
93 -* Der Button Kontakt wird angezeigt.
42 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
94 94  
95 -(% start="2" %)
96 -1. Auf **Kontakt** klicken
44 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
97 97  
98 -(% style="list-style-type:circle" %)
99 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
46 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
100 100  
101 -(% start="3" %)
102 -1. Auf gewünschten Kontakttypen (Begrifflichkeit) klicken.
103 103  
104 -(% style="list-style-type:circle" %)
105 -* Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
49 +== Beziehungen verwalten ==
106 106  
107 -(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)
108 -(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten
51 +Beziehungen zwischen Kontakten
109 109  
110 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
111 -Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
112 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
53 +Neue Beziehung anlegen
113 113  
114 -=== Beziehungen hinzufügen ===
55 +Suchen einer Beziehung
115 115  
116 -(% style="float:right" %)
117 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
118 118  
119 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
120 -
121 -(% style="list-style-type:circle" %)
122 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
123 -
124 -(% start="2" %)
125 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
126 -1. Die Option **Beziehungen** auswählen
127 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
128 -
129 -(% style="list-style-type:circle" %)
130 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
131 -
132 -(% start="5" %)
133 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
134 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
135 -
136 -(% style="list-style-type:circle" %)
137 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
138 -
139 -== Kontakte suchen ==
140 -
141 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
142 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
143 -
144 -(% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
146 -
147 -(% start="3" %)
148 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
149 -
150 -(% style="float:right" %)
151 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
152 -
153 -= Einstellungen =
154 -
155 -== Über Einstellungen ==
156 -
157 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
158 -
159 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
160 -* E-Mail-Signatur
161 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
162 -* Dashboard
163 -* Förderungen
164 -
165 -=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===
166 -
167 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
168 -1. Die Option **Einstellungen** auswählen
169 -
170 -(% style="float:right" %)
171 -[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
172 -
173 -(% style="list-style-type:circle" %)
174 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
175 -
176 -(% start="3" %)
177 -1. Die Option** E-Mail** auswählen
178 -
179 -(% style="list-style-type:circle" %)
180 -* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
181 -
182 -(% start="4" %)
183 -1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
184 -
185 -(% style="list-style-type:circle" %)
186 -* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
187 -
188 -(% start="5" %)
189 -1. Die gewünschte Signatur eingeben
190 -1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
191 -
192 -(% style="list-style-type:circle" %)
193 -* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
194 -
195 -=== Konfiguration des Dashboards ===
196 -
197 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
198 -Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
199 -Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
200 -
201 -==== Dashboard konfigurieren ====
202 -
203 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
204 -1. Die Option **Einstellungen** auswählen
205 -
206 -(% style="list-style-type:circle" %)
207 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
208 -
209 -(% style="float:right" %)
210 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
211 -
212 -(% start="3" %)
213 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
214 -
215 -==== Spaltenlayout ändern ====
216 -
217 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
218 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
219 -
220 -(% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
222 -
223 -(% start="3" %)
224 -1. Option **Spaltenlayout** auswählen
225 -
226 -(% style="list-style-type:circle" %)
227 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
228 -
229 -(% start="4" %)
230 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
231 -
232 -(% style="list-style-type:circle" %)
233 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
234 -
235 -== Administration ==
236 -
237 -=== Zum Administrationsbereich gelangen ===
238 -
239 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
240 -1. Die Option **Administration **auswählen
241 -
242 -(% style="list-style-type:circle" %)
243 -* Das Administrationsmenü wird geöffnet.
244 -
245 -=== Wozu Rollen und Rechte? ===
246 -
247 -Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
248 -Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
249 -Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
250 -
251 -=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
252 -
253 -[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
254 -
255 -
256 -(% style="width:915.6px" %)
257 -|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
258 -|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
259 -**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
260 -**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
261 -
262 -Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
263 -)))
264 -|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
265 -**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
266 -
267 -Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
268 -**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
269 -Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
270 -)))
271 -|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
272 -**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
273 -
274 -Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
275 -Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
276 -)))
277 -
278 -(% class="box infomessage" %)
279 -(((
280 -Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
281 -__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
282 -Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
283 -Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
284 -)))
285 -
286 -=== Das Administrationsmenü ===
287 -
288 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen
289 -
290 -[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]
291 -
292 -(% style="width:715.6px" %)
293 -|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung
294 -|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((
295 -Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.
296 -)))
297 -|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.
298 -|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.
299 -|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((
300 -Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.
301 -)))
302 -|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]
303 -|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.
304 -
305 -= Import der Kontakte =
306 -
307 -(% style="float:right" %)
308 -[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
309 -
310 310  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
311 311  
312 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
60 +Unterstützung von Outlook 365
313 313  
314 -(% style="list-style-type:circle" %)
315 -* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
62 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
316 316  
317 -(% start="2" %)
318 -1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
64 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
319 319  
320 -(% style="list-style-type:circle" %)
321 -* Verschiedene Optionen werden angezeigt.
66 +Beispiel:
322 322  
323 -(% start="3" %)
324 -1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
325 325  
326 -(% style="list-style-type:circle" %)
327 -* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
328 328  
329 -(% start="4" %)
330 -1. Die Option **Outlook **auswählen
70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
331 331  
332 -(% style="list-style-type:circle" %)
333 -* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
334 334  
335 -(% start="5" %)
336 -1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
74 +**Anforderungskriterien**
337 337  
338 -(% style="list-style-type:circle" %)
339 -* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
76 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
78 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
340 340  
341 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
80 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
342 342  
343 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
82 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
344 344  
345 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
84 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
346 346  
347 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
348 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
349 -
350 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
351 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
352 -
353 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
354 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
355 -
356 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
357 -
358 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
359 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
360 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
361 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
362 -
363 363  (% class="wikigeneratedid" %)
364 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
87 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
365 365  
366 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
89 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
367 367  
368 -(% style="float:right" %)
369 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
91 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
370 370  
371 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
372 -1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
93 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
373 373  
374 -(% style="list-style-type:circle" %)
375 -* Die Kontakte werden angezeigt.
95 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
96 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
97 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
376 376  
377 -(% start="3" %)
378 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
379 -1. Auf **Kontakte importieren** klicken
99 +**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
380 380  
381 -(% style="list-style-type:circle" %)
382 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
101 +(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
102 +|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
103 +|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
104 +|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
105 +|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 +|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
107 +|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
108 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
109 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
110 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
111 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
112 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
113 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
114 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
115 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
116 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
383 383  
384 -(% start="5" %)
385 -1. Die Option **CSV Datei **auswählen
386 386  
387 -(% style="list-style-type:circle" %)
388 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
389 389  
390 -(% start="6" %)
391 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
392 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
393 393  
394 -(% style="float:right" %)
395 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
396 396  
397 -(% style="list-style-type:circle" %)
398 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
399 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
400 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
401 401  
402 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
403 403  
404 -1. Die **CSV Datei** öffnen
405 -1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
406 -1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
407 407  
408 -(% style="list-style-type:circle" %)
409 -* Die Personenadresse wird erstellt.
410 410  
411 -(% style="float:right" %)
412 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
413 413  
414 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
415 415  
416 -1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
417 -(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
418 -)))
419 -1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
420 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
421 -1. In die nächste Zeile springen
422 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
423 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
424 424  
425 -(% style="float:right" %)
426 -[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
427 427  
428 -(% style="list-style-type:circle" %)
429 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
430 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
431 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
432 432  
433 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
434 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
435 435  
436 -= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
437 -
438 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
439 -[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="141" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="271"]]
440 -
441 -== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
442 -
443 -Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
444 -Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
445 -Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
446 -
447 -== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
448 -
449 -1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
450 -
451 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
452 -[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="180" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="210"]]
453 -
454 -(% style="list-style-type:circle" %)
455 -* Der Posteingang wird geöffnet.
456 -
457 -== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
458 -
459 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
460 -1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
461 -
462 -(% style="list-style-type:circle" %)
463 -* Die Personenadresse wird angezeigt.
464 -* Ein Brief-Icon wird angezeigt.
465 -
466 -(% start="3" %)
467 -1. Das **Brief-Icon** anklicken
468 -
469 -(% style="list-style-type:circle" %)
470 -* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
471 -
472 -(% class="box infomessage" %)
473 -(((
474 -= **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
475 -
476 -"Ich habe erfahren, dass es **mehrere Versionen** des Non-Profit-Manager gibt. Aber woher soll ich wissen, welche Version die richtige für mich ist?"
477 -Antworten hierauf gibt es hier: [[Non-Profit-Manager Boxen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/]]
478 -
479 -"Ich möchte den Non-Profit-Manager **starten**, habe das aber noch nie gemacht. Was muss ich beachten? Was kann ich machen?"
480 -Antworten hierauf gibt es hier: [[Inbetriebnahme des Non-Profit-Manager>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/]]
481 -
482 -"Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
483 -Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
484 -)))
485 -
486 -
487 -
488 -
489 -**Anforderungskriterien**
490 -
491 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
492 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
493 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
494 -
495 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
496 -
497 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
498 -
499 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
500 -
501 -(% class="wikigeneratedid" %)
502 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
503 -
504 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
505 -
506 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
507 -
508 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
509 -
510 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
511 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
512 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
513 -
514 -**Beispieldatei**
515 -
516 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
132 +Abla
Administration_3_Ebenen.png
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Inhalt
Administrationsmenü_Übersicht.png
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Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
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Beziehungen_verwalten.png
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E-Mail-Signatur_Wiki.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Einstellungen_via_Sidebar.png
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Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
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Icons_Kontakttypen_Person.png
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Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
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1 -Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 -Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 -Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 -;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 -Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 -
Kontaktmanagement_Beispiel.png
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Kontaktmanagement_Intro_Bild.png
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NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png
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Posteingang_Home_Screen.png
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Spaltenlayout_ändern_1.png
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