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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/07/31 15:28
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/10 13:47
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,22 +20,27 @@
20 20  
21 21  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22 22  
23 -[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
23 +Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang (werden da sie E-Mails sind, zu Aktivitäten )mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
24 24  
25 +[[image:Uebersicht_Dashboard.png||height="478" width="939"]]
26 +
25 25  (% style="width:939.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
29 +|(% style="width:144px" %)**0**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
28 28  Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
29 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
30 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
31 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Über das **Haus**-Symbol kommt man jederzeit zum Dashboard zurück.
32 +Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
33 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
34 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
32 32  (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
34 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
35 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
37 +Über das Tür-Symbol kann man sich aus dem Non Profit Manager **ausloggen**.
38 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den Aktivitäten.
39 +|(% style="width:144px" %)**7**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 36  Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
37 -|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
41 +|(% style="width:144px" %)**8**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
38 38  Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
43 +|(% style="width:144px" %)**9**|(% style="width:793px" %)Hier befindet sich der **Posteingang**. E-Mails, die eingegangen sind, können hier sowohl eingesehen als auch verwaltet werden. E-Mails sind Aktivitäten (Link).
39 39  
40 40  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 41  
... ... @@ -73,18 +73,13 @@
73 73  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 74  )))
75 75  
76 -=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
81 +[[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="415" width="700"]]
77 77  
78 -Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
79 -Als Person hat Alfred Analog eine **Personenadresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** einen **Haushalt oder Organisationen**.
80 -Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
81 -**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
82 -Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
83 -**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
84 -Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
83 +**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
84 +Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
85 +Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
86 +Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
85 85  
86 -
87 -
88 88  == Kontakte anlegen ==
89 89  
90 90  1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
... ... @@ -104,14 +104,13 @@
104 104  (% style="list-style-type:circle" %)
105 105  * Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
106 106  
107 -(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)
108 -(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten
107 +== (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten(%%) ==
109 109  
110 110  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
111 111  Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
112 112  Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
113 113  
114 -=== Beziehungen hinzufügen ===
113 +== Beziehungen hinzufügen ==
115 115  
116 116  (% style="float:right" %)
117 117  [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
... ... @@ -198,74 +198,11 @@
198 198  Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
199 199  Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
200 200  
201 -==== Dashboard konfigurieren ====
202 202  
203 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
204 -1. Die Option **Einstellungen** auswählen
201 +(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
202 +(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
205 205  
206 -(% style="list-style-type:circle" %)
207 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
208 -
209 209  (% style="float:right" %)
210 -[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
211 -
212 -(% start="3" %)
213 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
214 -
215 -==== Spaltenlayout ändern ====
216 -
217 -1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
218 -1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
219 -
220 -(% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
222 -
223 -(% start="3" %)
224 -1. Option **Spaltenlayout** auswählen
225 -
226 -(% style="list-style-type:circle" %)
227 -* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
228 -
229 -(% start="4" %)
230 -1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
231 -
232 -(% style="list-style-type:circle" %)
233 -* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
234 -
235 -== Administration ==
236 -
237 -=== Zum Administrationsbereich gelangen ===
238 -
239 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
240 -1. Die Option **Administration **auswählen
241 -
242 -(% style="list-style-type:circle" %)
243 -* Das Administrationsmenü wird geöffnet.
244 -
245 -=== ===
246 -
247 -=== Das Administrationsmenü ===
248 -
249 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen
250 -
251 -[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]
252 -
253 -(% style="width:715.6px" %)
254 -|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung
255 -|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((
256 -Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.
257 -)))
258 -|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.
259 -|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.
260 -|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((
261 -Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.
262 -)))
263 -|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]
264 -|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.
265 -
266 -= Import der Kontakte =
267 -
268 -(% style="float:right" %)
269 269  [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
270 270  
271 271  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
... ... @@ -360,8 +360,35 @@
360 360  * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
361 361  * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
362 362  
363 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
299 +(% class="box infomessage" %)
300 +(((
301 +**Hinweis**: Je nach dem **welche Zellen **man **in **der **CSV Datei **ausgefüllt hat, können sich hieraus unterschiedliche Adressen-Typen ableiten. Es gibt Personen- und Organisationsadressen. Lässt man beispielsweise die Zellen von Anrede, Vorname und Nachname leer, so bildet sich aus der Kombination der anderen Zellen eine Organisationsadresse.
302 +)))
364 364  
304 +
305 +
306 +
307 +
308 +
309 +
310 +**Weglassen von hier...**
311 +
312 +|=(% style="width: 281px;" %)Adresse|=(% style="width: 876px;" %)Inhalte
313 +|(% style="width:281px" %)Personenadresse|(% style="width:876px" %)(((
314 +* Anrede
315 +* Titel (wenn vorhanden)
316 +* Vorname
317 +* Nachname
318 +* Land
319 +* PLZ
320 +* Ort
321 +* Mobiltelefon
322 +)))
323 +|(% style="width:281px" %)Organisationsadresse|(% style="width:876px" %)
324 +
325 +(% class="wikigeneratedid" id="HPersonenadresseausImporterstellen28KonzeptFCberlegen2Cob1Bsp.mitallen5KontakttypenunddieseerlE4utert2Causreicht29" %)
326 +Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht)
327 +
365 365  1. Die **CSV Datei** öffnen
366 366  1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
367 367  1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
... ... @@ -372,7 +372,8 @@
372 372  (% style="float:right" %)
373 373  [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
374 374  
375 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
338 +(% class="wikigeneratedid" id="HOrganisationsadresseausImporterstellen" %)
339 +Organisationsadresse aus Import erstellen
376 376  
377 377  1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
378 378  (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
... ... @@ -394,6 +394,9 @@
394 394  **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
395 395  Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
396 396  
361 +(% class="wikigeneratedid" %)
362 +.**..bis hier**
363 +
397 397  = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
398 398  
399 399  (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
... ... @@ -405,7 +405,7 @@
405 405  Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
406 406  Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
407 407  
408 -== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
375 +== Nachrichten (E-Mail ~= Aktivität ~= keine Nachricht) im Non Profit Manager empfangen ==
409 409  
410 410  1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
411 411  
... ... @@ -443,35 +443,3 @@
443 443  "Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
444 444  Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
445 445  )))
446 -
447 -
448 -
449 -
450 -**Anforderungskriterien**
451 -
452 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
453 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
454 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
455 -
456 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
457 -
458 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
459 -
460 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
461 -
462 -(% class="wikigeneratedid" %)
463 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
464 -
465 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
466 -
467 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
468 -
469 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
470 -
471 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
472 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
473 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
474 -
475 -**Beispieldatei**
476 -
477 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Kontakttyp_Beispiel.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +122.1 KB
Inhalt
Kontakttypen_Beispiel (2).png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakttypen_Beispiel.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +129.5 KB
Inhalt
Uebersicht_Dashboard.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +268.1 KB
Inhalt