Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 185.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/07/31 15:54
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version 172.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/07/14 15:33
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,8 +20,6 @@
20 20  
21 21  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22 22  
23 -Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang (werden da sie E-Mails sind, zu Aktivitäten )mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
24 -
25 25  [[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
26 26  
27 27  (% style="width:939.6px" %)
... ... @@ -36,8 +36,7 @@
36 36  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 37  |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 38  Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39 -|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
40 -Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
37 +|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)
41 41  
42 42  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
43 43  
... ... @@ -60,8 +60,6 @@
60 60  Personenadresse
61 61  
62 62  Ansprechpartner
63 -
64 -Haushaltsmitglied
65 65  )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
66 66  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
67 67  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
... ... @@ -78,7 +78,7 @@
78 78  === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
79 79  
80 80  Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
81 -Als Person hat Alfred Analog eine **Personenadresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** einen **Haushalt oder Organisationen**.
76 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
82 82  Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
83 83  **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
84 84  Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
... ... @@ -101,16 +101,31 @@
101 101  * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
102 102  
103 103  (% start="3" %)
104 -1. Auf gewünschten Kontakttypen (Begrifflichkeit) klicken.
99 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
105 105  
106 106  (% style="list-style-type:circle" %)
107 -* Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
102 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
108 108  
109 -(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)
110 -(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten
104 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
111 111  
106 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
107 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
108 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
109 +
110 +(% style="width:866.6px" %)
111 +|=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt
112 +|(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
113 +|(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
114 +|(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein
115 +|(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
116 +|(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
117 +|(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
118 +|(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein
119 +
120 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
121 +
112 112  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
113 -Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
123 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
114 114  Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
115 115  
116 116  === Beziehungen hinzufügen ===
... ... @@ -152,9 +152,9 @@
152 152  (% style="float:right" %)
153 153  [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
154 154  
155 -= Einstellungen =
165 += Einstellungen und Administration =
156 156  
157 -== Über Einstellungen ==
167 +== Einstellungen ==
158 158  
159 159  Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
160 160  
... ... @@ -233,13 +233,79 @@
233 233  
234 234  (% style="list-style-type:circle" %)
235 235  * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
236 -* (((
237 -
246 +
247 +== Administration ==
248 +
249 +=== Zum Administrationsbereich gelangen ===
250 +
251 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
252 +1. Die Option **Administration **auswählen
253 +
254 +(% style="list-style-type:circle" %)
255 +* Das Administrationsmenü wird geöffnet.
256 +
257 +=== Wozu Rollen und Rechte? ===
258 +
259 +Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
260 +Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
261 +Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
262 +
263 +=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
264 +
265 +[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
266 +
267 +
268 +(% style="width:915.6px" %)
269 +|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
270 +|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
271 +**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
272 +**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
273 +
274 +Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
238 238  )))
276 +|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
277 +**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
239 239  
240 -(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
241 -(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
279 +Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
280 +**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
281 +Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
282 +)))
283 +|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
284 +**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
242 242  
286 +Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
287 +Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
288 +)))
289 +
290 +(% class="box infomessage" %)
291 +(((
292 +Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
293 +__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
294 +Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
295 +Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
296 +)))
297 +
298 +=== Das Administrationsmenü ===
299 +
300 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen
301 +
302 +[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]
303 +
304 +(% style="width:715.6px" %)
305 +|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung
306 +|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((
307 +Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.
308 +)))
309 +|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.
310 +|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.
311 +|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((
312 +Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.
313 +)))
314 +|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]
315 +|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.
316 +
317 += Import der Kontakte =
318 +
243 243  (% style="float:right" %)
244 244  [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
245 245  
... ... @@ -335,7 +335,7 @@
335 335  * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
336 336  * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
337 337  
338 -==== Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht) ====
414 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
339 339  
340 340  1. Die **CSV Datei** öffnen
341 341  1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
... ... @@ -419,4 +419,34 @@
419 419  Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
420 420  )))
421 421  
422 -
498 +
499 +
500 +
501 +**Anforderungskriterien**
502 +
503 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
504 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
505 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
506 +
507 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
508 +
509 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
510 +
511 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
512 +
513 +(% class="wikigeneratedid" %)
514 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
515 +
516 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
517 +
518 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
519 +
520 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
521 +
522 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
523 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
524 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
525 +
526 +**Beispieldatei**
527 +
528 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.