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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/07/31 16:24
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am 2023/07/31 09:36
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,8 +20,6 @@
20 20  
21 21  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22 22  
23 -Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang (werden da sie E-Mails sind, zu Aktivitäten )mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
24 -
25 25  [[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
26 26  
27 27  (% style="width:939.6px" %)
... ... @@ -34,11 +34,10 @@
34 34  (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 35  |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 36  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)**7**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
35 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 38  Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39 -|(% style="width:144px" %)**8**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
37 +|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
40 40  Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
41 -|(% style="width:144px" %)**9**|(% style="width:793px" %)Hier befindet sich der **Posteingang**. E-Mails, die eingegangen sind, können hier sowohl eingesehen als auch verwaltet werden. E-Mails sind Aktivitäten (Link).
42 42  
43 43  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
44 44  
... ... @@ -61,8 +61,6 @@
61 61  Personenadresse
62 62  
63 63  Ansprechpartner
64 -
65 -Haushaltsmitglied
66 66  )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
67 67  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
68 68  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
... ... @@ -79,7 +79,7 @@
79 79  === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
80 80  
81 81  Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
82 -Als Person hat Alfred Analog eine **Personenadresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** einen **Haushalt oder Organisationen**.
77 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
83 83  Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
84 84  **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
85 85  Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
... ... @@ -102,18 +102,19 @@
102 102  * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
103 103  
104 104  (% start="3" %)
105 -1. Auf gewünschten Kontakttypen (Begrifflichkeit) klicken.
100 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
106 106  
107 107  (% style="list-style-type:circle" %)
108 -* Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
103 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
109 109  
110 -== (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten(%%) ==
105 +(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)
106 +(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten
111 111  
112 112  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
113 -Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
109 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
114 114  Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
115 115  
116 -== Beziehungen hinzufügen ==
112 +=== Beziehungen hinzufügen ===
117 117  
118 118  (% style="float:right" %)
119 119  [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
... ... @@ -233,13 +233,79 @@
233 233  
234 234  (% style="list-style-type:circle" %)
235 235  * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
236 -* (((
237 -
232 +
233 +== Administration ==
234 +
235 +=== Zum Administrationsbereich gelangen ===
236 +
237 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
238 +1. Die Option **Administration **auswählen
239 +
240 +(% style="list-style-type:circle" %)
241 +* Das Administrationsmenü wird geöffnet.
242 +
243 +=== Wozu Rollen und Rechte? ===
244 +
245 +Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
246 +Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
247 +Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
248 +
249 +=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
250 +
251 +[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
252 +
253 +
254 +(% style="width:915.6px" %)
255 +|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
256 +|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
257 +**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
258 +**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
259 +
260 +Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
238 238  )))
262 +|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
263 +**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
239 239  
240 -(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
241 -(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
265 +Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
266 +**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
267 +Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
268 +)))
269 +|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
270 +**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
242 242  
272 +Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
273 +Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
274 +)))
275 +
276 +(% class="box infomessage" %)
277 +(((
278 +Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
279 +__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
280 +Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
281 +Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
282 +)))
283 +
284 +=== Das Administrationsmenü ===
285 +
286 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen
287 +
288 +[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]
289 +
290 +(% style="width:715.6px" %)
291 +|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung
292 +|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((
293 +Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.
294 +)))
295 +|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.
296 +|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.
297 +|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((
298 +Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.
299 +)))
300 +|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]
301 +|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.
302 +
303 += Import der Kontakte =
304 +
243 243  (% style="float:right" %)
244 244  [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
245 245  
... ... @@ -335,7 +335,7 @@
335 335  * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
336 336  * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
337 337  
338 -==== Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht) ====
400 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
339 339  
340 340  1. Die **CSV Datei** öffnen
341 341  1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
... ... @@ -380,7 +380,7 @@
380 380  Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
381 381  Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
382 382  
383 -== Nachrichten (E-Mail ~= Aktivität ~= keine Nachricht) im Non Profit Manager empfangen ==
445 +== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
384 384  
385 385  1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
386 386  
... ... @@ -419,4 +419,34 @@
419 419  Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
420 420  )))
421 421  
422 -
484 +
485 +
486 +
487 +**Anforderungskriterien**
488 +
489 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
490 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
491 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
492 +
493 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
494 +
495 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
496 +
497 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
498 +
499 +(% class="wikigeneratedid" %)
500 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
501 +
502 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
503 +
504 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
505 +
506 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
507 +
508 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
509 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
510 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
511 +
512 +**Beispieldatei**
513 +
514 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.