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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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am 2023/05/09 17:00
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am 2023/05/23 15:35
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,119 +5,199 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Wozu der Non-Profit-Manager? =
8 += Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 -??
10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
11 11  
12 12  
13 -= Kontakttypen =
20 += Wo findet man was? =
14 14  
15 -??
22 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
16 16  
24 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
17 17  
18 -== Kontakttyp Organisation ==
19 19  
20 -(% style="float:right" %)
21 -[[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
22 22  
23 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
28 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
24 24  
40 += Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 +
42 +
43 +
44 +== Kontakttypen ==
45 +
46 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
25 25  Beispiele einer Organisation sind:
26 26  
27 27  * Gewerblicher Betrieb
28 28  * Verein
29 29  * Stiftung
54 +)))
55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 +Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 +* Familie
61 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 +)))
30 30  
31 -(% style="float:right" %)
32 -[[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
64 +== Kontakte anlegen ==
33 33  
34 -== Kontakttyp Person ==
66 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
35 35  
36 -Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
68 +(% style="list-style-type:circle" %)
69 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
37 37  
38 -Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
71 +(% start="2" %)
72 +1. Auf <Kontakt> klicken
39 39  
74 +(% style="list-style-type:circle" %)
75 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
40 40  
41 -== Kontakttyp Haushalt ==
77 +(% start="3" %)
78 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
42 42  
43 -Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
80 +(% style="list-style-type:circle" %)
81 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
44 44  
45 -(% style="float:right" %)
46 -[[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
83 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
47 47  
48 -Beispiele eines Haushalts sind:
85 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
49 49  
50 -* Familie
51 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
89 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 +|**Name**|ja|ja|ja
91 +|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 +|**Telefon**|ja|ja|ja
95 +|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 +|**Web**|nein|ja|nein
52 52  
98 +== Kontakte suchen ==
53 53  
100 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
54 54  
55 -= Anwendungsfälle =
103 +(% style="list-style-type:circle" %)
104 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
56 56  
57 -== Anwendungsfall 1 ==
106 +(% start="3" %)
107 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
58 58  
59 -??
109 +(% style="float:right" %)
110 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
60 60  
61 -== Anwendungsfall 2 ==
112 += Konfiguration des Dashboards =
62 62  
63 -??
114 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
64 64  
118 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
119 +* E-Mail-Signatur
120 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
65 65  
122 +== Dashboard konfigurieren ==
66 66  
67 -= Arbeiten mit Kontakten =
124 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen
68 68  
69 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
127 +(% style="list-style-type:circle" %)
128 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
70 70  
71 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
130 +(% start="3" %)
131 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
72 72  
73 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
133 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
74 74  
135 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
136 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
137 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
75 75  
76 -== Kontakt suchen ==
139 +=== Beziehungen hinzufügen ===
77 77  
78 -Eine leistungsfähige Suche
141 +(% style="float:right" %)
142 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
79 79  
80 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
144 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
81 81  
82 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
146 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
83 83  
84 -Beispielsuche
149 +(% start="2" %)
150 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
151 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
152 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
85 85  
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
86 86  
87 -== Dublettenerkennung ==
157 +(% start="5" %)
158 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
159 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
88 88  
89 -Unterstützung von Dublettenerkennung
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
90 90  
91 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
164 += Import der Kontakte =
92 92  
93 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
166 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
94 94  
168 +??
95 95  
96 -== Kontakte manuell anlegen ==
170 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
97 97  
98 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
172 +??
99 99  
100 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
174 +=== Anforderungen an die zu importierende Datei ===
101 101  
102 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
176 +??
103 103  
104 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
178 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
105 105  
106 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
180 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
107 107  
108 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
182 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
183 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
109 109  
185 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
186 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
110 110  
111 -== Beziehungen verwalten ==
188 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
189 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
112 112  
113 -Beziehungen zwischen Kontakten
191 +(% class="wikigeneratedid" %)
192 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
114 114  
115 -Neue Beziehung anlegen
194 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
116 116  
117 -Suchen einer Beziehung
196 +??
118 118  
119 119  
120 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
199 +(% class="wikigeneratedid" id="HKontakteausOutlook365importieren-1" %)
200 +Kontakte aus Outlook 365 importieren
121 121  
122 122  Unterstützung von Outlook 365
123 123  
... ... @@ -127,10 +127,9 @@
127 127  
128 128  Beispiel:
129 129  
210 +(% class="wikigeneratedid" id="HKontakteauseinerCSVDateiimportieren" %)
211 +Kontakte aus einer CSV Datei importieren
130 130  
131 -
132 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
133 -
134 134  Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
135 135  
136 136  **Anforderungskriterien**
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Wo_findet_man_was.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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