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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/09 17:00
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am 2023/05/23 17:57
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,133 +5,265 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Wozu der Non-Profit-Manager? =
8 += Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 -??
10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
11 11  
12 12  
13 -= Kontakttypen =
20 += Wo findet man was? =
14 14  
15 -??
22 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
16 16  
24 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
17 17  
18 -== Kontakttyp Organisation ==
19 19  
20 -(% style="float:right" %)
21 -[[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
22 22  
23 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
28 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
24 24  
40 += Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 +
42 +
43 +
44 +== Kontakttypen ==
45 +
46 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
25 25  Beispiele einer Organisation sind:
26 26  
27 27  * Gewerblicher Betrieb
28 28  * Verein
29 29  * Stiftung
54 +)))
55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 +Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 +* Familie
61 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 +)))
30 30  
31 -(% style="float:right" %)
32 -[[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
64 +== Kontakte anlegen ==
33 33  
34 -== Kontakttyp Person ==
66 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
35 35  
36 -Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
68 +(% style="list-style-type:circle" %)
69 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
37 37  
38 -Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
71 +(% start="2" %)
72 +1. Auf <Kontakt> klicken
39 39  
74 +(% style="list-style-type:circle" %)
75 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
40 40  
41 -== Kontakttyp Haushalt ==
77 +(% start="3" %)
78 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
42 42  
80 +(% style="list-style-type:circle" %)
81 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82 +
83 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84 +
85 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
88 +
89 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 +|**Name**|ja|ja|ja
91 +|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 +|**Telefon**|ja|ja|ja
95 +|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 +|**Web**|nein|ja|nein
97 +
98 +== Kontakte suchen ==
99 +
100 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102 +
103 +(% style="list-style-type:circle" %)
104 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105 +
106 +(% start="3" %)
107 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
108 +
43 43  (% style="float:right" %)
44 -[[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
110 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
45 45  
46 -Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
112 += Konfiguration des Dashboards =
47 47  
48 -Beispiele eines Haushalts sind:
114 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
49 49  
50 -* Familie
51 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
118 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
119 +* E-Mail-Signatur
120 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
52 52  
122 +== Dashboard konfigurieren ==
53 53  
54 -= Anwendungsfälle =
124 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen
55 55  
56 -== Anwendungsfall 1 ==
127 +(% style="list-style-type:circle" %)
128 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
57 57  
58 -??
130 +(% start="3" %)
131 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
59 59  
60 -== Anwendungsfall 2 ==
133 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
61 61  
62 -??
135 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
136 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
137 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
63 63  
139 +=== Beziehungen hinzufügen ===
64 64  
141 +(% style="float:right" %)
142 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
65 65  
66 -= Arbeiten mit Kontakten =
144 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
67 67  
68 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
146 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
69 69  
70 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
149 +(% start="2" %)
150 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
151 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
152 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
71 71  
72 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
73 73  
157 +(% start="5" %)
158 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
159 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
74 74  
75 -== Kontakt suchen ==
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
76 76  
77 -Eine leistungsfähige Suche
164 += Import der Kontakte =
78 78  
79 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
166 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
80 80  
81 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
168 +??
82 82  
83 -Beispielsuche
170 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
84 84  
172 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
85 85  
86 -== Dublettenerkennung ==
174 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
87 87  
88 -Unterstützung von Dublettenerkennung
176 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
177 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
89 89  
90 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
179 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
180 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
91 91  
92 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
182 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
183 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
93 93  
185 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
94 94  
95 -== Kontakte manuell anlegen ==
187 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
188 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
189 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
190 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
96 96  
97 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
192 +(% class="wikigeneratedid" %)
193 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
98 98  
99 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
195 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
100 100  
101 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
197 +(% style="float:right" %)
198 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
102 102  
103 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
200 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
201 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
104 104  
105 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Die Kontakte werden angezeigt.
106 106  
107 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
206 +(% start="3" %)
207 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
208 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
108 108  
210 +(% style="list-style-type:circle" %)
211 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
109 109  
110 -== Beziehungen verwalten ==
213 +(% start="5" %)
214 +1. Die Option CSV Datei auswählen
111 111  
112 -Beziehungen zwischen Kontakten
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
113 113  
114 -Neue Beziehung anlegen
219 +(% start="6" %)
220 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
221 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
115 115  
116 -Suchen einer Beziehung
223 +(% style="float:right" %)
224 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
117 117  
226 +(% style="list-style-type:circle" %)
227 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
228 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
229 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
118 118  
119 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
231 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
120 120  
121 -Unterstützung von Outlook 365
233 +??
122 122  
123 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
235 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
124 124  
125 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
237 +1. Die CSV Datei öffnen(((
238 +[[image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="124" id="IBeispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png" width="348"]]
126 126  
127 -Beispiel:
240 +Rot = Ansprechpartner; Grün = Organisation
128 128  
242 +[[image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="106" id="IBeispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png" width="347"]]
129 129  
244 +Rot = Ansprechpartner; Grün = Organisation
130 130  
131 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
246 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
247 +)))
248 +1. Einen Kontakt mit bestimmte Eigenschaften (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) eintragen
249 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
250 +1. In die nächste Zeile springen
251 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) eintragen
252 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
132 132  
133 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
254 +(% style="list-style-type:circle" %)
255 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
256 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
257 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
134 134  
259 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal die Organisationsadresse verändern.
260 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
261 +
262 +
263 +
264 +
265 +
266 +
135 135  **Anforderungskriterien**
136 136  
137 137  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +111.5 KB
Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +96.9 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +14.0 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +193.2 KB
Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +39.7 KB
Inhalt