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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/08 13:27
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am 2023/07/31 15:28
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,8 +20,6 @@
20 20  
21 21  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22 22  
23 -Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang (werden da sie E-Mails sind, zu Aktivitäten )mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
24 -
25 25  [[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
26 26  
27 27  (% style="width:939.6px" %)
... ... @@ -34,11 +34,10 @@
34 34  (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 35  |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 36  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)**7**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
35 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 38  Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39 -|(% style="width:144px" %)**8**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
37 +|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
40 40  Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
41 -|(% style="width:144px" %)**9**|(% style="width:793px" %)Hier befindet sich der **Posteingang**. E-Mails, die eingegangen sind, können hier sowohl eingesehen als auch verwaltet werden. E-Mails sind Aktivitäten (Link).
42 42  
43 43  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
44 44  
... ... @@ -78,17 +78,16 @@
78 78  
79 79  === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
80 80  
81 -[[image:Kontakttypen_Beispiel.png||height="538" width="902"]]
78 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
79 +Als Person hat Alfred Analog eine **Personenadresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** einen **Haushalt oder Organisationen**.
80 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
81 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
82 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
83 +**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
84 +Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
82 82  
83 -**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
84 -Er arbeitet für eine Stiftung (**Organisation**). Diese hat einen Sitz in München (**Organisationadresse 1**) und Berlin (**Organisationadresse 2**).
85 -Weil Alfred bei der **Organisationadresse 1** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der Firma mit der **Organisationsadresse 1**.
86 -Alfred zieht in einen **Haushalt** mit einer **Haushaltsadresse**.
87 -Daraufhin wird er zu einem **Haushaltsmitglied **und hat die **Haushaltsadresse **des **Haushalts **bekommen.
88 88  
89 89  
90 -
91 -
92 92  == Kontakte anlegen ==
93 93  
94 94  1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
... ... @@ -108,13 +108,14 @@
108 108  (% style="list-style-type:circle" %)
109 109  * Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
110 110  
111 -== (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten(%%) ==
107 +(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)
108 +(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten
112 112  
113 113  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
114 114  Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
115 115  Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
116 116  
117 -== Beziehungen hinzufügen ==
114 +=== Beziehungen hinzufügen ===
118 118  
119 119  (% style="float:right" %)
120 120  [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
... ... @@ -234,12 +234,39 @@
234 234  
235 235  (% style="list-style-type:circle" %)
236 236  * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
237 -* (((
238 -
234 +
235 +== Administration ==
236 +
237 +=== Zum Administrationsbereich gelangen ===
238 +
239 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
240 +1. Die Option **Administration **auswählen
241 +
242 +(% style="list-style-type:circle" %)
243 +* Das Administrationsmenü wird geöffnet.
244 +
245 +=== ===
246 +
247 +=== Das Administrationsmenü ===
248 +
249 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen
250 +
251 +[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]
252 +
253 +(% style="width:715.6px" %)
254 +|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung
255 +|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((
256 +Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.
239 239  )))
258 +|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.
259 +|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.
260 +|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((
261 +Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.
262 +)))
263 +|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]
264 +|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.
240 240  
241 -(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
242 -(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
266 += Import der Kontakte =
243 243  
244 244  (% style="float:right" %)
245 245  [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
... ... @@ -336,39 +336,8 @@
336 336  * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
337 337  * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
338 338  
363 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
339 339  
340 -
341 -
342 -
343 -(% class="box infomessage" %)
344 -(((
345 -**Hinweis**: Je nach dem **welche Zellen **man **in **der **CSV Datei **ausgefüllt hat, können sich hieraus unterschiedliche Adressen-Typen ableiten. Es gibt Personen- und Organisationsadressen. Lässt man beispielsweise die Zellen von Anrede, Vorname und Nachname leer, so bildet sich aus der Kombination der anderen Zellen eine Organisationsadresse.
346 -)))
347 -
348 -
349 -
350 -
351 -
352 -
353 -
354 -**Weglassen von hier...**
355 -
356 -|=(% style="width: 281px;" %)Adresse|=(% style="width: 876px;" %)Inhalte
357 -|(% style="width:281px" %)Personenadresse|(% style="width:876px" %)(((
358 -* Anrede
359 -* Titel (wenn vorhanden)
360 -* Vorname
361 -* Nachname
362 -* Land
363 -* PLZ
364 -* Ort
365 -* Mobiltelefon
366 -)))
367 -|(% style="width:281px" %)Organisationsadresse|(% style="width:876px" %)
368 -
369 -(% class="wikigeneratedid" id="HPersonenadresseausImporterstellen28KonzeptFCberlegen2Cob1Bsp.mitallen5KontakttypenunddieseerlE4utert2Causreicht29" %)
370 -Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht)
371 -
372 372  1. Die **CSV Datei** öffnen
373 373  1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
374 374  1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
... ... @@ -379,8 +379,7 @@
379 379  (% style="float:right" %)
380 380  [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
381 381  
382 -(% class="wikigeneratedid" id="HOrganisationsadresseausImporterstellen" %)
383 -Organisationsadresse aus Import erstellen
375 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
384 384  
385 385  1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
386 386  (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
... ... @@ -402,9 +402,6 @@
402 402  **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
403 403  Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
404 404  
405 -(% class="wikigeneratedid" %)
406 -.**..bis hier**
407 -
408 408  = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
409 409  
410 410  (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
... ... @@ -416,7 +416,7 @@
416 416  Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
417 417  Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
418 418  
419 -== Nachrichten (E-Mail ~= Aktivität ~= keine Nachricht) im Non Profit Manager empfangen ==
408 +== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
420 420  
421 421  1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
422 422  
... ... @@ -454,3 +454,35 @@
454 454  "Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
455 455  Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
456 456  )))
446 +
447 +
448 +
449 +
450 +**Anforderungskriterien**
451 +
452 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
453 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
454 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
455 +
456 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
457 +
458 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
459 +
460 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
461 +
462 +(% class="wikigeneratedid" %)
463 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
464 +
465 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
466 +
467 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
468 +
469 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
470 +
471 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
472 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
473 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
474 +
475 +**Beispieldatei**
476 +
477 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Kontakttypen_Beispiel.png
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