Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

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am 2023/07/10 13:32

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

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Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 3 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -20,10 +20,8 @@
  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
--Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang (werden da sie E-Mails sind, zu Aktivitäten )mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
++[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="433" width="935"]]
--[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
--
  (% style="width:939.6px" %)
  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
@@ -34,11 +34,8 @@
  (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
  |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
--|(% style="width:144px" %)**7**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
++|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
  Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
--|(% style="width:144px" %)**8**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
--Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
--|(% style="width:144px" %)**9**|(% style="width:793px" %)Hier befindet sich der **Posteingang**. E-Mails, die eingegangen sind, können hier sowohl eingesehen als auch verwaltet werden. E-Mails sind Aktivitäten (Link).
  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
@@ -61,8 +61,6 @@
  Personenadresse
  Ansprechpartner
--
--Haushaltsmitglied
  )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
@@ -76,15 +76,18 @@
  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
  )))
++=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
--[[image:Kontakttypen_Beispiel (2).png||height="520" width="868"]]
++Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
++Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
++Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
++**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
++Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
++**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
++Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
--**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
--Er arbeitet für eine Stiftung (**Organisation**). Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse 1**) und einen in Berlin (**Organisationsadresse 2**).
--Weil Alfred bei der **Organisationsadresse 1** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der Firma mit der **Organisationsadresse 1**.
--Alfred zieht in einen **Haushalt** mit einer **Haushaltsadresse**.
--Daraufhin wird er zu einem **Haushaltsmitglied **und hat die **Haushaltsadresse **des **Haushalts **bekommen.
++
  == Kontakte anlegen ==
 . Auf **+** neben der Suchleiste klicken
@@ -99,18 +99,34 @@
  * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
  (% start="3" %)
--1. Auf gewünschten Kontakttypen (Begrifflichkeit) klicken.
++1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
++* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
--== (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten(%%) ==
++=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
++Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
++**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
++\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
++
++(% style="width:866.6px" %)
++|=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt
++|(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
++|(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
++|(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein
++|(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
++|(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
++|(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
++|(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein
++
++== Beziehungen zwischen Kontakten ==
++
  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
--Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
++Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
  Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
--== Beziehungen hinzufügen ==
++=== Beziehungen hinzufügen ===
  (% style="float:right" %)
  [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
@@ -149,9 +149,9 @@
  (% style="float:right" %)
  [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
--= Einstellungen =
++= Einstellungen und Administration =
--== Über Einstellungen ==
++== Einstellungen ==
  Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
@@ -197,11 +197,113 @@
  Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
  Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
++==== Dashboard konfigurieren ====
--(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
--(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
++1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
++1. Die Option **Einstellungen** auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Einstellungen werden geöffnet.
++
  (% style="float:right" %)
++[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
++
++(% start="3" %)
++1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
++
++==== Spaltenlayout ändern ====
++
++1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
++1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
++
++(% start="3" %)
++1. Option **Spaltenlayout** auswählen
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
++
++(% start="4" %)
++1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
++
++== Administration ==
++
++=== Zum Administrationsbereich gelangen ===
++
++1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
++1. Die Option **Administration **auswählen
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Administrationsmenü wird geöffnet.
++
++=== Wozu Rollen und Rechte? ===
++
++Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
++Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
++Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
++
++=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
++
++[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
++
++
++(% style="width:915.6px" %)
++|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
++**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
++**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
++
++Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
++)))
++|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
++**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
++
++Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
++**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
++Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
++)))
++|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
++**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
++
++Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
++Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
++)))
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
++__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
++Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
++Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
++)))
++
++=== Das Administrationsmenü ===
++
++Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen
++
++[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]
++
++(% style="width:715.6px" %)
++|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((
++Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.
++)))
++|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.
++|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.
++|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((
++Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.
++)))
++|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]
++|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.
++
++= Import der Kontakte =
++
++(% style="float:right" %)
  [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
@@ -296,35 +296,8 @@
  * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
  * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Hinweis**: Je nach dem **welche Zellen **man **in **der **CSV Datei **ausgefüllt hat, können sich hieraus unterschiedliche Adressen-Typen ableiten. Es gibt Personen- und Organisationsadressen. Lässt man beispielsweise die Zellen von Anrede, Vorname und Nachname leer, so bildet sich aus der Kombination der anderen Zellen eine Organisationsadresse.
--)))
++==== Personenadresse aus Import erstellen ====
--
--
--
--
--
--
--**Weglassen von hier...**
--
--|=(% style="width: 281px;" %)Adresse|=(% style="width: 876px;" %)Inhalte
--|(% style="width:281px" %)Personenadresse|(% style="width:876px" %)(((
--* Anrede
--* Titel (wenn vorhanden)
--* Vorname
--* Nachname
--* Land
--* PLZ
--* Ort
--* Mobiltelefon
--)))
--|(% style="width:281px" %)Organisationsadresse|(% style="width:876px" %)
--
--(% class="wikigeneratedid" id="HPersonenadresseausImporterstellen28KonzeptFCberlegen2Cob1Bsp.mitallen5KontakttypenunddieseerlE4utert2Causreicht29" %)
--Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht)
--
 . Die **CSV Datei** öffnen
 . Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
 . Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
@@ -335,8 +335,7 @@
  (% style="float:right" %)
  [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
--(% class="wikigeneratedid" id="HOrganisationsadresseausImporterstellen" %)
--Organisationsadresse aus Import erstellen
++==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
 . Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
  (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
@@ -358,9 +358,6 @@
  **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
  Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
--(% class="wikigeneratedid" %)
--.**..bis hier**
--
  = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
  (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
@@ -372,7 +372,7 @@
  Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
  Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
--== Nachrichten (E-Mail ~= Aktivität ~= keine Nachricht) im Non Profit Manager empfangen ==
++== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
 . Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
@@ -410,3 +410,35 @@
  "Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
  Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
  )))
++
++
++
++
++**Anforderungskriterien**
++
++* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
++* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
++* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
++
++**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
++
++Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
++
++Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
++
++Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
++
++Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
++
++**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
++
++* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
++* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
++* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
++
++**Beispieldatei**
++
++Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.

Kontakttypen_Beispiel (2).png

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...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

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Kontakttypen_Beispiel.png

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Wo_sind_Aktivitaeten.png

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